En este post vamos a finalizar la tercera fase del GTD, es decir, la organización. Para ello, vamos a partir de su relación con la etapa de procesar o aclarar. 

Como podemos ver en la imagen, la última etiqueta de la fase de procesamiento es planificar/proyectar  y se relaciona con la séptima y la octava categoría organizativa.

Esto es algo que no aparece literalmente en los libros de David Allen (me refiero a que la séptima etiqueta de procesamiento sea planificar), pero es algo que, desde mi punto de vista, se puede interpretar razonablemente, aunque no se ponga por escrito explícitamente.

Planificar se asocia a los proyectos. Y por eso vamos a empezar el post haciendo algunas aclaraciones, antes de centrarnos en las categorías organizativas propiamente dichas.

El significado del término “Proyecto” en GTD

Es importante que entiendas que en GTD® un proyecto es un objetivo que quiero conseguir o un resultado que quiero lograr en una semana, un mes o incluso algo más de tiempo. 

Cuando su duración oscila entre uno y dos años, David Allen tiende a denominarlos metas u objetivos, para diferenciarlos de los proyectos.

Así que nos adaptaremos a su terminología para que todos nos entendamos. 

Para asimilar GTD hay que comprender que completar un proyecto es como lograr un objetivo semanal, mensual o trimestral, que necesita varios pasos para completarse. 

Es decir, que la suma de acciones relacionadas entre sí y enfocadas a un objetivo concreto es lo que nos permite cumplir nuestros proyectos.

Es importante que entiendas que para utilizar GTD debes familiarizarte con su terminología, porque necesitas entender el significado que se le da a cada término.

Si no entiendes bien los conceptos, puedes interpretar mal el modelo, como quién no entiende bien un idioma extranjero.  

El concepto de proyecto es uno de los más importantes en GTD y del que se deriva, desde mi punto de vista, una de las ideas más simples y a la vez potentes de la metodología. Es la siguiente:

Tú no ejecutas un proyecto, lo único que puedes ejecutar son las acciones que te llevan a su culminación, al igual que no subes una escalera de cuarenta escalones con un único paso, lo que haces es subir los peldaños de uno en uno. 

Suponiendo que no eres un adolescente que sube los escalones de tres en tres, tú subes un escalón, por cada paso que das.   

Pues bien, esta es la analogía que necesitas entender, para utilizar adecuadamente la metodología.

Cada peldaño que subes es una acción y cuando llegas arriba has culminado el proyecto, gracias a que has subido, todos y cada uno de los escalones.

Proyectos simples: habitualmente denominados "tareas" 

Desde este punto de vista, es lógico pensar que puedes encontrarte con proyectos muy simples integrados por tres o cuatro acciones sencillas y que serían equivalentes a subir hasta un primer piso.  

Un ejemplo de este tipo de proyectos sería poner una estantería en el despacho.

Primero tienes que elegir un modelo (primera acción), luego comprarla y transportarla a la oficina (segunda acción) para posteriormente montar la estantería (tercera acción).

Incluso si la pidieras por internet, y te ahorrases parte del segundo paso, seguirías teniendo un proyecto, muy simple, pero un proyecto según GTD.

Proyectos complejos: a estos ya les solemos llamar "proyecto" 

Evidentemente, en tu vida tendrás también proyectos mucho más extensos y complejos, equivalentes a subir los doscientos escalones que hacen falta para llegar al décimo piso.

Éstos los puedes subdividir a su vez en subproyectos para que te resulten más digeribles. Sería como plantearte llegar hasta el primer piso, luego hasta el segundo y así sucesivamente. 

Respóndete tú mismo ¿los corredores de la vuelta ciclista a España, hacen las veintiuna etapas el mismo día?

Pues no, porque bastante difícil es ya superar algunas de las etapas más duras en los Pirineos, como para hacerlas todas seguidas. Sería inhumano. 

Igualmente cuando redactas un trabajo fin de master, estudias para obtener el Advanced o ejecutas una campaña de marketing, efectúas múltiples acciones pertenecientes a un proyecto más amplio. 

Las categorías organizativas

DOCUMENTO “PROYECTOS”

Como te anticipaba antes, la séptima categoría organizativa sería un documento denominado lista de proyectos.

Contiene únicamente, el título de cada uno de ellos. Cómo el índice de un libro, cuando simplemente indica el título de cada uno de los ocho capítulos. 

Sólo eso, nada más. 

Es decir, un documento de una página que indique el título de cada proyecto: 

-Redactar el trabajo final del master

-Obtener Certificado Advance 

-Diseñar campaña de marketing de primavera 

...

Dedicándole una línea separada a cada uno, como en el ejemplo anterior.  

Por cierto, te anticipo que se han escrito ríos de tinta sobre la mejor forma de redactar objetivos (semanales, mensuales, trimestrales…), es decir, sobre la mejor forma de titular un proyecto.

Entre ellos se encuentra el formato SMART. Pero lo trataremos en otro post para no desviarnos ni extendernos demasiado.

