fases GTD
método GTD
productividad GTD
Qué es GTD
significado GTD
¿Qué es GTD? Los fundamentos del sistema de David Allen

Me imagino que muchos habréis oído hablar de David Allen y su sistema de gestión del
flujo de trabajo, Getting Things Done, conocido habitualmente como GTD. En caso contrario, seguid leyendo porque vamos
a ir viéndolo paso a paso.
Es un sistema muy
extendido en el mundo porque es útil,
fácil de emplear y funciona. Por eso se ha difundido por
tantos países, sectores y profesiones.
Es una metodología prácticamente universal, válida para
todas las personas que llevan a cabo lo que Peter Drucker denominó trabajo del conocimiento, y también
para los que efectúan trabajos manuales.
Desde mi punto de vista, GTD es junto con el marco de
trabajo propuesto por Stephen Covey en los Siete hábitos de la gente altamente efectiva y en Primero lo primero, una de las metodologías más completas,
profundas y eficaces que existen para administrar el flujo de tareas en el
ámbito personal y profesional.
En este post, vamos a
hablar brevemente de los fundamentos de GTD y de las etapas que incluye.
Un Salvavidas y unas Alas, por favor

Puede ser que te sientas estresado y tu vida se encuentre por momentos descontrolada.
Si necesitas un salvavidas, ya te anticipo que GTD es uno de los mejores que conozco.
Lo han puesto a prueba millones de personas en todo el mundo durante más de quince años y funciona.
Si necesitas un salvavidas, ya te anticipo que GTD es uno de los mejores que conozco.
Lo han puesto a prueba millones de personas en todo el mundo durante más de quince años y funciona.
Esta metodología puede permitirte pasar del descontrol, la desorganización y el estrés, a un estado más
productivo y relajado, en el que tus actividades
diarias vuelvan a estar bajo control
y más organizadas.
Pero además, puede ampliar
tu perspectiva y permitirte lograr
metas más ambiciosas, estimulantes
y significativas.
Por eso, no es simplemente un “salvavidas” para épocas de
mucho estrés. También es como unas “alas” que te ayudan a volar en las
épocas en las que persigues resultados
superiores, y buscas algo más que sobrevivir.
Daniel Pink, experto en motivación, sostiene que GTD le ha
permitido aumentar exponencialmente su productividad y también su bienestar,
gracias a que es un movimiento genuino y auténtico. Y como él, te aseguro que piensa
mucha gente.
Yo te animo personalmente a probar metodologías testadas en el terreno de la productividad y la organización personal.
Especialmente si te encuentras desbordado y estresado, te recomiendo que adoptes alguna propuesta cuya validez haya sido ampliamente contrastada.
Especialmente si te encuentras desbordado y estresado, te recomiendo que adoptes alguna propuesta cuya validez haya sido ampliamente contrastada.
Una vez que te encuentres a salvo, puedes experimentar y
realizar pequeños cambios y adaptaciones a tus necesidades, si lo ves
conveniente.
No seré yo quien te recomiende ser fanático de una única metodología en particular.
No seré yo quien te recomiende ser fanático de una única metodología en particular.
Pero inicialmente,
creo que GTD® es una muy buena opción para empezar. Por ello, le dedicaré una serie de post, en los próximos meses.
¿Por qué utilizar GTD?

