Infografías de GTD, Scrum, Sprint, La Semana y Primero lo Primero

Hoy, vamos a representar con infografías cinco métodos de productividad y/o emprendimiento: SPRINT, SCRUM, LA SEMANA, GTD Y PRIMERO LO PRIMERO.

Además, acompañaremos cada infografía con una breve explicación. 

5 MÉTODOS DE PRODUCTIVIDAD Y/O EMPRENDIMIENTO


Los dos primeros, Sprint y Scrum, son métodos y filosofías de productividad emprendedora, que están orientadas al desarrollo ágil de productos y servicios.

Los dos últimos, GTD y Primero lo Primero, son métodos y filosofías de productividad personal y profesional.  

En el medio he situado la propuesta de Tim Ferriss, en La semana laboral de 4 horas, orientada a diseñar un estilo de vida emprendedor y productivo.  

Creo que contemplarlas todas juntas, ayuda a ser creativo, plantear nuevas posibilidades y puede servirte de base para crear tus propios sistemas como aconseja Isra García

Buscar similitudes y diferencias, y reflexionar respecto a para qué, cuándo y bajo que enfoque son útiles o aplicables cada una de ellas, puede ayudarte en tu proceso de crecimiento.  

Y también desarrollará tu capacidad de crítica constructiva. ¡Así que vamos allá!

SPRINT: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN


Sprint es un método para resolver problemas y testar ideas en cinco días.

Lo creo Jake Knapp en Google, dónde se utilizó en proyectos como Chrome, Gmail o Google Search, entre otros. 

Posteriormente, en Google Ventures, se unieron a él Braden Kowitz, John Zeratsky y otros colaboradores y llevaron a cabo más de 100 Sprints en empresas y startups de distintos sectores. 

Y resultado de esta experiencia, han publicado el libro Sprint.  

El método intenta responder a preguntas como:

¿Cuáles son las prioridades y por dónde empezar?
¿Cuántas reuniones serán necesarias para encontrar la solución más adecuada?

Para ello, se parte de un desafío, se crea un equipo y se despeja la agenda durante una semana. El objetivo, es empezar el sprint el lunes y acabarlo el viernes.

Se trabaja en un horario de 10 a 17 horas con una hora para comer, un descanso a media mañana y otro a media tarde. Una jornada de 6 horas al día, efectivas.   

Como decíamos, primero se busca un desafió (problema, idea, proyecto), se crea un equipo y se encuentra el tiempo y el espacio para llevarlo a cabo.

Infografías GTD Scrum Sprint Emprendimiento Productividad

Lunes


Por la mañana se fija una meta y se crea un mapa del desafío.

Por la tarde, los expertos de la empresa aportan su opinión y sus conocimientos.

Luego se elige un objetivo importante y ambicioso. Pero que se pueda manejar y solucionar en una semana.

Martes


Por la mañana, se revisan las ideas existentes, mezclándolas y mejorándolas.

Por la tarde, cada persona realiza un boceto, enfatizando el pensamiento crítico.

Miércoles


Al comenzar el día, el equipo tiene varias soluciones, pero no puede hacer un prototipo y probarlas todas.

Por ello, por la mañana se evalúa cada solución y se elige las que tienen más probabilidades de lograr la meta.

Por la tarde, se crean bocetos con las propuestas ganadoras y un guion gráfico: un plan detallado, paso a paso, para dar forma al prototipo.

Jueves


Es el día en que realmente se convierte el guion gráfico en un prototipo realista, con una mentalidad, una estrategia y unas herramientas que permiten construir un prototipo en siete horas.

Se trata de construir una fachada en lugar de algo real. Como en los decorados de las películas del Oeste, en las que no se construía un pueblo entero, real. Se construía un decorado.

La idea no es construir un prototipo perfecto. Porque llevaría semanas y retrasaría el proceso de aprendizaje. Además, tras varias semanas, el equipo sentiría más apego por el prototipo y estaría menos dispuesto a aprender de los clientes y corregir errores.

Después de un día, el equipo está preparado para recibir críticas. Después de tres meses, puede estar comprometido con el proyecto o incluso enamorado de la idea.  

Viernes


Es el día de entrevistar a cinco clientes y aprender, observando cómo reaccionan ante el prototipo.

