En el post de la semana pasada vimos la primera fase, el registro del tiempo. Hoy nos centraremos en las dos siguientes.

Administración del tiempo. Segunda fase

Para llevar a cabo la segunda fase, que podríamos traducir por manejo o administración del tiempo, el autor propone realizar tres preguntas de diagnóstico:

Tres preguntas de diagnóstico para administrar el tiempo

1. ¿Qué se puede eliminar? ¿Qué no es necesario hacer?

Es algo obvio. Pero hay que pararse a pensar un momento y desechar lo que sobra.

Es importante tener en cuenta esta pregunta. Por eso muchas metodologías de efectividad consideran este aspecto.

Por ejemplo, eliminar es una de las tres acciones que aplicamos en GTD a los asuntos que no requieren acción. Eliminar es un aspecto clave en una transformación Lean, es la segunda fase del marco de trabajo de Tim Ferriss en La semana laboral y es una parte fundamental de la Ley de Pareto (principio 80/20), por destacar solo algunos.

Desechar lo que sobra, es fundamental para llevar a cabo el trabajo importante.

2. ¿Qué podría hacer otro por mí? ¿Necesito hacerlo todo yo?

En este caso se trata de averiguar qué podríamos delegar, o incluso qué actividades que estoy llevando a cabo, podría realizar mejor otra persona.

Delegar, otra idea que siempre está ahí, y que el gran precursor de la efectividad nos recuerda una vez más. Es una actividad básica, que también encuentras entre las acciones que requieren acción en GTD, o en el cuadrante III de la matriz de Eisenhower, por ejemplo.

Si tienes la posibilidad. No la pases por alto.

3. Preguntar a los demás, ¿os hago perder el tiempo?

Esto permite averiguar si la forma de trabajar de una persona, implica que el resto de compañeros pierdan el tiempo significativamente. Porque esto supondría una pérdida de eficacia organizativa.

Además, de realizar las tres preguntas anteriores, necesitamos identificar los motivos por los que perdemos el tiempo y tratar de reducirlos al máximo. Para ello, Peter Drucker nos propone ahondar en cuatro aspectos.

Primero. Identificar las pérdidas de tiempo derivadas de la ausencia de sistema o previsión. Las crisis que se repiten sistemáticamente todas las semanas, meses o años, suceden por falta de previsión.

Ocurren porque no hemos creado un sistema para gestionarlas y evitarlas antes de que se precipiten sobre nosotros.

¿Qué crisis se repiten mes tras mes en tu organización? ¿Por qué sucede? ¿Qué podrías hacer para evitarlo?

Segundo. Pérdidas de tiempo derivadas de un tamaño inadecuado del grupo que ha de llevar a cabo las tareas. Por exceso o por defecto.

¿Algún equipo de tu empresa, está desbordado por el exceso de trabajo? ¿Se debe a un número insuficiente de personas o a qué están realizando trabajo que debería haber sido eliminado o simplificado?

Por el contrario, aunque menos común hoy en día, puede ser que el equipo sea demasiado grande, lo que se manifiesta según el autor, en que hay que dedicar demasiado tiempo a enfrentamientos y fricciones personales. 

Tercero. Mala organización. Lo que se traduce en reuniones numerosas y demasiado frecuentes. Salvo que las reuniones sean realmente oportunas y necesarias, como dice Peter Drucker “o nos reunimos o trabajamos”.

Pocas veces se trabaja efectivamente en una reunión. A veces, conseguimos discutir ideas relevantes o vislumbrar algunos planes o acciones necesarios a futuro. Pero otras veces se pasa demasiado tiempo realizando tareas poco constructivas.

¿Cómo son las reuniones en tu empresa, departamento o ámbito de actuación? 

Cuarto. Información deficiente. ¿Hay personas en tu organización que deberían estar al tanto de determinadas decisiones o acciones? ¿Las personas están al tanto de las cuestiones que necesitan conocer?

Si no es así, no podrán colaborar constructivamente en los cursos de acción. Incluso puede que entorpezcan, sin ni siquiera saberlo, la consecución de objetivos.

¿Te has planteado en qué medida afecta cada una de estos cuatro elementos al rendimiento de tu equipo o empresa?

¿Se te ocurren ya algunas ideas para solucionarlo?

La persona que registra y analiza su tiempo, puede averiguar de cuánto tiempo dispone para realizar las tareas más importantes.

Si además, se ha concentrado en reducir las pérdidas de tiempo, eliminar, delegar y averiguar cómo hacer perder el tiempo a los demás, el camino se allana.

Ahora toca consolidar el tiempo discrecional, es decir, el tiempo libre para realizar las tareas que suponen una auténtica contribución, aquellas que de verdad producen resultados. Las importantes.

Aquí la clave está en conseguir periodos de tiempo aceptables para realizar el trabajo importante y que requiere concentración. Las pequeñas fracciones de quince minutos, no son suficientes para muchas tareas, por mucho que podamos dedicarle seis ratos sueltos. 