Quiero que entiendas que necesitas comprender el por qué, además del qué y el cómo, para
estar convencido de adoptar una metodología de trabajo como esta.
Este método pretende fomentar
la productividad sin estrés, mediante la consecución de lo que David Allen
denomina “estado de la mente como el
agua”. Un estado en el que uno consigue ser eficaz, y estar relajado al mismo tiempo.
Muchas personas
necesitan ser eficaces para ser felices. Porque conseguir sus metas, es
una de las cuestiones que les aportan
mayor felicidad y sensación de realización personal.
Y por eso es interesante adoptar GTD, porque te permite ser eficaz y productivo, sin
padecer una de las principales enfermedades del siglo XXI: el estrés.
Sácatelo todo
de la cabeza, vuélcalo en un
sistema externo y analízalo con
perspectiva
El mencionado “estado
de la mente como el agua”, se basa
en los siguientes aspectos:
- Si llevas todas las ideas en la
mente, la cabeza no está despejada.
- Necesitas sacarte tus compromisos de
la cabeza y volcarlos en un sistema
externo, completo y fiable, en el que puedas aclarar y organizar tus ideas.
- Cuando sacas de tu cabeza tus preocupaciones y pensamientos, puedes analizarlas
con perspectiva, aclarar tus compromisos
y decidir lo que tienes que hacer para avanzar en
su cumplimiento.
- Una vez que hayas decidido las
acciones a emprender, debes conservar
los recordatorios en un sistema externamente visible (papel, ordenador,
smartphone), que te recuerde lo que necesitas hacer. Sin preocupar a tu
cerebro.
El motivo por el que las
cosas están en tu mente, agobiándote
y estresándote es que:
- No has aclarado exactamente cuál es el resultado que buscas o quieres conseguir.
- No has decidido exactamente cuál es el siguiente paso que debes dar para avanzar.
- No has colocado recordatorios de lo anterior (resultados y
siguientes pasos), en un sistema externo fiable.
También te agobias
por intentar conseguir demasiadas
cosas en muy poco tiempo.
O por dispersarte entre multitud de cuestiones pendientes, en lugar de enfocarte en lo importante.
Y por anteponer la cantidad de tareas a la calidad, ignorando el necesario equilibrio entre ambas…aunque de todo esto ya hablaremos en otro momento.
O por dispersarte entre multitud de cuestiones pendientes, en lugar de enfocarte en lo importante.
Y por anteponer la cantidad de tareas a la calidad, ignorando el necesario equilibrio entre ambas…aunque de todo esto ya hablaremos en otro momento.
GTD: un sistema de gestión del flujo de trabajo integral

Debes saber
que GTD es un sistema de gestión de
la energía y la atención, más que de gestión del tiempo. Y se entiende mejor como herramienta de administración del flujo
de trabajo, que como simple
herramienta de organización.
Esta última, la
organización, es sólo una de las etapas necesarias para mantener bajo
control tu actividad personal y profesional.
Implantar GTD en tu vida, implica
modificar la forma que tenías de hacer las cosas hasta ahora. Requiere cambiar hábitos, lo cual exige
esfuerzo.
Supongo que
ya sabrás que cambiar nuestros
hábitos es una de las cuestiones a menudo más recomendables pero también
más difíciles.
Por eso, te sugiero ir poco a poco, practicando los consejos que te iré dando en las próximas publicaciones.
Por eso, te sugiero ir poco a poco, practicando los consejos que te iré dando en las próximas publicaciones.
Ya te anticipo que la
metodología es muy sencilla desde un punto de vista teórico. Si le añades un poco de fuerza de voluntad, seguro que
la empezarás a poner en práctica pronto.
Además, creo que en cuanto lo pruebes, quedarás convencido
de su utilidad y harás lo posible por mantenerlo como estándar operativo.
GTD: Las cinco fases para conseguir el control