Se utilizan cinco entrevistas debido a que Jakob Nielsen descubrió que con este número, pueden identificarse el 85% de los problemas

Es una idea similar a la Ley de Pareto (principio 80/20), asumiendo que con el 20% de las entrevistas (5 en concreto) obtendríamos aproximadamente el 80% del conocimiento relevante. De modo, que en lugar de hacer 25 entrevistas, realizamos sólo 5.  

Se parte de la base de que el equipo que observa unido, aprende unido. Todos observan las entrevistas desde fuera, en silencio y tomando notas.

Después de las entrevistas, se realiza una reunión de equipo, en la que se extraen aprendizajes y conclusiones para saber si seguir adelante (o no) y cómo. 

La filosofía subyacente a Sprint, se encuentra en la línea de Lean Startup de Eric Ries, quién ha escrito una de las tres reseñas de la contraportada del libro.

Las otras dos corren a cargo de Evan Williams, fundador de Twitter, y Beth Comstock, vicepresidenta de General Electric.

Puedes saber más sobre este método en la presentación de los autores del libro en Talks at Google o en este resumen animado de ocho minutos.

SCRUM: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN


Scrum, es un sistema desarrollado por Jeff Sutherland y Ken Schwaber, a partir de su experiencia empresarial y académica.

Por un lado, se basaron en un artículo publicado en la Harvard Business Review, por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka.

El artículo titulado The New Product Development Game, proponía un desarrollo de producto simultáneo, rápido y flexible.

En este trabajo, Nonaka y Takeuchi asemejaban el funcionamiento de los equipos exitosos, en el desarrollo de productos, a una jugada de Rugby denominada Scrum.

En esta jugada los miembros del equipo se pasan la pelota, unos a otros, mientras avanzan como una unidad, por el campo.

Dos años más tarde, Jeff Sutherland y Ken Schwaber crearon el proceso de desarrollo del Scrum, basándose en los principios PDCA: plan, do, check, act.

Es decir, planificar, hacer, comprobar y actuar. Sistema, que adoptaron a su vez de Edwards Deming, precursor de la mejora continua (kaizen) y los sistemas de gestión de la calidad total.   

Incialmente, estaba pensado para el desarrollo de software, pero se ha utilizado también en otros tipos de trabajo del conocimiento como periodismo, diseño, marketing…

En scrum hay 3 roles


-Responsable de producto. Es el responsable del backlog, definiendo qué trabajo debe hacerse y en qué orden

-Scrum Master. Ayuda al equipo a descubrir cómo hacer mejor el trabajo

-Miembro del equipo. En scrum, el equipo se conforma preferiblemente con miembros autónomos, multidisciplinares, con sentido del propósito y con un tamaño de entre 5 y 9 personas.

Entre todos, llevan a cabo el proceso del Scrum.  

El proceso del SCRUM


Este proceso se basa en realizar un sprint, al final del cual se entrega una versión del producto, que el usuario pueda utilizar.



Para ello nos basamos, entre otros, en:    

Requerimientos del cliente


Se trata de definir al personaje (usuario, cliente o persona) que va a utilizar lo que el equipo está creando. Y saber qué necesita. Para que el trabajo tenga significado y resulte motivador.
Para ello, se crean historias, basadas en ¿para qué y para quién se hace lo que se hace?

Lista de pendientes del Producto (Product Backlog)


Elaborar una lista con todas las cosas que hay que hacer en un proyecto (para conseguir un producto final) y luego ordenarlas en función de su prioridad. Pensar en lo realmente importante y trabajar en ello primero.

Con la filosofía de la mejora continua y el refinamiento, una lista de producto permanece abierta y viva. Siempre, se podrán realizar mejoras y ampliaciones, a medida que cambie el mercado, las necesidades o la tecnología.

Siempre, se puede mejorar y evolucionar el producto. Pero obviamente, siendo idealistas, el número de mejoras sería ilimitado y el tiempo y recursos necesarios también.

¿Por dónde se recorta si hay problemas de tiempo o de presupuesto? Por el final de la lista.

Por ello, los atributos y funcionalidades del producto se ordenan, en la product backlog, de mayor a menor prioridad, en función del valor que aportan al cliente. Y las mejoras concretas que se van a implantar en el siguiente periodo de tiempo, se incluyen en la sprint backlog, como vemos a continuación.

