Hoy os voy a hablar de Tim Ferriss, y de un par de ideas que recoge en su libro La semana laboral de cuatro horas.

Concretamente hablaremos de la Ley de Pareto y La Ley de Parkinson que nos ayudan a centrarnos en lo esencial y a realizar nuestras tareas dedicándoles el tiempo adecuado. 

   

Para los que ya las conozcáis, os recomiendo leer el post para refrescar ideas, y a los que todavía no hayáis leído este libro, os invito a hacerlo. Especialmente si os gustan las buenas lecturas sobre emprendimiento y productividad. 

Lo primero que hay que aclarar es que estas dos leyes se basan en la simplificación y la eliminación. 

Por lo que son especialmente interesantes para emprendedores, autónomos o incluso altos directivos que tengan bastante libertad sobre cómo y cuándo realizar su trabajo.

A un empleado corporativo o un directivo de nivel medio le puede resultar difícil aplicar estas dos leyes, al tener que cumplir con muchas rutinas o procedimientos obligatorios en su organización, que no pueden ser eliminados o simplificados, sin la autorización de un superior.

Por lo tanto, es importante que quede claro, que estas dos leyes son de mayor utilidad para quienes tienen capacidad de decidir, qué hacer y qué no hacer, cómo, cuándo, dónde decidan ellos mismos. 

No obstante, aunque sólo pudieras realizar una aplicación parcial, te resultaría útil conocer estas ideas. Siempre habrá tareas concretas a las que puedas aplicar los principios de eliminación o simplificación.  

Para que te hagas una idea de por qué necesitas libertad para aplicar estas ideas, te contaré cómo comienza Tim Ferriss el quinto capítulo de su libro, al que hacemos referencia en este post. 

“Sólo dos palabras sobre administración del tiempo. Olvídate de ella”.

“En el más estricto de los sentidos no deberías tratar de meter más cosas en tu día...Tardé mucho tiempo en darme cuenta de esto”.

El enfoque de Ferriss parte de la idea de que muchos confundimos actividad con productividad y que a menudo estamos ocupados para evitar realizar unas pocas acciones que son verdaderamente importantes, pero que nos resultan incómodas porque nos sacan de nuestra zona de confort e implican la posibilidad de fracasar o ser rechazados. 

En lugar de realizar muchas tareas, este emprendedor recomienda simplemente establecer prioridades y eliminar tareas innecesarias. Y partiendo de la base de que conseguir más haciendo menos, no sólo es posible, sino que debería ser obligatorio, nos recuerda dos cosas.

Primero. Realizar bien una tarea intrascendente no la convierte en importante.

Segundo. Una actividad no es importante, por el mero hecho de requerir mucho tiempo.

La Ley de Pareto, conocida también como principio 80/20, dice que:

El 80% de la producción o los resultados, procede del 20% del tiempo y los esfuerzos.

Su nombre se debe a Vilfredo Federico Pareto, economista, sociólogo y filósofo italiano que vivió entre 1848 y 1923.

A él se atribuye esta ley o principio que también puede resumirse en “pocos vitales, muchos triviales”, que hace referencia a que realmente existen pocas actividades verdaderamente importantes y muchas de escasa relevancia.

Por eso cuando perdemos la perspectiva de lo que estamos haciendo, y simplemente nos embarcamos en una tarea tras otra, a un ritmo frenético, solemos acabar realizando actividades que realmente no son importantes.

De hecho, si nos parásemos a pensar un momento, ni siquiera empezaríamos a realizar muchas de las tareas en las que nos involucramos. Porque en realidad, no son esenciales.

Las hacemos por inercia, por rutina, porque están de moda, porque ya sabemos cómo hacerlas o por cualquier otra razón. Pero no son importantes.

Y no me refiero a las que hacemos porque nos gustan o nos divierten, esas están más que justificadas. Como hobby, es perfecto. Continúa haciendo lo que te gusta, si lo consideras.

En el terreno personal, Ferriss nos anima a utilizar la Ley de Pareto, planteándonos a nosotros mismos, dos preguntas: 

¿Qué 20% de causas son responsables del 80% de mis problemas e infelicidad?

¿Qué 20% de causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?