El proceso mediante el cual se aplica GTD se fundamenta en cinco pasos para gestionar el flujo de
trabajo, y se puede aplicar tanto a cuestiones personales como profesionales de
forma integrada.
En este sistema se considera “trabajo” todo aquello que tenemos pendiente y en lo que queremos avanzar.
En este sistema se considera “trabajo” todo aquello que tenemos pendiente y en lo que queremos avanzar.
Recopilar o capturar
El primer paso es
recopilar todos los asuntos pendientes o incompletos, sacándolos de nuestra cabeza e incorporándolos a un sistema externo (anotándolos
en papel, en el ordenador o en el Smartphone).
Procesar o aclarar
El segundo es procesar, aclarando el significado de cada uno de los asuntos que hemos
recopilado previamente, lo que nos permite organizarlos posteriormente.
Procesar o aclarar, significa responder a una serie de preguntas que nos permiten transformar un asunto ambiguo en un asunto concreto. Algunas de estas preguntas son ¿qué significa este asunto para mí? ¿necesito actuar al respecto? ¿de inmediato o puede esperar? ¿debo hacerlo yo?
Existen un conjunto de preguntas definidas al respecto. No son las preguntas que cada uno considere, y las veremos en futuros post.
Organizar es el tercer paso, y está estrechamente relacionado con el anterior.
Una vez que hemos aclarado el significado de cada asunto y lo hemos concretado, lo ubicamos en una de las ocho categorías organizativas, donde podremos consultarlo, revisarlo o actuar sobre él, cuando sea necesario.
Procesar o aclarar, significa responder a una serie de preguntas que nos permiten transformar un asunto ambiguo en un asunto concreto. Algunas de estas preguntas son ¿qué significa este asunto para mí? ¿necesito actuar al respecto? ¿de inmediato o puede esperar? ¿debo hacerlo yo?
Existen un conjunto de preguntas definidas al respecto. No son las preguntas que cada uno considere, y las veremos en futuros post.
Organizar
Organizar es el tercer paso, y está estrechamente relacionado con el anterior.
Una vez que hemos aclarado el significado de cada asunto y lo hemos concretado, lo ubicamos en una de las ocho categorías organizativas, donde podremos consultarlo, revisarlo o actuar sobre él, cuando sea necesario.
Revisar o reflexionar
En cuarto lugar, revisamos y mantenemos actualizado el sistema a distintos niveles y en distintos horizontes temporales, semanalmente y a diario, para que esté al día y resulte de utilidad.
Si no lo hiciéramos pronto se quedarían obsoletas las acciones, los proyectos y el resto de asuntos ubicados en cada categoría organizativa.
Si no lo hiciéramos pronto se quedarían obsoletas las acciones, los proyectos y el resto de asuntos ubicados en cada categoría organizativa.
Actuar
En quinto lugar actuamos. Decidimos las mejores acciones a efectuar en cada momento, y las llevamos a cabo, en
función del tiempo, la energía y
el contexto en que nos encontremos,
entre otros factores.
La calidad de la gestión del flujo de trabajo, según David Allen
Tal y como sostiene David Allen “La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan
buena como la del eslabón más débil de esta cadena” por ello todos los pasos deben estar integrados
y apoyados por unas normas coherentes.
Por eso, es muy recomendable, incluso necesario, separar estas fases a medida que avanza el
día. Hay momentos en los que estás más preparado para recopilar y
otros en los que necesitas procesar y organizar lo recopilado.
De forma similar, hay momentos en los que necesitas revisar
y actualizar tu sistema, para confiar en él, y otros en los que necesitas
ponerte a avanzar en acciones concretas recogidas en tus listas y categorías
organizativas.
A menudo los
profesionales no tienen éxito organizándose porque intentan llevar a cabo los
cinco pasos a la vez. Mucha gente se pone a elaborar una
lista, intentando recopilar las cosas más importantes, tratando de ordenar sus
prioridades y las secuencias, sin definir
claramente las acciones que se han llevar a cabo.
Por último, quiero comentarte que junto a estos cinco pasos para lograr el control,
Allen propone otros seis niveles de enfoque para aumentar la perspectiva. Algo que también veremos en un
futuro y que explica muy bien Paz Garde.
Creo que entender estos aspectos, e integrarlos con perspectiva junto a los cinco pasos para lograr el control, es
fundamental para asimilar verdaderamente la filosofía GTD.
Por otro lado, si te sientes cómodo leyendo en inglés te recomiendo echarle un vistazo a la web oficial de Getting Things Done.
Y ante todo, recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!
Por otro lado, si te sientes cómodo leyendo en inglés te recomiendo echarle un vistazo a la web oficial de Getting Things Done.
Y ante todo, recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!
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