Hay tareas que requieren realizar el trabajo de forma consecutiva durante dos horas. Sin interrupciones. Aquí es dónde manejar bien los contextos que te ofrece el método GTD o los asuntos realmente importes (las grandes rocas) que se plantean en Primero lo Primero, te puede dar una gran ventaja.

¿En qué momentos del día tienes menos posibilidades de ser interrumpido? ¿Tienes la posibilidad de trabajar algún día desde casa? ¿Puedes ponerte los cascos con música relajante, al menos, una hora en la oficina?

Estas son las cuestiones que te ayudarán a concentrarte en lo que de verdad importa y a trabajar en asuntos fundamentales de forma continuada y con el mínimo de interrupciones.

Si quieres saber más sobre el contexto en el que se aplican las acciones de eliminar y delegar en GTD puedes consultar el primero y el segundo de los dos post sobre procesar o aclarar los asuntos. O si lo prefieres puedes leer el capítulo titulado Control del tiempo en la obra Drucker Esencial.

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza! 

El tiempo no se puede gestionar.

En la vida real, no puedes darle al pause, ni al avance, ni al retroceso, a diferencia de cuando ves una película.  

El tiempo pasa siempre al mismo ritmo, una hora cada sesenta minutos, irremediablemente. Otra cosa es que nuestra percepción sea distinta.

A esto se debe la genial cita de Albert Einstein, sobre el tiempo y la relatividad, que traducida, viene a decir algo así:

“Cuando dos enamorados conversan, una hora les parece un segundo. Pero si se sientan sobre carbón al rojo vivo, un segundo les parecerá una hora. Eso es la relatividad ”.  

Una aclaración que encontrarás en la mayoría de libros sobre efectividad, productividad y organización personal, es precisamente, que el tiempo no se puede gestionar. Aunque el libro lleve por título, gestión del tiempo, es muy posible que encuentres una frase como la siguiente:

Estrictamente, el tiempo no se puede gestionar. Lo único que puedes gestionar son las tareas que decides realizar a lo largo del tiempo, así como aquello en lo que centras tu atención y tu energía. 

  

Pero el caso es que la expresión “gestión del tiempo” al menos es intuitiva. Se entiende aproximadamente lo que quiere decir, aunque no sea un tópico atractivo, ni un término exacto. 

Por eso, y porque los primeros gurus en este campo, como Peter Drucker y Stephen Covey utilizaron la expresión anglosajona time management,  sigue siendo muy utilizada.   

En este post, en concreto, veremos algunas expresiones que Drucker utilizaba para referirse a esta idea, o mejor dicho, sus traducciones más cercanas.

Control del Tiempo según Peter Drucker: Registro, Administración y Consolidación

En su libro Drucker Esencial, se publica un capítulo titulado Control del Tiempo, en el que hace referencia a las tres actividades necesarias para llevarlo a cabo: registro, administración y consolidación del tiempo.

Hoy nos vamos a centrar en la primera actividad, el registro del tiempo, más conocida actualmente como time tracking, por la influencia anglosajona y el mundo de las aplicaciones móviles.    

Drucker dejó escrito que el tiempo es un recurso único y que no se puede alquilar, contratar, comprar u obtener tiempo, por otras vías. Es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. El que ha transcurrido se ha ido para siempre y no volverá. Es escaso y no tiene sustitutos, pero toda actividad se realiza en el tiempo y consume tiempo.

Desde su punto de vista, nada distinguía más a un directivo eficiente que su amor por el tiempo.

 

Sin embargo, las personas estamos poco capacitadas para gestionar el tiempo, por lo general.

Como dice este autor aun en medio de una niebla espesa, conservamos cierto sentido del espacio. Sin embargo, encerrados en una habitación sin reloj, pasadas unas horas, pocos sabrían decir con precisión cuanto tiempo ha transcurrido, incluso con las luces encendidas.

Esto tiene una clara implicación:

Si nos fiamos de nuestra percepción y nuestra memoria no podemos estimar adecuadamente el tiempo transcurrido y dedicado a una actividad en concreto. 

Peter Drucker, decía que a veces pedía a algunos directivos que se vanagloriaban de su memoria que registrasen la utilización que hacían de su tiempo. Luego él guardaba, bajo llave, sus estimaciones durante semanas, mientras que los directivos registraban realmente a qué dedicaban su tiempo, y la estimación jamás coincidía aceptablemente con la realidad.

Resulta especialmente esclarecedor el ejemplo que pone el autor respecto al presidente de una empresa, que solía pensar que dedicaba su tiempo a tres cuestiones: empleados de alto nivel, clientes importantes y actividades comunitarias.

Una tercera persona, realizó un registro real de su tiempo, durante seis semanas, y encontraron que apenas dedicaba tiempo a estas tres actividades. Esas eran las actividades que el presidente de la empresa sabía que debía realizar y que “su complaciente memoria” le aseguraba que había realizado. 

Moraleja:  

“Las personas eficientes saben que para manejar su tiempo deben conocer previamente su empleo exacto”.