En definitiva, se trata de encontrar tus ineficiencias para eliminarlas y de identificar tus fortalezas para multiplicarlas. Más fácil decirlo que hacerlo, por supuesto, pero hay que intentarlo.

Plantéate qué haces y a qué dedicas tu tiempo, o se te escurrirá entre las manos, como cuando de pequeño las juntabas para beber en una fuente.   

   

La Ley de Parkinson

La segunda Ley a la que hace referencia Tim Ferriss es la Ley de Parkinson.

Se la debemos a Cyril Northcote Parkinson, historiador británico que vivió entre 1909 y 1993, y escribió más de 60 libros. Su prolífica obra ya nos da una pista de hasta qué punto aplicaba a su propia vida sus ideas sobre la efectividad y el empleo inteligente del tiempo.

La Ley de Parkinson dice, en esencia, que:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.

De modo que:

“Una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo”.

De ahí, que Tim Ferriss concluya que el tiempo se pierde porque hay demasiado, siendo esta otra de las ideas más impactantes y controvertidas del libro.

En esta línea, este emprendedor comenta que como tenemos ocho horas que llenar, llenamos ocho horas, y si tuviéramos una jornada de quince, llenaríamos quince.  

Y matiza, que en el caso de los empleados que dedican ocho o diez horas al día a realizar distintas tareas porque se lo exige su jefe, las consecuencias no son tan graves.

En este sentido, el autor se refiere a que los empleados, muchas veces se limitan a hacer lo que se les ordena que hagan, tal y como indica su superior o los manuales de procedimientos.

Con independencia de que la tarea sea necesaria e importante (o no) ellos deben hacerla para conservar su puesto de trabajo.

Sin embargo, en el caso de los emprendedores, lo de perder el tiempo, se debe en muchos casos a los malos hábitos y a la imitación. Es decir, a reproducir el modo de trabajo y el horario aprendido durante los años de empleo por cuenta ajena.  

Como dice el autor, si te doy 24 horas para terminar un proyecto, te centraras en hacer únicamente lo esencial. Si te doy una semana serán seis días para hacer montañas de un grano de arena. Si te doy dos meses…se convertirá en un monstruo mental. 

Ley de Pareto y Ley de Parkinson: Conclusiones

En resumen, Ferriss sintetiza su capítulo en dos métodos para aumentar la productividad:

Y además, recomienda usarlas juntas.

Detectando cuáles son las tareas fundamentales que te reportan más beneficios y estableciendo plazos claros y cortos para efectuarlas. 

Sin plazos que te hagan concentrarte, las pequeñeces que te obligan a hacer (como empleado) o que te inventas (como emprendedor), se hinchan hasta consumir tu tiempo, haciendo que al final de la jornada no hayas terminado nada, comenta este emprendedor.

Las leyes de Pareto y de Parkinson, te vendrán muy bien si eres muy perfeccionista o incluso si eres un poco procastinador. Esto último, en parte, por convertir tareas sencillas en monstruos mentales.

Por el contrario, si ya eres un poco vago o tiendes a escatimar esfuerzos incluso en tareas fundamentales, por favor, no utilices estas dos ideas para recortar aún más.

Estos consejos le sirven especialmente a un perfil de persona que se involucra en actividades sin cesar, que confunde estar ocupado con ser productivo. Una persona que dedica muchas horas al trabajo, pero no a las actividades que le conducirían a buenos resultados.

Si tu caso es el contrario, y el motivo por el que no consigues resultados es precisamente porque te falta fuerza de voluntad, para comprometerte unas cuantas horas con un trabajo de calidad verdaderamente importante, por favor, no apliques estos dos principios “interpretándolos mal”.

O mejor dicho, aplícalos sólo a las actividades que te estén haciendo perder el tiempo.

Este post no debería servirte como excusa para hacer “chapuzas” con la excusa de que hay que hacer menos cosas (Pareto) y dedicándoles menos tiempo (Parkinson).

Para terminar, te dejo con dos citas que utiliza el propio Ferriss en su libro. 

La primera de ellas de Antoine de Saint-Exupéry, autor de El Principito, dice así:

“La perfección no es no tener más que añadir, sino nada que eliminar”

La segunda es de Guillermo de Ockham, creador de la navaja de Ockham: 

“Es vano hacer con más lo que se puede hacer con menos”

Si te han parecido interesantes estas ideas, es posible que te resulte interesante el post de Peter Drucker que te invita a reflexionar sobre ¿cuál es la tarea a realizar? y ¿por qué hay que hacerla?