Por ahora quédate con dos ideas.

Primero, que debes intentar ser concreto.

Segundo, que cuando sean proyectos largos, puedes dividirlo en subproyectos más fácilmente manejables a nivel de semana. 

Por ejemplo:

• -Redactar un borrador preliminar del primer capítulo del trabajo fin de master. 
• -Estudiarme treinta verbos irregulares para el Advanced.
• -Ejecutar la siguiente campaña de google ads dentro de mi plan de marketing.

Y como te decía antes redactados en líneas individuales. Una para cada subproyecto.  

¿Y qué hay de ponerle fecha tope? ¿Ayuda o no? Pues te diré que creo que en algunas ocasiones puede ser útil y en otras contraproducente. 

Si le pones fecha tope a todos los proyectos y subproyectos, tienes que asumir que, en el mejor de los casos, te equivocarás al estimar el tiempo necesario para algunos de ellos y eso te puede conducir a tener cinco proyetos (que te van a llevar 5, 7, 8,15 y 20 horas respectivamente, con fecha límite la semana que viene. Y dirás es factible si me esfuerzo mucho, pero es que además de eso surgirán imprevistos y tal vez tengas que atender otros compromisos además de esos cinco proyectos. Y esta situación lo único que hará será agobiarte y estresarte con lo que rendirás menos. 

Y he dicho en el mejor de los casos, porque en muchos casos, ni siquiera nos habremos reparado en que esos cinco proyectos tienen un tiempo estimado de 50 horas que finalmente serán 80.     

Conclusión, lo que hace falta es tener verdadero compromiso con el trabajo, no ponerle una fecha tope mal estimada para suplir esa falta de compromiso. Si ocasionalmente te ayuda, tú mismo. Pero no es lo óptimo. Y menos ponerle fecha tope a todo, hasta lo que no la tiene.  

DOCUMENTO “MATERIAL DE APOYO A PROYECTOS”

Por último, la octava categoría organizativa es un documento titulado material de apoyo a proyectos en el que ubicas todos los detalles, ideas, acciones o cuestiones de interés para avanzar en tus proyectos. 

Recuerda que te será útil realizar al menos un esbozo informal y rápido sobre cuáles serían las principales etapas del proyecto,  a fin de organizarte un poco, física y psicológicamente, ubicándote en el tiempo y plasmando los recursos que necesitarás. 

Si no eres muy amigo de la planificación, intenta por lo menos, garabatear algunas ideas en un papel.

Necesitas saber dónde estás, a dónde vas y por dónde tienes que pasar, aunque sea de modo aproximado, para no ir por ahí dando tumbos.  

Por el contrario, puede ser que te guste planificar los proyectos un poco más formalmente. 

Esto no quiere decir que no seas flexible y no te adaptes a los cambios del entorno, simplemente que te sientes cómodo haciendo un plan inicial antes de empezar. 

Para estos casos, puedes utilizar técnicas como los mapas mentales, la planificación natural de GTD o el poker de planificación propuesto por Jeff Sutherland en Scrum (si el proyecto es en equipo).  

Los diagramas de Gantt, podrían ser útiles para proyectos un poco más extensos. Y los grafos PERT, para proyectos complejos, con una prelación de actividades muy marcada. No obstante, estas técnicas serían más adecuadas para proyectos repetitivos, con tareas, orden de ejecución y plazos conocidos y replicables. Lo que no es muy común actualmente.    

El documento “Material de apoyo a proyectos”, puede tener distinta estructura, extensión y contenidos.

En función de la naturaleza de tus proyectos activos y de tu tendencia (o no) a planificar con cierto detalle, adoptará distintas formas y dimensiones. 

Este documento, puede ser complementado con carpetas de archivo físicas o digitales en los que almacenas informes, reseñas y otros materiales de apoyo relevantes.

Lo importante es que los tengas localizados, delimitados y organizados. 

Yo lo denomino documento, porque aunque tenga archivos adicionales, me gusta tener un documento base en el que aterrizo y doy forma a las ideas que posteriormente configurarán los proyectos.

Por último, hay que recordar que siempre que definas un proyecto en GTD, además de incluir su título en el "documento proyectos", y unos pasos orientativos en el "documento material de apoyo" necesitas hacer una cosa más. ¿Adivinas?

Pues sí. Lo que te falta es apuntar el primer paso que tendrías que dar para avanzar hacia la consecución del proyecto, en el "documento acciones siguientes", que veíamos en el post anterior.  

Para finalizar, si te ha parecido interesante, tengo una buena noticia.

Una vez entendidas estas tres etapas (recopilación, procesamiento y organización) ya conoces gran parte de la teoría que necesitas para comenzar a utilizar GTD a un nivel básico. 

En el próximo post, te enseño lo que debes hacer para mantenerlo actualizado a través de la fase de revisión.

Pero de momento, ya puedes ir montando el sistema (o puliéndolo si ya has ido avanzando previamente). ¿Te animas?

¡Aprende, Actúa, Avanza!