Por ello, como decíamos antes, Drucker propone tres fases relacionadas con la utilización del tiempo: el registro, el manejo y la consolidación. 

En el resto del post, nos centraremos en el primero, precisamente porque es la base, y abordaremos los otros dos en el futuro. 

El registro del tiempo, implica anotar a qué dedicas tu tiempo y hacerlo cada vez que cambies de tarea. O utilizar alguna app o software que realice esta labor por ti.Anotando a la hora que empiezas y terminas cada una de ellas, justo al comenzar o acabar.

Partimos de la base de que la memoria juega malas pasadas y si nos fiamos de ella, no podremos estimar verdaderamente el tiempo transcurrido.

Cuando nos dediquemos a algo que nos guste, posiblemente nos parecerá menos. Y aquí, el problema será, que si nos gusta, pero no es imprescindible o no aporta valor, posiblemente le estaremos dedicando más tiempo del necesario. Y no me refiero al ocio (hay que desconectar y descansar. Es necesario).

Me refiero a las tareas que llevamos a cabo en nuestro “tiempo de trabajo” y que supuestamente deberían contribuir a conseguir resultados.  

Por otro lado, cuando nos dediquemos a algo que no nos agrade, posiblemente será al contrario, y nos parecerá una eternidad, como decía Einstein.

Pero nos guste o no la tarea, si nos fiamos de nuestra memoria y no lo registramos, no lo sabremos, simplemente infravaloraremos o sobrevaloraremos el tiempo transcurrido.

Consejo: Trabaja habitualmente con una libreta o una hoja Excel denominada: registro de tiempo, o utiliza una app de time tracking.

La ventaja del Excel es obvia. Si utilizas una fila para cada tarea y empleas estas cuatro columnas: descripción de la tarea, hora de inicio, hora de finalización y tiempo dedicado, al final de cada día tendrás una foto real del tiempo trabajado.

La ventaja de una libreta, dedicada exclusivamente a tal propósito, es que mientras esté encima de la mesa, junto al ordenador, será mucho más probable que te acuerdes de anotar el tiempo.

Inicialmente, con que te acuerdes de hacerlo cada dos horas, ya será un avance considerable. Otra solución es ponerte alarmas, cada una o dos horas, porque te aseguro que al principio y hasta que desarrolles el hábito, no lo apuntarás debidamente. 

Mi recomendación: empieza con la libreta y cuando tengas el hábito adquirido, pásate al Excel.   

Mi consejo no se basa en el método más eficiente desde el punto de vista de la perfección. Simplemente asumo que no somos perfectos.

Si lo fuéramos, hace ya muchos años que habríamos decidido cuáles son los mejores hábitos que queremos incorporar a nuestro estilo de vida y los habríamos incluido en nuestra rutina con facilidad y rapidez.

Pero posiblemente serás como el resto de las personas. Te costará adquirir nuevos hábitos y muchas veces no conseguirás adoptarlos perfectamente y a la primera. Empieza simplemente por acostumbrarte a algo fácil y ya lo mejorarás luego.

La libreta no te proporciona una suma automática del tiempo dedicado a cada tarea al final de la semana (y es posible que no te pares al final del día a sumar los minutos dedicados a cada actividad).

Pero el mero hecho de apuntar, te proporcionará, de forma subconsciente, más información de la que crees respecto a qué dedicas tu tiempo.

Te aseguro que la próxima vez que tengas que coger el boli para anotar que desde las 11:18 hasta las 12:46 has dedicado 88 minutos (casi hora y media) a una soberana estupidez, empezarás a tomar conciencia de en qué se te va el tiempo, cuáles son tus ladrones de tiempo y cómo se te escapa el agua entre las manos. 

      

¿Cuánto tiempo te llevará realizar, cada día, diez o veinte anotaciones de medio minuto en tu libreta?

Pues creo que ya te he respondido. Entre 5 y 10 minutos, pero te aseguro que los recuperaras con creces. Los multiplicarás por tres y por cuatro, me atrevería a decir.    

  

Si adoptas este hábito durante, digamos un mes, aumentarás tu efectividad tremendamente.

Tomarás conciencia de en qué malgastas tu tiempo y podrás solventarlo, si lo deseas y te comprometes con ello.

Sólo con incorporar un hábito de 5 o 10 minutos al día, verás tu vida con mucha más perspectiva. 

Unido a la buena costumbre de escribir tus objetivos diarios (de acuerdo a tus objetivos semanales o mensuales, por supuesto), te dará una imagen fiel de a qué tenías pensado dedicarte antes de empezar el día, a qué te has dedicado realmente y por qué te has desviado.

La respuesta a estas preguntas, vale millones. Pruébalo y me creerás.

Por otro lado, también puedes utilizar una app de time tracking, en este artículo puedes encontrar varias con sus características fundamentales.

Las ventajas de la app de time tracking son que no tendrás que dedicar ni esos 5 o 10 minutos al día a anotar las tareas diarias. Ella te dirá automáticamente dónde has pasado el tiempo.