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!

Peter Drucker fue el primer autor que realizó grandes aportaciones al campo de la efectividad y la productividad, en la era del trabajador del conocimiento.  

Con sus más de 60 años de experiencia trabajando con empresas de distintos sectores, tamaños y nacionalidades, Peter Drucker fue uno de los autores más prolíficos en el ámbito de la empresa, con más de 30 libros publicados.

Muchas de sus obras gozaron de un elevadísimo reconocimiento a nivel internacional, y entre ellas, hoy quisiéramos destacar dos.

El Ejecutivo Efectivo y Drucker Esencial

En primer lugar, El Ejecutivo Efectivo, publicado hace más de 50 años, y en el que se enunciaban algunos de los principios básicos sobre la efectividad. En él se han apoyado posteriormente autores como Stephen Covey o David Allen para escribir sus best seller sobre efectividad.

Merece la pena destacar, que en el subtítulo original de la obra, Getting the Right Things Done, ya se incluían las tres palabras clave, Getting Things Done, que darían lugar al título de la metodología líder, propuesta por David Allen.  

En segundo lugar, y en relación con el título del post, hoy nos vamos a centrar en dos ideas y un par de citas del autor extraidas de su obra Drucker Esencial.   

¿Cuál es la tarea y por qué hay que hacerla?

Concretamente en el tercer capítulo del libro Drucker Esencial, se plantea que las primeras preguntas que debemos realizarnos para aumentar la productividad en los trabajos que requieren conocimientos y en los que se ofrecen servicios, es decir, la mayoría de los puestos actuales, deben ser:

1.  ¿Cuál es la tarea?  
2.  ¿Por qué hay que hacerla?

Reflexionar respecto a la naturaleza de la tarea, preguntarnos qué tratamos de llevar a cabo, y por qué motivo, supone dejar de hacer las cosas por inercia, y actuar con inteligencia.

Los aumentos de productividad más fáciles de conseguir, y tal vez los mejores, en este tipo de tareas surgen de la redefinición de la tarea y, especialmente, de la eliminación de lo que no necesita hacerse.

Peter Drucker, comenta que también merece la pena realizarse otras preguntas relacionadas: ¿por qué tarea pagamos? ¿qué valor se supone que agrega esta tarea?

En ocasiones puede parecer obvio pero no siempre está tan claro ni es algo incontrovertible.

En este sentido, el autor comenta como en dos tiendas de una misma empresa respondieron a esta pregunta “ventas” en una y “servicio al cliente” en otra. Posiblemente, ninguna de las dos sea incorrecta y ambas son necesarias, pero los empleados y los encargados deberían tenerlo claro.

¿Qué significa rendimiento: calidad, cantidad o ambas?

Otra reflexión muy interesante a cerca de los trabajos que requieren conocimiento y los que ofrecen servicios es que la atención debe estar enfocada hacia el rendimiento, y el rendimiento puede significar: (1) calidad, (2) cantidad o (3) calidad y cantidad juntas.

Por eso para aumentar la productividad, es necesario pensar a qué categoría de rendimiento pertenece determinado trabajo. Sólo entonces sabremos sobre qué tenemos que trabajar y podremos decidir qué necesita ser analizado, mejorado y cambiado.  

Para acabar este post, quiero ofrecerte dos fragmentos en los que Peter Drucker reflexiona, desde una perspectiva histórica, acerca de la productividad y de cómo fue abordada la misma por otros autores y personalidades influyentes que le precedieron.  

Citas de Peter Drucker

“Frederick Taylor ha sido criticado a menudo por no haber preguntado nunca nada a los trabajadores cuyas tareas él analizaba, sino que era él quien les hablaba. Tampoco Elton Mayo preguntaba jamás; también era él quien hablaba. Ni Marx ni Lenin pensaron alguna vez en preguntar a las masas, tampoco los altos comandantes de las dos guerras mundiales preguntaron a los oficiales subalternos o a los soldados acerca de las armas, los uniformes o la comida. Taylor simplemente compartía la creencia de su época acerca de la sabiduría del experto. Pensaba que los trabajadores y los gerentes eran “bueyes mudos”. Cuarenta años más tarde, Mayo tuvo gran respeto por los administradores y gerentes, pero los trabajadores, pensaba, eran inmaduros e inadaptados y necesitaban la guía experta de un psicólogo”.

