Me imagino que muchos habréis oído hablar de David Allen y su sistema de gestión del flujo de trabajo, Getting Things Done, conocido habitualmente como GTD. En caso contrario, seguid leyendo porque vamos a ir viéndolo paso a paso.

Es un sistema muy extendido en el mundo porque es útil, fácil de emplear y funciona. Por eso se ha difundido por tantos países, sectores y profesiones.

Es una metodología prácticamente universal, válida para todas las personas que llevan a cabo lo que Peter Drucker denominó trabajo del conocimiento, y también para los que efectúan trabajos manuales. 

Desde mi punto de vista, GTD es junto con el marco de trabajo propuesto por Stephen Covey en los Siete hábitos de la gente altamente efectiva y en Primero lo primero, una de las metodologías más completas, profundas y eficaces que existen para administrar el flujo de tareas en el ámbito personal y profesional. 

En este post, vamos a hablar brevemente de los fundamentos de GTD y de las etapas que incluye. 

Un Salvavidas y unas Alas, por favor

Puede ser que te sientas estresado y tu vida se encuentre por momentos descontrolada.

Si necesitas un salvavidas, ya te anticipo que GTD es uno de los mejores que conozco.  

Lo han puesto a prueba millones de personas en todo el mundo durante más de quince años y funciona. 

Esta metodología puede permitirte pasar del descontrol, la desorganización y el estrés, a un estado más productivo y relajado, en el que tus actividades diarias vuelvan a estar bajo control y más organizadas. 

Pero además, puede ampliar tu perspectiva y permitirte lograr metas más ambiciosas, estimulantes y significativas. 

Por eso, no es simplemente un “salvavidas” para épocas de mucho estrés. También es como unas “alas” que te ayudan a volar en las épocas en las que persigues resultados superiores, y buscas algo más que sobrevivir.   

Daniel Pink, experto en motivación, sostiene que GTD le ha permitido aumentar exponencialmente su productividad y también su bienestar, gracias a que es un movimiento genuino y auténtico. Y como él, te aseguro que piensa mucha gente.  

Yo te animo personalmente a probar metodologías testadas en el terreno de la productividad y la organización personal.

Especialmente si te encuentras desbordado y estresado, te recomiendo que adoptes alguna propuesta cuya validez haya sido ampliamente contrastada.  

Una vez que te encuentres a salvo, puedes experimentar y realizar pequeños cambios y adaptaciones a tus necesidades, si lo ves conveniente.

No seré yo quien te recomiende ser fanático de una única metodología en particular. 

Pero inicialmente, creo que GTD® es una muy buena opción para empezar. Por ello, le dedicaré una serie de post, en los próximos meses.  

¿Por qué utilizar GTD?

Quiero que entiendas que necesitas comprender el por qué, además del qué y el cómo, para estar convencido de adoptar una metodología de trabajo como esta. 

Este método pretende fomentar la productividad sin estrés, mediante la consecución de lo que David Allen denomina “estado de la mente como el agua”. Un estado en el que uno consigue ser eficaz, y estar relajado al mismo tiempo. 

Muchas personas necesitan ser eficaces para ser felices. Porque conseguir sus metas, es una de las cuestiones que les aportan mayor felicidad y sensación de realización personal. 

Y por eso es interesante adoptar GTD, porque te permite ser eficaz y productivo, sin padecer una de las principales enfermedades del siglo XXI: el estrés.    

Sácatelo todo de la cabeza, vuélcalo en un sistema externo y analízalo con perspectiva

El mencionado “estado de la mente como el agua”, se basa en los siguientes aspectos: 

- Si llevas todas las ideas en la mente, la cabeza no está despejada.

- Necesitas sacarte tus compromisos de la cabeza y volcarlos en un sistema externo, completo y fiable, en el que puedas aclarar y organizar tus ideas.

- Cuando sacas de tu cabeza tus preocupaciones y pensamientos, puedes analizarlas con perspectiva, aclarar tus compromisos y decidir lo que tienes que hacer para avanzar en su cumplimiento.

- Una vez que hayas decidido las acciones a emprender, debes conservar los recordatorios en un sistema externamente visible (papel, ordenador, smartphone), que te recuerde lo que necesitas hacer. Sin preocupar a tu cerebro.    

El motivo por el que las cosas están en tu mente, agobiándote y estresándote es que:

También te agobias por intentar conseguir demasiadas cosas en muy poco tiempo.

O por dispersarte entre multitud de cuestiones pendientes, en lugar de enfocarte en lo importante.

Y por anteponer la cantidad de tareas a la calidad, ignorando el necesario equilibrio entre ambas…aunque de todo esto ya hablaremos en otro momento.  