Los inconvenientes de la app son dos.

Primero, no te concienciarás al mismo nivel, respecto a en qué inviertes tu tiempo.   

Insisto en esto:  

Tener que anotar con tu puño y letra “he dedicado 47 minutos a …(inserta aquí tu “ladrón de tiempo preferido”) te hará pensártelo dos veces la próxima vez. Siempre y cuando estés comprometido, sinceramente, con tu efectividad.

Segundo, la precisión en cuanto a la descripción de la tarea será menor.

Dependiendo de la app, pueden proporcionarte distintos detalles, pero posiblemente no puedas llegar al nivel de:

“32 minutos redactando mail para Jorge, posiblemente porque me he enrollado más de la cuenta y he metido dos párrafos de sobra”

“54 minutos divagando por Twitter, porque después de publicar mi post, perdí de vista mi siguiente objetivo importante y me dejé seducir por lo que me llama la atención y no requiere pensar ni actuar concienzudamente”

Este tipo de anotaciones son las que te escuecen de verdad, y las que te ayudarán a cambiar.

Por eso suelo utilizar una hoja de cálculo, en la que inserto este tipo de matices, aunque no tengo nada en contra de las aplicaciones.

Cada herramienta tiene sus ventajas e inconvenientes, y es mejor que utilices aquella que te ayude a desarrollar el hábito, mejor y más fácilmente.

Con independencia del soporte que utilices, el time tracking cuantitativo, necesita un complemento cualitativo que permita la autocrítica inteligente. 

Creo que este tipo de matices los lograrás mejor con tú libreta o tu hoja de Excel. Pero si eres amante de la tecnología y de las app, estupendo. Seguro que algunas incluyen una apartado de “notas” o similar dónde puedes introducir estos matices.

Recuerda, anota descripciones de una o dos frases que aporten un poco de sustancia.

Dedícale un minuto cada hora y dentro de unas semanas, tendrás una panorámica de por dónde se te escapa el tiempo.

  

En el próximo post seguimos con la administración (segunda fase) y la consolidación del tiempo discrecional (tercera fase), tal y como comenta Peter Drucker. 

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!

Hoy os voy a hablar de Tim Ferriss, y de un par de ideas que recoge en su libro La semana laboral de cuatro horas.

Concretamente hablaremos de la Ley de Pareto y La Ley de Parkinson que nos ayudan a centrarnos en lo esencial y a realizar nuestras tareas dedicándoles el tiempo adecuado. 

   

Para los que ya las conozcáis, os recomiendo leer el post para refrescar ideas, y a los que todavía no hayáis leído este libro, os invito a hacerlo. Especialmente si os gustan las buenas lecturas sobre emprendimiento y productividad. 

Lo primero que hay que aclarar es que estas dos leyes se basan en la simplificación y la eliminación. 

Por lo que son especialmente interesantes para emprendedores, autónomos o incluso altos directivos que tengan bastante libertad sobre cómo y cuándo realizar su trabajo.

A un empleado corporativo o un directivo de nivel medio le puede resultar difícil aplicar estas dos leyes, al tener que cumplir con muchas rutinas o procedimientos obligatorios en su organización, que no pueden ser eliminados o simplificados, sin la autorización de un superior.

Por lo tanto, es importante que quede claro, que estas dos leyes son de mayor utilidad para quienes tienen capacidad de decidir, qué hacer y qué no hacer, cómo, cuándo, dónde decidan ellos mismos. 

No obstante, aunque sólo pudieras realizar una aplicación parcial, te resultaría útil conocer estas ideas. Siempre habrá tareas concretas a las que puedas aplicar los principios de eliminación o simplificación.  

Para que te hagas una idea de por qué necesitas libertad para aplicar estas ideas, te contaré cómo comienza Tim Ferriss el quinto capítulo de su libro, al que hacemos referencia en este post. 

“Sólo dos palabras sobre administración del tiempo. Olvídate de ella”.

“En el más estricto de los sentidos no deberías tratar de meter más cosas en tu día...Tardé mucho tiempo en darme cuenta de esto”.

El enfoque de Ferriss parte de la idea de que muchos confundimos actividad con productividad y que a menudo estamos ocupados para evitar realizar unas pocas acciones que son verdaderamente importantes, pero que nos resultan incómodas porque nos sacan de nuestra zona de confort e implican la posibilidad de fracasar o ser rechazados. 

En lugar de realizar muchas tareas, este emprendedor recomienda simplemente establecer prioridades y eliminar tareas innecesarias. Y partiendo de la base de que conseguir más haciendo menos, no sólo es posible, sino que debería ser obligatorio, nos recuerda dos cosas.

Primero. Realizar bien una tarea intrascendente no la convierte en importante.

Segundo. Una actividad no es importante, por el mero hecho de requerir mucho tiempo.

La Ley de Pareto, conocida también como principio 80/20, dice que:

El 80% de la producción o los resultados, procede del 20% del tiempo y los esfuerzos.