“Sin embargo, cuando llegó la Segunda Guerra Mundial, no tuvimos elección: hubo que preguntar a los trabajadores. En las plantas no teníamos ni ingenieros, ni psicólogos, ni capataces; todos estaban uniformados en el frente. Y cuando preguntamos a los trabajadores, nos dimos cuenta, para nuestra inmensa sorpresa, que todavía recuerdo, de que ellos no eran ni bueyes mudos, ni inmaduros ni inadaptados. Sabían bastante sobre los trabajos que estaban haciendo, sobre su lógica y su ritmo, las herramientas, la calidad y mucho más. Preguntarles fue el modo de comenzar a pensar en la productividad y en la calidad”.

Ambos fragmentos los podéis encontrar en la obra Drucker Esencial: Los Desafíos de un Mundo sin Fronteras, una magnífica compilación del pensamiento del autor.

El libro cuenta con más de 800 páginas y se estructura en tres grandes bloques: el individuo, el management y la sociedad. Se publicó un par de años antes del fallecimiento de Peter Drucker, y la verdad es que lo encuentro especialmente indicado para aquellos que, como yo, disfrutan realmente de la lectura pausada y reflexiva.

Es cierto que leer tranquila y relajadamente, no es fácil, con los ajetreados estilos de vida actuales. Pero para quién tenga la oportunidad, creo que es una gran elección. Espero, que lo disfrutéis si tenéis ocasión.

De momento, si quieres, puedes seguir leyendo sobre la productividad del trabajador del conocimiento según Drucker, en este post, o empezar a familiarizarte con el método GTD.

Y recuerda, ¡Aprende, Actúa, Avanza!

Prestar atención a la atención es una práctica conocida habitualmente como atención plena o mindfulness. Hoy vamos a aprender un poco, de la mano de uno de los ingenieros de la época fundacional de Google, y antiguo responsable de GoogleEDU.

Me refiero a Chade Meng Tan, que en 2012 escribió un libro titulado “Busca en tu interior”, cuyo prólogo y prefacio fueron redactados por Daniel Goleman y Jon Kabat Zinn, dos autoridades mundiales en el campo de la inteligencia emocional y la meditación, respectivamente.

Busca en tu interior, Chade Meng Tan

Tal vez os preguntéis ¿por qué?, ¿qué sentido tiene un post sobre mindfulness en un blog sobre productividad y efectividad? Pues mucho.

Cada vez más estudios científicos relacionan positivamente la capacidad para trabajar prestando atención plena a las tareas, con la productividad, la creatividad y la felicidad. 

Y esto, en una época en la que las distracciones vía redes sociales, mail y móvil son cada vez mayores, tiene mucho valor. Porque muchas veces no es posible realizar un trabajo de calidad, sin concentrarse plenamente.

El sencillo ejercicio que os presento en este post lo practican en Google cientos de ingenieros que son bastante escépticos con estas cuestiones intangibles, que no se pueden medir fácilmente. Pero parece que perciben sus beneficios en primera persona y se involucran en ellos. 

El ejercicio de mindfulness que practican en Google

A su nivel más básico, trabajar la atención plena consiste en realizar un sencillo entrenamiento mental que consiste simplemente en centrar la atención en la respiración, y cuyo efecto es una sensación de absoluta relajación. 

Para empezar, basta con efectuar un breve ejercicio de dos minutos, una o dos veces al día. Os contaré cómo se hace.

Es un modelo con cuatro fases en el siguiente orden: (1) intención, (2) atención, (3) distracción, (4) actitud, y después, vuelta al primer paso.

Mindfulness en 4 pasos: intención, atención, distracción y actitud

1. Intención

El proceso comienza pensando en una buena intención para entrenar la atención plena, como aumentar el bienestar y reducir el estrés.

Esta primera parte, por si sola ya tiene efectos beneficiosos, porque cada vez que desarrollamos una intención positiva estamos formando o reforzando un hábito mental.

2. Atención

Después de crear la intención, lo siguiente es centrar la atención en la respiración. Simplemente eso, seguir la respiración. Inspirar, espirar, inspirar, espirar… profunda y tranquilamente.