Cambiar Hábitos: 

GTD: un sistema de gestión del flujo de trabajo integral

Debes saber que GTD es un sistema de gestión de la energía y la atención, más que de gestión del tiempo. Y se entiende mejor como herramienta de administración del flujo de trabajo, que como simple herramienta de organización. 

Esta última, la organización, es sólo una de las etapas necesarias para mantener bajo control tu actividad personal y profesional.  

Implantar GTD en tu vida, implica modificar la forma que tenías de hacer las cosas hasta ahora. Requiere cambiar hábitos, lo cual exige esfuerzo.  

Supongo que ya sabrás que cambiar nuestros hábitos es una de las cuestiones a menudo más recomendables pero también más difíciles.

Por eso, te sugiero ir poco a poco, practicando los consejos que te iré dando en las próximas publicaciones.  

Ya te anticipo que la metodología es muy sencilla desde un punto de vista teórico. Si le añades un poco de fuerza de voluntad, seguro que la empezarás a poner en práctica pronto.  

Además, creo que en cuanto lo pruebes, quedarás convencido de su utilidad y harás lo posible por mantenerlo como estándar operativo.

GTD: Las cinco fases para conseguir el control

El proceso mediante el cual se aplica GTD se fundamenta en cinco pasos para gestionar el flujo de trabajo, y se puede aplicar tanto a cuestiones personales como profesionales de forma integrada.

En este sistema se considera “trabajo” todo aquello que tenemos pendiente y en lo que queremos avanzar.     

Recopilar o capturar

El primer paso es recopilar todos los asuntos pendientes o incompletos, sacándolos de nuestra cabeza e incorporándolos a un sistema externo (anotándolos en papel, en el ordenador o en el Smartphone).

Procesar o aclarar

El segundo es procesar, aclarando el significado de cada uno de los asuntos que hemos recopilado previamente, lo que nos permite organizarlos posteriormente.

Procesar o aclarar, significa responder a una serie de preguntas que nos permiten transformar un asunto ambiguo en un asunto concreto. Algunas de estas preguntas son ¿qué significa este asunto para mí? ¿necesito actuar al respecto? ¿de inmediato o puede esperar? ¿debo hacerlo yo?

Existen un conjunto de preguntas definidas al respecto. No son las preguntas que cada uno considere, y las veremos en futuros post.


Organizar es el tercer paso, y está estrechamente relacionado con el anterior. 

Una vez que hemos aclarado el significado de cada asunto y lo hemos concretado, lo ubicamos en una de las ocho categorías organizativas, donde podremos consultarlo, revisarlo o actuar sobre él, cuando sea necesario. 

Revisar o reflexionar

En cuarto lugar, revisamos y mantenemos actualizado el sistema a distintos niveles y en distintos horizontes temporales, semanalmente y a diario, para que esté al día y resulte de utilidad.

Si no lo hiciéramos pronto se quedarían obsoletas las acciones, los proyectos y el resto de asuntos ubicados en cada categoría organizativa.

Actuar

En quinto lugar actuamos. Decidimos las mejores acciones a efectuar en cada momento, y las llevamos a cabo, en función del tiempo, la energía y el contexto en que nos encontremos, entre otros factores.

La calidad de la gestión del flujo de trabajo, según David Allen

Tal y como sostiene David Allen “La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan buena como la del eslabón más débil de esta cadena” por ello todos los pasos deben estar integrados y apoyados por unas normas coherentes. 

Por eso, es muy recomendable, incluso necesario, separar estas fases a medida que avanza el día. Hay momentos en los que estás más preparado para recopilar y otros en los que necesitas procesar y organizar lo recopilado. 

De forma similar, hay momentos en los que necesitas revisar y actualizar tu sistema, para confiar en él, y otros en los que necesitas ponerte a avanzar en acciones concretas recogidas en tus listas y categorías organizativas. 

A menudo los profesionales no tienen éxito organizándose porque intentan llevar a cabo los cinco pasos a la vez. Mucha gente se pone a elaborar una lista, intentando recopilar las cosas más importantes, tratando de ordenar sus prioridades y las secuencias, sin definir claramente las acciones que se han llevar a cabo. 

Por último, quiero comentarte que junto a estos cinco pasos para lograr el control, Allen propone otros seis niveles de enfoque para aumentar la perspectiva. Algo que también veremos en un futuro y que explica muy bien Paz Garde.   

Creo que entender estos aspectos, e integrarlos con perspectiva junto a los cinco pasos para lograr el control, es fundamental para asimilar verdaderamente la filosofía GTD. 

Por otro lado, si te sientes cómodo leyendo en inglés te recomiendo echarle un vistazo a la web oficial de Getting Things Done.

Y ante todo, recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!