Su nombre se debe a Vilfredo Federico Pareto, economista, sociólogo y filósofo italiano que vivió entre 1848 y 1923.

A él se atribuye esta ley o principio que también puede resumirse en “pocos vitales, muchos triviales”, que hace referencia a que realmente existen pocas actividades verdaderamente importantes y muchas de escasa relevancia.

Por eso cuando perdemos la perspectiva de lo que estamos haciendo, y simplemente nos embarcamos en una tarea tras otra, a un ritmo frenético, solemos acabar realizando actividades que realmente no son importantes.

De hecho, si nos parásemos a pensar un momento, ni siquiera empezaríamos a realizar muchas de las tareas en las que nos involucramos. Porque en realidad, no son esenciales.

Las hacemos por inercia, por rutina, porque están de moda, porque ya sabemos cómo hacerlas o por cualquier otra razón. Pero no son importantes.

Y no me refiero a las que hacemos porque nos gustan o nos divierten, esas están más que justificadas. Como hobby, es perfecto. Continúa haciendo lo que te gusta, si lo consideras.

En el terreno personal, Ferriss nos anima a utilizar la Ley de Pareto, planteándonos a nosotros mismos, dos preguntas: 

¿Qué 20% de causas son responsables del 80% de mis problemas e infelicidad?

¿Qué 20% de causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?

En definitiva, se trata de encontrar tus ineficiencias para eliminarlas y de identificar tus fortalezas para multiplicarlas. Más fácil decirlo que hacerlo, por supuesto, pero hay que intentarlo.

Plantéate qué haces y a qué dedicas tu tiempo, o se te escurrirá entre las manos, como cuando de pequeño las juntabas para beber en una fuente.   

   

La Ley de Parkinson

La segunda Ley a la que hace referencia Tim Ferriss es la Ley de Parkinson.

Se la debemos a Cyril Northcote Parkinson, historiador británico que vivió entre 1909 y 1993, y escribió más de 60 libros. Su prolífica obra ya nos da una pista de hasta qué punto aplicaba a su propia vida sus ideas sobre la efectividad y el empleo inteligente del tiempo.

La Ley de Parkinson dice, en esencia, que:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.

De modo que:

“Una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo”.

De ahí, que Tim Ferriss concluya que el tiempo se pierde porque hay demasiado, siendo esta otra de las ideas más impactantes y controvertidas del libro.

En esta línea, este emprendedor comenta que como tenemos ocho horas que llenar, llenamos ocho horas, y si tuviéramos una jornada de quince, llenaríamos quince.  

Y matiza, que en el caso de los empleados que dedican ocho o diez horas al día a realizar distintas tareas porque se lo exige su jefe, las consecuencias no son tan graves.

En este sentido, el autor se refiere a que los empleados, muchas veces se limitan a hacer lo que se les ordena que hagan, tal y como indica su superior o los manuales de procedimientos.

Con independencia de que la tarea sea necesaria e importante (o no) ellos deben hacerla para conservar su puesto de trabajo.

Sin embargo, en el caso de los emprendedores, lo de perder el tiempo, se debe en muchos casos a los malos hábitos y a la imitación. Es decir, a reproducir el modo de trabajo y el horario aprendido durante los años de empleo por cuenta ajena.  

Como dice el autor, si te doy 24 horas para terminar un proyecto, te centraras en hacer únicamente lo esencial. Si te doy una semana serán seis días para hacer montañas de un grano de arena. Si te doy dos meses…se convertirá en un monstruo mental. 

Ley de Pareto y Ley de Parkinson: Conclusiones

En resumen, Ferriss sintetiza su capítulo en dos métodos para aumentar la productividad:

Y además, recomienda usarlas juntas.

Detectando cuáles son las tareas fundamentales que te reportan más beneficios y estableciendo plazos claros y cortos para efectuarlas. 

Sin plazos que te hagan concentrarte, las pequeñeces que te obligan a hacer (como empleado) o que te inventas (como emprendedor), se hinchan hasta consumir tu tiempo, haciendo que al final de la jornada no hayas terminado nada, comenta este emprendedor.

Las leyes de Pareto y de Parkinson, te vendrán muy bien si eres muy perfeccionista o incluso si eres un poco procastinador. Esto último, en parte, por convertir tareas sencillas en monstruos mentales.

Por el contrario, si ya eres un poco vago o tiendes a escatimar esfuerzos incluso en tareas fundamentales, por favor, no utilices estas dos ideas para recortar aún más.

Estos consejos le sirven especialmente a un perfil de persona que se involucra en actividades sin cesar, que confunde estar ocupado con ser productivo. Una persona que dedica muchas horas al trabajo, pero no a las actividades que le conducirían a buenos resultados.

Si tu caso es el contrario, y el motivo por el que no consigues resultados es precisamente porque te falta fuerza de voluntad, para comprometerte unas cuantas horas con un trabajo de calidad verdaderamente importante, por favor, no apliques estos dos principios “interpretándolos mal”.

