Hoy os voy a hablar de Tim Ferriss, y de un par de ideas que recoge en su libro La semana laboral de cuatro horas.

Concretamente hablaremos de la Ley de Pareto y La Ley de Parkinson que nos ayudan a centrarnos en lo esencial y a realizar nuestras tareas dedicándoles el tiempo adecuado. 

   

Para los que ya las conozcáis, os recomiendo leer el post para refrescar ideas, y a los que todavía no hayáis leído este libro, os invito a hacerlo. Especialmente si os gustan las buenas lecturas sobre emprendimiento y productividad. 

Lo primero que hay que aclarar es que estas dos leyes se basan en la simplificación y la eliminación. 

Por lo que son especialmente interesantes para emprendedores, autónomos o incluso altos directivos que tengan bastante libertad sobre cómo y cuándo realizar su trabajo.

A un empleado corporativo o un directivo de nivel medio le puede resultar difícil aplicar estas dos leyes, al tener que cumplir con muchas rutinas o procedimientos obligatorios en su organización, que no pueden ser eliminados o simplificados, sin la autorización de un superior.

Por lo tanto, es importante que quede claro, que estas dos leyes son de mayor utilidad para quienes tienen capacidad de decidir, qué hacer y qué no hacer, cómo, cuándo, dónde decidan ellos mismos. 

No obstante, aunque sólo pudieras realizar una aplicación parcial, te resultaría útil conocer estas ideas. Siempre habrá tareas concretas a las que puedas aplicar los principios de eliminación o simplificación.  

Para que te hagas una idea de por qué necesitas libertad para aplicar estas ideas, te contaré cómo comienza Tim Ferriss el quinto capítulo de su libro, al que hacemos referencia en este post. 

“Sólo dos palabras sobre administración del tiempo. Olvídate de ella”.

“En el más estricto de los sentidos no deberías tratar de meter más cosas en tu día...Tardé mucho tiempo en darme cuenta de esto”.

El enfoque de Ferriss parte de la idea de que muchos confundimos actividad con productividad y que a menudo estamos ocupados para evitar realizar unas pocas acciones que son verdaderamente importantes, pero que nos resultan incómodas porque nos sacan de nuestra zona de confort e implican la posibilidad de fracasar o ser rechazados. 

En lugar de realizar muchas tareas, este emprendedor recomienda simplemente establecer prioridades y eliminar tareas innecesarias. Y partiendo de la base de que conseguir más haciendo menos, no sólo es posible, sino que debería ser obligatorio, nos recuerda dos cosas.

Primero. Realizar bien una tarea intrascendente no la convierte en importante.

Segundo. Una actividad no es importante, por el mero hecho de requerir mucho tiempo.

La Ley de Pareto, conocida también como principio 80/20, dice que:

El 80% de la producción o los resultados, procede del 20% del tiempo y los esfuerzos.

Su nombre se debe a Vilfredo Federico Pareto, economista, sociólogo y filósofo italiano que vivió entre 1848 y 1923.

A él se atribuye esta ley o principio que también puede resumirse en “pocos vitales, muchos triviales”, que hace referencia a que realmente existen pocas actividades verdaderamente importantes y muchas de escasa relevancia.

Por eso cuando perdemos la perspectiva de lo que estamos haciendo, y simplemente nos embarcamos en una tarea tras otra, a un ritmo frenético, solemos acabar realizando actividades que realmente no son importantes.

De hecho, si nos parásemos a pensar un momento, ni siquiera empezaríamos a realizar muchas de las tareas en las que nos involucramos. Porque en realidad, no son esenciales.

Las hacemos por inercia, por rutina, porque están de moda, porque ya sabemos cómo hacerlas o por cualquier otra razón. Pero no son importantes.

Y no me refiero a las que hacemos porque nos gustan o nos divierten, esas están más que justificadas. Como hobby, es perfecto. Continúa haciendo lo que te gusta, si lo consideras.

En el terreno personal, Ferriss nos anima a utilizar la Ley de Pareto, planteándonos a nosotros mismos, dos preguntas: 

¿Qué 20% de causas son responsables del 80% de mis problemas e infelicidad?

¿Qué 20% de causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?

En definitiva, se trata de encontrar tus ineficiencias para eliminarlas y de identificar tus fortalezas para multiplicarlas. Más fácil decirlo que hacerlo, por supuesto, pero hay que intentarlo.