Chade Meng Tan utiliza la analogía de un centinela que vigila en silencio cómo entra y sale nuestra respiración. Cuando la atención se concentra en la respiración alcanzamos un estado en el que la mente se encuentra tranquila y relajada, incluso podemos sentir que fluimos con nuestra respiración.

3. Distracción

Las primeras veces que practicamos, este estado suele durar únicamente unos segundos. Pronto perdemos la concentración, nos distraemos  y empezamos a fantasear o preocuparnos con algo que nos viene a la mente. 

Una tendencia habitual es quejarse y lamentarse de que se ha perdido la concentración, pero eso es justo lo que no hay que hacer. Es algo natural, sobre todo al principio, y a medida que practiques irás aguantando más tiempo.

4. Actitud

Por eso, la cuarta fase, hace referencia a la actitud tranquila y serena con la que aceptas que te has distraído y enfocas de nuevo la atención en la primera fase, comenzando otra vez el ciclo. 

Este proceso de concentrarse y distraerse, concentrarse y distraerse… puede entenderse como un entrenamiento mental, similar al de flexionar y estirar los bíceps en el gimnasio. 

Cada vez que hacemos una repetición, estamos entrenando los músculos. En el caso de la mente cada vez que hacemos una repetición de concentración y distracción, también estamos entrenándola. 

Recordad, hay cuatro fases, intención, atención, distracción y actitud, y hay dos aspectos muy importantes.

2 claves para practicar bien

-Primero, que no tenéis que forzar la distracción intencionadamente, surgirá de forma natural. Vosotros simplemente concentraos en la respiración el mayor tiempo posible.

-Segundo, cuando surja la distracción es fundamental aceptarlo con toda naturalidad y enfocarlo con una actitud positiva.

¿Cómo y cuándo empezar a practicar?

Si practicáis dos minutos un par de veces al día, por ejemplo, por la noche justo antes de dormir y en algún momento que tengáis dos minutos libres, pronto empezaréis a sentir las mejoras, que se traducen en una mayor sensación de tranquilidad y bienestar a lo largo del día.

Esto es lo que crea un estado propicio para el aumento de la creatividad, la productividad y la felicidad a la que hacíamos referencia al principio.

Se puede realizar el ejercicio con los ojos abiertos o cerrados, por lo que podéis alternar con los ojos cerrados antes de dormir (es posible que acabéis dormidos, porque el ejercicio relaja mucho) y abiertos mientras esperáis el autobús o el metro para ir a trabajar, por ejemplo. 

¿Listos? Pues a practicar.

Y recuerda: Aprende, Actúa, Avanza.  

Al inicio de este libro, Robbins destaca que existen siete características o mecanismos activadores que pueden ayudarte a conseguir el éxito:

7 Mecanismos del Éxito según Tony Robbins

1. Sentir pasión por lo que uno hace.

Esto es fundamental, la pasión es el motivo por el que uno madruga y trabaja hasta altas horas de la noche.

2. Las creencias, son lo que distingue principalmente a quienes destacan en algo.

La profunda convicción en lo que somos y podemos llegar a ser, marca la diferencia, puesto que lo factible es aquello que creemos verdadero, posible o real.

3. La estrategia, la manera de organizar los recursos, dicho de forma muy sencilla por Robbins.

No basta con tener los recursos, además es preciso utilizarlos de modo eficaz. El talento y la ambición necesitan un camino bien orientado.

4. La claridad de los valores.

Los juicios de orden ético, moral y práctico que formulamos a cerca de lo que realmente importa. Lo que está bien y lo que está mal.

5. La energía física y mental.

La entrega total y jubilosa de un Bruce Springsteen, el dinamismo empresarial de Richard Branson o la vitalidad de Isra García. A la excelencia difícilmente se llega paseando a un ritmo demasiado sosegado.

6. El poder de adhesión.

Talento para conectar y establecer relaciones con otras personas, cualesquiera que sean sus orígenes sociales y creencias. Crear lazos y relaciones duraderas de afecto con otros.

7. La habilidad en las comunicaciones con nosotros mismos y con los demás.

Con nosotros mismos porque las personas con éxito han aprendido a aceptar cualquier desafío que les presenta la vida y a comunicar esa experiencia consigo mismo de forma que cambian las cosas a mejor. Superando las adversidades de la vida.