O mejor dicho, aplícalos sólo a las actividades que te estén haciendo perder el tiempo.

Este post no debería servirte como excusa para hacer “chapuzas” con la excusa de que hay que hacer menos cosas (Pareto) y dedicándoles menos tiempo (Parkinson).

Para terminar, te dejo con dos citas que utiliza el propio Ferriss en su libro. 

La primera de ellas de Antoine de Saint-Exupéry, autor de El Principito, dice así:

“La perfección no es no tener más que añadir, sino nada que eliminar”

La segunda es de Guillermo de Ockham, creador de la navaja de Ockham: 

“Es vano hacer con más lo que se puede hacer con menos”

Si te han parecido interesantes estas ideas, es posible que te resulte interesante el post de Peter Drucker que te invita a reflexionar sobre ¿cuál es la tarea a realizar? y ¿por qué hay que hacerla?

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!

Peter Drucker fue el primer autor que realizó grandes aportaciones al campo de la efectividad y la productividad, en la era del trabajador del conocimiento.  

Con sus más de 60 años de experiencia trabajando con empresas de distintos sectores, tamaños y nacionalidades, Peter Drucker fue uno de los autores más prolíficos en el ámbito de la empresa, con más de 30 libros publicados.

Muchas de sus obras gozaron de un elevadísimo reconocimiento a nivel internacional, y entre ellas, hoy quisiéramos destacar dos.

El Ejecutivo Efectivo y Drucker Esencial

En primer lugar, El Ejecutivo Efectivo, publicado hace más de 50 años, y en el que se enunciaban algunos de los principios básicos sobre la efectividad. En él se han apoyado posteriormente autores como Stephen Covey o David Allen para escribir sus best seller sobre efectividad.

Merece la pena destacar, que en el subtítulo original de la obra, Getting the Right Things Done, ya se incluían las tres palabras clave, Getting Things Done, que darían lugar al título de la metodología líder, propuesta por David Allen.  

En segundo lugar, y en relación con el título del post, hoy nos vamos a centrar en dos ideas y un par de citas del autor extraidas de su obra Drucker Esencial.   

¿Cuál es la tarea y por qué hay que hacerla?

Concretamente en el tercer capítulo del libro Drucker Esencial, se plantea que las primeras preguntas que debemos realizarnos para aumentar la productividad en los trabajos que requieren conocimientos y en los que se ofrecen servicios, es decir, la mayoría de los puestos actuales, deben ser:

1.  ¿Cuál es la tarea?  
2.  ¿Por qué hay que hacerla?

Reflexionar respecto a la naturaleza de la tarea, preguntarnos qué tratamos de llevar a cabo, y por qué motivo, supone dejar de hacer las cosas por inercia, y actuar con inteligencia.

Los aumentos de productividad más fáciles de conseguir, y tal vez los mejores, en este tipo de tareas surgen de la redefinición de la tarea y, especialmente, de la eliminación de lo que no necesita hacerse.

Peter Drucker, comenta que también merece la pena realizarse otras preguntas relacionadas: ¿por qué tarea pagamos? ¿qué valor se supone que agrega esta tarea?

En ocasiones puede parecer obvio pero no siempre está tan claro ni es algo incontrovertible.

En este sentido, el autor comenta como en dos tiendas de una misma empresa respondieron a esta pregunta “ventas” en una y “servicio al cliente” en otra. Posiblemente, ninguna de las dos sea incorrecta y ambas son necesarias, pero los empleados y los encargados deberían tenerlo claro.

¿Qué significa rendimiento: calidad, cantidad o ambas?

Otra reflexión muy interesante a cerca de los trabajos que requieren conocimiento y los que ofrecen servicios es que la atención debe estar enfocada hacia el rendimiento, y el rendimiento puede significar: (1) calidad, (2) cantidad o (3) calidad y cantidad juntas.

Por eso para aumentar la productividad, es necesario pensar a qué categoría de rendimiento pertenece determinado trabajo. Sólo entonces sabremos sobre qué tenemos que trabajar y podremos decidir qué necesita ser analizado, mejorado y cambiado.  

Para acabar este post, quiero ofrecerte dos fragmentos en los que Peter Drucker reflexiona, desde una perspectiva histórica, acerca de la productividad y de cómo fue abordada la misma por otros autores y personalidades influyentes que le precedieron.  

Citas de Peter Drucker

“Frederick Taylor ha sido criticado a menudo por no haber preguntado nunca nada a los trabajadores cuyas tareas él analizaba, sino que era él quien les hablaba. Tampoco Elton Mayo preguntaba jamás; también era él quien hablaba. Ni Marx ni Lenin pensaron alguna vez en preguntar a las masas, tampoco los altos comandantes de las dos guerras mundiales preguntaron a los oficiales subalternos o a los soldados acerca de las armas, los uniformes o la comida. Taylor simplemente compartía la creencia de su época acerca de la sabiduría del experto. Pensaba que los trabajadores y los gerentes eran “bueyes mudos”. Cuarenta años más tarde, Mayo tuvo gran respeto por los administradores y gerentes, pero los trabajadores, pensaba, eran inmaduros e inadaptados y necesitaban la guía experta de un psicólogo”.