Plantéate qué haces y a qué dedicas tu tiempo, o se te escurrirá entre las manos, como cuando de pequeño las juntabas para beber en una fuente.   

   

La Ley de Parkinson

La segunda Ley a la que hace referencia Tim Ferriss es la Ley de Parkinson.

Se la debemos a Cyril Northcote Parkinson, historiador británico que vivió entre 1909 y 1993, y escribió más de 60 libros. Su prolífica obra ya nos da una pista de hasta qué punto aplicaba a su propia vida sus ideas sobre la efectividad y el empleo inteligente del tiempo.

La Ley de Parkinson dice, en esencia, que:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.

De modo que:

“Una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo”.

De ahí, que Tim Ferriss concluya que el tiempo se pierde porque hay demasiado, siendo esta otra de las ideas más impactantes y controvertidas del libro.

En esta línea, este emprendedor comenta que como tenemos ocho horas que llenar, llenamos ocho horas, y si tuviéramos una jornada de quince, llenaríamos quince.  

Y matiza, que en el caso de los empleados que dedican ocho o diez horas al día a realizar distintas tareas porque se lo exige su jefe, las consecuencias no son tan graves.

En este sentido, el autor se refiere a que los empleados, muchas veces se limitan a hacer lo que se les ordena que hagan, tal y como indica su superior o los manuales de procedimientos.

Con independencia de que la tarea sea necesaria e importante (o no) ellos deben hacerla para conservar su puesto de trabajo.

Sin embargo, en el caso de los emprendedores, lo de perder el tiempo, se debe en muchos casos a los malos hábitos y a la imitación. Es decir, a reproducir el modo de trabajo y el horario aprendido durante los años de empleo por cuenta ajena.  

Como dice el autor, si te doy 24 horas para terminar un proyecto, te centraras en hacer únicamente lo esencial. Si te doy una semana serán seis días para hacer montañas de un grano de arena. Si te doy dos meses…se convertirá en un monstruo mental. 

Ley de Pareto y Ley de Parkinson: Conclusiones

En resumen, Ferriss sintetiza su capítulo en dos métodos para aumentar la productividad:

Y además, recomienda usarlas juntas.

Detectando cuáles son las tareas fundamentales que te reportan más beneficios y estableciendo plazos claros y cortos para efectuarlas. 

Sin plazos que te hagan concentrarte, las pequeñeces que te obligan a hacer (como empleado) o que te inventas (como emprendedor), se hinchan hasta consumir tu tiempo, haciendo que al final de la jornada no hayas terminado nada, comenta este emprendedor.

Las leyes de Pareto y de Parkinson, te vendrán muy bien si eres muy perfeccionista o incluso si eres un poco procastinador. Esto último, en parte, por convertir tareas sencillas en monstruos mentales.

Por el contrario, si ya eres un poco vago o tiendes a escatimar esfuerzos incluso en tareas fundamentales, por favor, no utilices estas dos ideas para recortar aún más.

Estos consejos le sirven especialmente a un perfil de persona que se involucra en actividades sin cesar, que confunde estar ocupado con ser productivo. Una persona que dedica muchas horas al trabajo, pero no a las actividades que le conducirían a buenos resultados.

Si tu caso es el contrario, y el motivo por el que no consigues resultados es precisamente porque te falta fuerza de voluntad, para comprometerte unas cuantas horas con un trabajo de calidad verdaderamente importante, por favor, no apliques estos dos principios “interpretándolos mal”.

O mejor dicho, aplícalos sólo a las actividades que te estén haciendo perder el tiempo.

Este post no debería servirte como excusa para hacer “chapuzas” con la excusa de que hay que hacer menos cosas (Pareto) y dedicándoles menos tiempo (Parkinson).

Para terminar, te dejo con dos citas que utiliza el propio Ferriss en su libro. 

La primera de ellas de Antoine de Saint-Exupéry, autor de El Principito, dice así:

“La perfección no es no tener más que añadir, sino nada que eliminar”

La segunda es de Guillermo de Ockham, creador de la navaja de Ockham: 

“Es vano hacer con más lo que se puede hacer con menos”

Si te han parecido interesantes estas ideas, es posible que te resulte interesante el post de Peter Drucker que te invita a reflexionar sobre ¿cuál es la tarea a realizar? y ¿por qué hay que hacerla?

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!