GTD (6/12): Lo tercero es Organizar (II)

GTD Organizar Agenda Calendario Acciones Siguientes

Para completar la fase de organizar en GTD®, además de las tres categorías organizativas vistas en el post anterior (papelera, archivo y documento tal vez, algún día), necesitarás otras cinco categorías para guardar los asuntos que sí requieren acción.

En ellas anotarás los recordatorios referentes a los siguientes pasos, resultados esperados, fechas importantes, acciones que dependen temporalmente de otras personas e información y material de apoyo a proyectos.

Las 3 Categorías Organizativas que SÍ REQUIEREN ACCIÓN.


Continuando con el orden mostrado en la figura, nos encontramos con que la única etiqueta de la fase de procesamiento que no tiene ninguna categoría organizativa asociada es  “hacer”. 

Dado que las acciones que exigían menos de dos minutos ya se hicieron en la fase anterior, no hay que organizarlas.

DOCUMENTO “A LA ESPERA”


La cuarta categoría organizativa sería la derivada de la etiqueta “delegar” y da lugar a un documento titulado “A la espera” en el que recogemos todos los asuntos que hemos encomendado a otras personas y que ahora están en su tejado.

Este documento nos permite tener un inventario de asuntos que nos afectan de forma directa o indirecta, pero cuya responsabilidad sobre el siguiente paso no es nuestra.

De este modo podemos revisar la lista periódicamente, por si tuviéramos que llamar o recordar a alguien que se está retrasando y que habría que ir avanzando o finalizando el asunto en cuestión.  

Los directivos, emprendedores y profesionales con varias personas bajo su responsabilidad pueden tener múltiples asuntos procesados en esta categoría. Pero aunque no sea tu caso, recuerda que también puedes sacarle partido.

En el plano profesional, un freelance, habitualmente está a la espera de que un proveedor le haga un envío, de que un cliente le confirme un pedido o de que la gestoría le envíe un documento solicitado.

Igualmente, cualquier profesional puede estar a la espera de un informe o mail que le ha de enviar un compañero, y en lo personal siempre puedes tener recados, como comprar un regalo, delegados a un familiar o amigo.

Por ello, te recomiendo utilizar esta categoría para no mezclar estos asuntos sobre los que no puedes hacer nada, más allá de recordar o reclamar una respuesta, con aquellos que dependen única y exclusivamente de ti y en los que podrás avanzar en función del contexto en el que te encuentres.    


AGENDA/CALENDARIO


De la etiqueta “aplazar” en la fase de procesamiento, se derivan la quinta y la sexta categoría organizativa. Ambas son el corazón de la organización personal, y las herramientas que revisarás y utilizarás a diario.

Todas son importantes, pero podríamos decir que éstas son las más esenciales. Por ello conviene que aprendas a utilizarlas como sugiere la metodología de GTD®, en lugar de utilizarlas de forma aleatoria.

La quinta categoría organizativa es una agenda de papel o un calendario digital en el que anotar todas las acciones que vas a aplazar y que vas a realizar: 

- Un día y a una hora determinada (asistir a una reunión fijada para el lunes 17 a las 10 horas) 

- Un día concreto a cualquier hora (hablar en persona con un compañero que sólo estará el martes 18 en la oficina y luego viajará durante tres semanas).

- La información importante para un día en concreto (el jueves 20 operan a la madre de un amigo al que te gustaría preguntar qué tal ha ido todo).    

En la agenda/calendario sólo se anotan estos tres tipos de cuestiones porque según esta metodología los recordatorios de las acciones que tienes que efectuar se dividen en dos grupos.

Aquellas que tienes que hacer en un momento o día concreto, y las que simplemente tienen que hacerse lo antes posible (éstas últimas se incorporan al siguiente documento).

DOCUMENTO “ACCIONES SIGUIENTES”


La sexta categoría organizativa es un documento titulado “Acciones Siguientes”. En el que anotamos las próximas acciones individuales, o los siguientes pasos que tenemos que dar para avanzar en un proyecto de varias etapas. 

Para utilizar adecuadamente este documento hay dos cuestiones fundamentales

Primero, anotar exactamente y con precisión la siguiente actividad física visible a realizar, por muy obvia que resulte. 

Esto tiene mucha importancia a nivel subconsciente, dado que en muchos casos no te apetecerá pensar qué es lo siguiente que tienes que hacer. 

Si lo tienes escrito y no tienes que tomar la decisión, procederás a realizarlo más fácilmente

Por ejemplo, puedes tener recopilado en una lista de tareas ambiguas “limpiar trastero” y puede que ese no sea el siguiente paso.

Realmente la siguiente acción es fotografiar los juegos de mesa y la bici que ya no utilizas para subirlos a una app e intentar venderlos por internet.
 
Y puede que luego lo próximo sea preguntar a tu amigo Jorge si va a querer la pecera. Por eso, “limpiar trastero” es algo que tienes pendiente, pero no el siguiente paso. 

En la misma lista de tareas ambiguas puedes tener anotado “cumplimentar el modelo 303 de la declaración del IVA”.

Pero realmente la acción siguiente sería “escribir un mail a determinado proveedor, para reclamarle la factura del 29 de marzo que todavía no me ha enviado”. 

Luego “llamar a mi amiga Ana para que me resuelva una duda concreta sobre cómo cumplimentar una casilla del formulario”. 

Estas son las acciones siguientes que no has especificado y que contribuyen en parte a que el trastero esté sin limpiar y el formulario sin cumplimentar, más allá de que no sean tareas muy motivadoras y que requieran fuerza de voluntad. 

Pero si además tienes cuestiones de este tipo sin aclarar, pondrás otra piedra en el camino.

Como dice José Miguel Bolívar, son tareas ambiguas y poco tachables, expresadas en lenguaje nebuloso, porque todavía no está claro el siguiente paso.      

La segunda cuestión fundamental que debes saber a cerca de las listas de acciones siguientes es que te conviene organizarlas en sub apartados en función del contexto, las herramientas o personas con las que debas estar para realizarlas con mayor eficacia. 

Como categorías básicas puedes fijar Casa, Oficina y Recados dado que no tiene sentido perder tiempo revisando las cosas que tienes pendientes en casa, cuando estas en la oficina o similar.

Espero que te esté resultando interesante.  

Te animo a leer el siguiente post, con el que acabaremos la fase organizar o si lo prefieres puedes consultar el artículo qué significa ser una persona organizada de José Miguel Bolívar.

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!

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