“Sin embargo, cuando llegó la Segunda Guerra Mundial, no tuvimos elección: hubo que preguntar a los trabajadores. En las plantas no teníamos ni ingenieros, ni psicólogos, ni capataces; todos estaban uniformados en el frente. Y cuando preguntamos a los trabajadores, nos dimos cuenta, para nuestra inmensa sorpresa, que todavía recuerdo, de que ellos no eran ni bueyes mudos, ni inmaduros ni inadaptados. Sabían bastante sobre los trabajos que estaban haciendo, sobre su lógica y su ritmo, las herramientas, la calidad y mucho más. Preguntarles fue el modo de comenzar a pensar en la productividad y en la calidad”.

Ambos fragmentos los podéis encontrar en la obra Drucker Esencial: Los Desafíos de un Mundo sin Fronteras, una magnífica compilación del pensamiento del autor.

El libro cuenta con más de 800 páginas y se estructura en tres grandes bloques: el individuo, el management y la sociedad. Se publicó un par de años antes del fallecimiento de Peter Drucker, y la verdad es que lo encuentro especialmente indicado para aquellos que, como yo, disfrutan realmente de la lectura pausada y reflexiva.

Es cierto que leer tranquila y relajadamente, no es fácil, con los ajetreados estilos de vida actuales. Pero para quién tenga la oportunidad, creo que es una gran elección. Espero, que lo disfrutéis si tenéis ocasión.

De momento, si quieres, puedes seguir leyendo sobre la productividad del trabajador del conocimiento según Drucker, en este post, o empezar a familiarizarte con el método GTD.

Y recuerda, ¡Aprende, Actúa, Avanza!

Prestar atención a la atención es una práctica conocida habitualmente como atención plena o mindfulness. Hoy vamos a aprender un poco, de la mano de uno de los ingenieros de la época fundacional de Google, y antiguo responsable de GoogleEDU.

Me refiero a Chade Meng Tan, que en 2012 escribió un libro titulado “Busca en tu interior”, cuyo prólogo y prefacio fueron redactados por Daniel Goleman y Jon Kabat Zinn, dos autoridades mundiales en el campo de la inteligencia emocional y la meditación, respectivamente.

Busca en tu interior, Chade Meng Tan

Tal vez os preguntéis ¿por qué?, ¿qué sentido tiene un post sobre mindfulness en un blog sobre productividad y efectividad? Pues mucho.

Cada vez más estudios científicos relacionan positivamente la capacidad para trabajar prestando atención plena a las tareas, con la productividad, la creatividad y la felicidad. 

Y esto, en una época en la que las distracciones vía redes sociales, mail y móvil son cada vez mayores, tiene mucho valor. Porque muchas veces no es posible realizar un trabajo de calidad, sin concentrarse plenamente.

El sencillo ejercicio que os presento en este post lo practican en Google cientos de ingenieros que son bastante escépticos con estas cuestiones intangibles, que no se pueden medir fácilmente. Pero parece que perciben sus beneficios en primera persona y se involucran en ellos. 

El ejercicio de mindfulness que practican en Google

A su nivel más básico, trabajar la atención plena consiste en realizar un sencillo entrenamiento mental que consiste simplemente en centrar la atención en la respiración, y cuyo efecto es una sensación de absoluta relajación. 

Para empezar, basta con efectuar un breve ejercicio de dos minutos, una o dos veces al día. Os contaré cómo se hace.

Es un modelo con cuatro fases en el siguiente orden: (1) intención, (2) atención, (3) distracción, (4) actitud, y después, vuelta al primer paso.

Mindfulness en 4 pasos: intención, atención, distracción y actitud

1. Intención

El proceso comienza pensando en una buena intención para entrenar la atención plena, como aumentar el bienestar y reducir el estrés.

Esta primera parte, por si sola ya tiene efectos beneficiosos, porque cada vez que desarrollamos una intención positiva estamos formando o reforzando un hábito mental.

2. Atención

Después de crear la intención, lo siguiente es centrar la atención en la respiración. Simplemente eso, seguir la respiración. Inspirar, espirar, inspirar, espirar… profunda y tranquilamente.

Chade Meng Tan utiliza la analogía de un centinela que vigila en silencio cómo entra y sale nuestra respiración. Cuando la atención se concentra en la respiración alcanzamos un estado en el que la mente se encuentra tranquila y relajada, incluso podemos sentir que fluimos con nuestra respiración.

3. Distracción

Las primeras veces que practicamos, este estado suele durar únicamente unos segundos. Pronto perdemos la concentración, nos distraemos  y empezamos a fantasear o preocuparnos con algo que nos viene a la mente. 

Una tendencia habitual es quejarse y lamentarse de que se ha perdido la concentración, pero eso es justo lo que no hay que hacer. Es algo natural, sobre todo al principio, y a medida que practiques irás aguantando más tiempo.