Con los demás porque son capaces de transmitir una visión, una búsqueda, una alegría o una misión. Como los grandes padres, artistas o maestros.

Como te decía al inicio, puedes encontrar estos mecanismos desarrollados en el libro Poder Sin Límites de Tony Robbins. Especialmente el último, la comunicación con nosotros mismos y con los demás.

Es un clásico del desarrollo personal que te permitirá acercarte a la Programación Neurolinguistica (PNL) de forma muy amena, sencilla e inspiradora.

Si quieres, puedes aprender más sobre Tony Robbins en su vídeo, las claves del éxito, subtitulado al castellano.

Un vídeo de unos 35 minutos en los que el autor habla sobre la importancia de progresar y de elevar tus estándares de calidad en lo personal y en lo profesional.

Para ello, la clave está en incorporar rituales, rutinas constructivas a tu día a día, que te ayuden a elevar tus estándares de vida con naturalidad. Tal y como hacen leyendas del deporte como Michael Jordan o Phelps.   

Como podrás ver, en el segundo minuto del vídeo encontrarás una de las ideas que me parecen más auténticas e impactantes:

"El secreto para la verdadera felicidad es progresar en la vida". Tony Robbins

 

Si te parecen interesantes estas cuestiones, también puedes leer nuestro post El Camino hacia el Éxito.

Y recuerda, ¡Aprende, Actúa, Avanza! 

Allí tuvimos la oportunidad de conocer y entrevistar a varios profesionales y ponentes con los que estuvimos compartiendo algunas ideas sobre consecución de objetivos, productividad y gestión de la atención. 

Concretamente, charlamos con Thais Alonso, Óscar Fuente, Helena López-Casares, David Navarro y Cristina Ordóñez.

Desde Éxito y Productividad, queremos agradecerles sinceramente sus intervenciones.

A continuación os contamos brevemente algunas ideas interesantes que surgieron en las conversaciones, y os animamos a ver las entrevistas en nuestro canal de youtube (disculpad que el audio no sea el idóneo, pero es que había mucho ruido de fondo). 

Entrevista a Óscar Fuente

Fundador y director de la IEBSchool.

En nuestra charla, nos comentó que a la hora de organizarnos y conseguir objetivos, lo primero es tener claro cuáles son nuestras metas. Y esto, aunque resulta obvio, se ignora a menudo.   

Muchas veces las empresas no tienen unos objetivos claros.

Y cómo le decían a Alicia en el País de las Maravillas, si no sabes a dónde vas cualquier camino es bueno.  Pero las empresas no deberían ser como Alicia y deberían saber a dónde quieren llegar.

A partir de ahí, es una cuestión de fijarse objetivos a corto, medio y largo plazo y desarrollar los recursos y capacidades que nos puedan permitir llegar a nuestro destino, teniendo claro que la distancia más corta entre dos puntos es la línea recta.

Por último, Óscar nos comentó que, tanto utilizando papel y boli como herramientas digitales, lo importante es tener muy claros un par de KPI´s en formato SMART.

Es decir, indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators) definidos en formato eSpecífico, Medible, Alcanzable, Relevante y acotado en el Tiempo.  

 

Entrevista a Helena López-Casares

Experta en comunicación y liderazgo y autora de siete libros. 

En su ponencia comentó claramente las diferencias entre las tres capas de nuestro cerebro: reptiliano, límbico y neocortex, y de los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro.

Habló de la importancia de la emotividad en nuestras actuaciones diarias y de cómo necesitamos aceptar, afrontar y reconducir los distintos estados emocionales que experimentamos, como la frustración, la pasividad, la motivación o la satisfacción.

En la entrevista nos contó que para conseguir nuestros objetivos lo primero es tener claro si el objetivo es nuestro y lo queremos. 

O si por el contrario, es algo que nos dijeron hace tiempo que era conveniente para tener una vida exitosa. En este sentido Helena considera que es importante que cada uno vaya a por lo que cree que debe ir.

Los objetivos nos tienen que atraer y para eso hay que formularlos en terminología positiva, y plantearlos de forma concreta, ya que en caso contrario no sabemos exactamente qué queremos conseguir. 

Además, los objetivos deben ser realistas, alcanzables y convergentes con nuestros valores y estilo de vida. Y cuando se plantean a largo plazo necesitamos subdividirlos en hitos intermedios que nos permitan celebrar cada vez que subimos un nuevo escalón. 

Entrevista a David Navarro

CEO de Wiquot.

Comenzó su intervención con una interesante analogía entre los emprendedores y las expediciones de los Vikingos en el Mar del Norte.

En una época en la que se pensaba que detrás de una gran ola, podía acabarse la tierra, David utilizó ésta historia para hablar sobre las diferencias entre riesgo e incertidumbre y el actual entorno en el que se mueven las start up.

En la entrevista, nos contó que el principal problema con el que se encuentran los emprendedores para conseguir sus metas, es precisamente que muchas veces no se definen los objetivos, y mucho menos de forma específica y alcanzable. Algo en lo que coincidieron varios de los entrevistados.

Por último, nos comentó que a menudo se pierde el foco, cuando nos perdemos en múltiples tareas diarias, lo que también obstaculiza nuestros progresos.  

Entrevista a Cristina Ordóñez

Fundadora de la plataforma digital creadoresporelmundo.

En su intervención destacó claramente que para crear sitios web y blogs con altas posibilidades de éxito es fundamental proporcionar contenidos de calidad siguiendo el esquema I+U+I: informativo, útil e impactante.

En la entrevista, Cristina nos comentó que para iniciar proyectos y actividades, a ella le ayuda mucho escribir y dibujar. Se apoya en metododos como los árboles para la toma de decisiones, en los que cada rama, plantea distintas alternativas.

Esto le permite tener una visión global de todas las posibilidades, para posteriormente decantarse por las más apropiadas y hacer una lista para priorizar.

Luego toca pasar a la acción, y para ello nos recomienda “prueba y error”, pero lógicamente lo más rápido y barato posible.

¡Muchas gracias a todos por haber participado en nuestras entrevistas, ha sido un placer!

Por último, si te han parecido interesantes las entrevistas y quieres empezar a organizarte, establecer tus objetivos e implantar un método de productividad que te ayude a ello, te recomiendo empezar a leer la serie de 12 post sobre GTD o si lo prefieres puedes echar un vistazo al post de Tony Robbins sobre la importancia de escribir nuestros objetivos y tener claras las razones por las que los queremos conseguir. 

Nos vemos pronto. ¡Y recuerda, Aprende, Actúa, Avanza!

Nos centramos en el modelo de los seis horizontes de enfoque o niveles para revisar tu trabajo, después de ver los dos primeros modelos para orientar la acción en los post anteriores.

Esta es la parte del modelo de GTD que tiende un puente entre el control y la perspectiva.

Se aborda con mayor detenimiento en el libro de David Allen Haz que funcione, publicado en 2008 y traducido al castellano en 2011. Creo que es la evolución y ampliación normal del modelo GTD planteado en 2001, en el que el autor se centraba principalmente en el control, de modo que años después amplía la parte referente a la perspectiva.

Nosotros también abordaremos este bloque en profundidad en otros post, puesto que contribuye mucho a incrementar la eficacia, y a ser eficiente. Es decir, a realizar “las cosas correctas correctamente”, como decía Peter Drucker.

De momento, pensemos que los distintos horizontes de enfoque los podemos asociar a cuando estamos en un avión y vemos la tierra desde distinta perspectiva: en la pista de despegue, a tres mil metros, a seis mil, a nueve mil…

Otra analogía podría ser la idea de “alejarse de los árboles para poder ver el bosque”. La perspectiva cambia cuando vemos el paisaje desde lejos (a quinientos metros, por ejemplo), luego nos acercamos (a cien metros), después entramos en el bosque y a continuación nos situamos frente a un árbol.

Cuando utilizamos los dos modelos anteriores para decidir nuestras acciones en el momento y en el día a día, seleccionamos aquellas que nos acercan más a nuestros principales objetivos y metas a largo plazo.

Aquellas que contribuyen mejor a alcanzar nuestra misión y visión. Siempre y cuando hayamos reflexionado, aclarado y definido estos aspectos en nuestra vida.