4. Actitud

Por eso, la cuarta fase, hace referencia a la actitud tranquila y serena con la que aceptas que te has distraído y enfocas de nuevo la atención en la primera fase, comenzando otra vez el ciclo. 

Este proceso de concentrarse y distraerse, concentrarse y distraerse… puede entenderse como un entrenamiento mental, similar al de flexionar y estirar los bíceps en el gimnasio. 

Cada vez que hacemos una repetición, estamos entrenando los músculos. En el caso de la mente cada vez que hacemos una repetición de concentración y distracción, también estamos entrenándola. 

Recordad, hay cuatro fases, intención, atención, distracción y actitud, y hay dos aspectos muy importantes.

2 claves para practicar bien

-Primero, que no tenéis que forzar la distracción intencionadamente, surgirá de forma natural. Vosotros simplemente concentraos en la respiración el mayor tiempo posible.

-Segundo, cuando surja la distracción es fundamental aceptarlo con toda naturalidad y enfocarlo con una actitud positiva.

¿Cómo y cuándo empezar a practicar?

Si practicáis dos minutos un par de veces al día, por ejemplo, por la noche justo antes de dormir y en algún momento que tengáis dos minutos libres, pronto empezaréis a sentir las mejoras, que se traducen en una mayor sensación de tranquilidad y bienestar a lo largo del día.

Esto es lo que crea un estado propicio para el aumento de la creatividad, la productividad y la felicidad a la que hacíamos referencia al principio.

Se puede realizar el ejercicio con los ojos abiertos o cerrados, por lo que podéis alternar con los ojos cerrados antes de dormir (es posible que acabéis dormidos, porque el ejercicio relaja mucho) y abiertos mientras esperáis el autobús o el metro para ir a trabajar, por ejemplo. 

¿Listos? Pues a practicar.

Y recuerda: Aprende, Actúa, Avanza.  

Al inicio de este libro, Robbins destaca que existen siete características o mecanismos activadores que pueden ayudarte a conseguir el éxito:

7 Mecanismos del Éxito según Tony Robbins

1. Sentir pasión por lo que uno hace.

Esto es fundamental, la pasión es el motivo por el que uno madruga y trabaja hasta altas horas de la noche.

2. Las creencias, son lo que distingue principalmente a quienes destacan en algo.

La profunda convicción en lo que somos y podemos llegar a ser, marca la diferencia, puesto que lo factible es aquello que creemos verdadero, posible o real.

3. La estrategia, la manera de organizar los recursos, dicho de forma muy sencilla por Robbins.

No basta con tener los recursos, además es preciso utilizarlos de modo eficaz. El talento y la ambición necesitan un camino bien orientado.

4. La claridad de los valores.

Los juicios de orden ético, moral y práctico que formulamos a cerca de lo que realmente importa. Lo que está bien y lo que está mal.

5. La energía física y mental.

La entrega total y jubilosa de un Bruce Springsteen, el dinamismo empresarial de Richard Branson o la vitalidad de Isra García. A la excelencia difícilmente se llega paseando a un ritmo demasiado sosegado.

6. El poder de adhesión.

Talento para conectar y establecer relaciones con otras personas, cualesquiera que sean sus orígenes sociales y creencias. Crear lazos y relaciones duraderas de afecto con otros.

7. La habilidad en las comunicaciones con nosotros mismos y con los demás.

Con nosotros mismos porque las personas con éxito han aprendido a aceptar cualquier desafío que les presenta la vida y a comunicar esa experiencia consigo mismo de forma que cambian las cosas a mejor. Superando las adversidades de la vida.

Con los demás porque son capaces de transmitir una visión, una búsqueda, una alegría o una misión. Como los grandes padres, artistas o maestros.

Como te decía al inicio, puedes encontrar estos mecanismos desarrollados en el libro Poder Sin Límites de Tony Robbins. Especialmente el último, la comunicación con nosotros mismos y con los demás.

Es un clásico del desarrollo personal que te permitirá acercarte a la Programación Neurolinguistica (PNL) de forma muy amena, sencilla e inspiradora.

Si quieres, puedes aprender más sobre Tony Robbins en su vídeo, las claves del éxito, subtitulado al castellano.

Un vídeo de unos 35 minutos en los que el autor habla sobre la importancia de progresar y de elevar tus estándares de calidad en lo personal y en lo profesional.

Para ello, la clave está en incorporar rituales, rutinas constructivas a tu día a día, que te ayuden a elevar tus estándares de vida con naturalidad. Tal y como hacen leyendas del deporte como Michael Jordan o Phelps.   

Como podrás ver, en el segundo minuto del vídeo encontrarás una de las ideas que me parecen más auténticas e impactantes:

"El secreto para la verdadera felicidad es progresar en la vida". Tony Robbins

 

Si te parecen interesantes estas cuestiones, también puedes leer nuestro post El Camino hacia el Éxito.

Y recuerda, ¡Aprende, Actúa, Avanza!