Esto me recuerda que Stephen Covey, realiza una reflexión muy interesante a cerca de lo importante que es dedicar unos minutos, de vez en cuando, a volver a leer y pulir la redacción de nuestra misión, visión y objetivos a largo plazo.

Siempre, podemos ir mejorando y adaptando estas ideas a medida que pasa el tiempo. La mejora continua también es aplicable a estas cuestiones.

Se trata de revisar la redacción de nuestros propósitos, reflexionar al respecto y adaptarlos a nuestras motivaciones y circunstancias actuales.

La mayoría de la gente no lo hace y, sin embargo, desperdiciamos horas y horas a lo largo del año en todo tipo de tareas improductivas como discusiones, críticas, quejas, preocupaciones y otro sin fin de pérdidas de tiempo.   

   

Por ello, te sugiero que sigas el consejo de David Allen y Stephen Covey y dediques unos minutos a reflexionar sobre estas cuestiones.

Para ayudarte, te presento brevemente los seis niveles de enfoque, su analogía con el avión a distinta altura, y las cuestiones básicas que incluyen cada una de ellas, según la metodología GTD.

La lógica del modelo es que, cuando estamos centrados y actuamos de forma coherente, emprendemos acciones y abordamos proyectos en nuestras áreas de responsabilidad, para lograr nuestros objetivos a largo plazo, avanzar hacia nuestra visión y materializar nuestra misión (propósito y principios).

 Propósito y principios: perspectiva a 15000 pies

- ¿Por qué soy (propósito) y cómo soy (principios)?

- En el sentido de la naturaleza y calidad de nuestro ser. En el sentido más profundo. Nuestra esencia y razón de ser. 

- Su formato habitual es una declaración de misión. Existo como ser humano para… y ¿cuáles son los principios y valores esenciales que debo conservar por el camino?

Visión: perspectiva a 12000 pies

- ¿Qué aspecto tendrá, cómo sonará, cómo sentiré el éxito a largo plazo?

- ¿Qué te ves haciendo dentro de cinco años?

- Tu forma de vida y tu carrera a varios años vista. Si tuvieras éxito cómo crees que serías y qué estarías haciendo.

Metas y Objetivos: perspectiva a 9000 pies

- ¿Qué quiero conseguir dentro de uno o dos años?

- ¿Cuáles son los compromisos a completar u objetivos a alcanzar?

- Son resultados que se pueden completar y cerrar como hechos.

Áreas de enfoque y responsabilidad: perspectiva a 6000 pies

- Las áreas en las que asumes compromisos contigo y con los tuyos.

- Familia, Amigos, Profesión, Compañeros, Alimentación, Ejercicio. 

 

- ¿Qué tengo que hacer para mantenerme o crecer en cada área?

Proyectos: perspectiva a 3000 pies

- Los resultados a los que puedes llegar en una semana, mes o año y que conllevan más de una acción.

- Una meta en miniatura, algo que puedes tachar como hecho.

- ¿Qué necesito para terminar?

Siguientes pasos: perspectiva desde la pista de despegue

- La acción siguiente, el próximo paso, el siguiente peldaño.

- ¿Qué necesito hacer a diario?

¿Te animas a coger papel y boli (o teclado) y pasar unos minutos planteando la primera versión de tu vida desde 15000 ó 9000 pies de altura?

Si ya tienes una redacción, ¿cuánto hace que no la revisas? 

Por último, ahora que ya hemos finalizado la serie de 12 post introductorios a GTD te animo a empezar a ponerlo en práctica y para ello te recomiendo que leas el post de José Miguel Bolivar sobre los errores habituales al empezar. 

Pero para empezar, y ante todo, es fundamental que tengas siempre muy presente la importancia de fijarte objetivos concretos y por escrito. Y en el caso de aprender a utilizar GTD también. 

¿Cuál es tu objetivo respecto a GTD? ¿realizar un primer acercamiento para conocer su teoría y saber si te interesa implantarlo? ¿profundizar en su aprendizaje y ponerlo en práctica, cada día un poco mejor, desarrollando los hábitos necesarios? ¿encontrar nuevas posibilidades tecnológicas y apps para implantarlo en tu vida? ¿conocer mejor la filosofía subyacente que hay detrás para aplicarlo con mayor facilidad y profundidad?


¡Aprende, Actúa, Avanza!