Lista de pendientes del Sprint (Sprint Backlog)

El sprint es el elemento esencial del scrum. Pero hay que matizar, que los sprints que se utilizan en scrum, no son exactamente iguales que los que planteaba Jake Knapp en el método anterior.

Scrum, es un sistema que surgió en la década de los noventa y se ha ido perfeccionando y consolidando. El sprint concreto que propone Jake Knapp, comparte la filosofía del desarrollo agil, pero es más reciente y tiene unas características propias.  

En el sprint backlog, definimos las tareas que hay que llevar a cabo durante el tiempo que dure un sprint (por ejemplo, dos semanas). En este caso, los sprints no tienen una duración fija, aunque se establece un máximo de un mes. 

Una vez finalizado el sprint, deberíamos tener listas las características del producto, que nos habíamos propuesto.

Se trataría de construir un prototipo o producto mínimo viable que el cliente pueda utilizar y valorar. Es lo que en el gráfico se denomina incremento (increment).

Sobre este incremento el cliente pueda aportar feedback. Para que el equipo sepa cómo seguir trabajando, en la dirección correcta, para aportar más valor. 

Antes del sprint, se lleva a cabo una planificación y posteriormente una revisión. Que son muy importantes, pero que no abordaremos aquí para no extendernos más. 

Reunión Diaria (Daily Scrum)

Todos los días, a poder ser en el mismo sitio y a la misma hora, se celebra una breve reunión, en la que el equipo se mantiene informado, coordinado y enfocado

En quince minutos, el Scrum Master pregunta a cada miembro del equipo tres cosas:

-¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a finalizar el sprint?
-¿Qué vas a hacer mañana para ayudar al equipo a finalizar el sprint?
-¿Qué obstáculos se interponen en la trayectoria del equipo y nos retrasan?

Producto entregable (Increment)


Al final de cada sprint, se entrega un producto con funcionalidades que los usuarios e interesados puedan utilizar.

Acabado el sprint, y antes de empezar el siguiente, lo más importante es averiguar ¿qué nos está impidiendo ir más rápido y avanzar?

En definitiva, como dice Jeff Sutherland:  

En scrum, cuando se inicia un proyecto, cada cierto tiempo, se revisa si lo que se está haciendo apunta en la buena dirección y si es lo que realmente quieren los usuarios o los clientes. Es una forma de tratar de mejorar lo que se está haciendo, hacerlo mejor y más rápido, tratando de eliminar las barreras que obstaculizan el progreso.

Scrum, se basa en ir generando versiones operativas de un producto o servicio, en ciclos cortos, por ejemplo, tres semanas. Lo que facilita el feedback temprano, para eliminar errores y esfuerzos innecesarios, para desarrollar características que el cliente o usuario no valora. 

LA SEMANA LABORAL DE 4 HORAS: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN


La semana laboral de 4 horas es el título del best seller escrito por Tim Ferriss.

Concretamente, el que le hizo saltar a la fama, después de haber sido rechazado por 26 de los 27 editores a los que fue enviado.

La propuesta se basa en diseñar un estilo de vida emprendedor, que te permita viajar por el mundo y tomarte pequeñas y frecuentes vacaciones durante toda tu vida.

A estas se las denomina mini jubilaciones. Y parten de la base de que podría existir una alternativa a pasarse toda la vida trabajando, y esperar a la jubilación, para hacer los viajes y las cosas que nos hubiera gustado hacer antes.

Para diseñar un estilo de vida, según este emprendedor, hay que pasar por cuatro fases: definición, eliminación, automatización y  liberación, dando lugar al acrónimo DEAL.

4 Fases para diseñar un estilo de vida


Los emprendedores las aplicarán en el orden DEAL y los empleados por cuenta ajena en el orden DELA.

Una advertencia personal, antes de leer el libro.

Partiendo de la base de que si haces lo mismo de siempre, obtendrás los mismos resultados de siempre, es obvio que para adoptar un método de vida distinto, necesitas una visión diferente y estar dispuesto a hacer cosas distintas.

Pues bien, multiplica tu disposición a hacer cambios y cosas distintas, por diez, y empezarás a hacerte una idea de lo que propone el libro. 

Porque te aseguro, que no conseguirás ni la mitad de los beneficios que propone Tim Ferriss, a no ser que estés dispuesto a cambiar, mucho, mucho, mucho.

No te hagas ilusiones sobre grandes cambios en los resultados, si no estás dispuesto a realizar cambios radicales y valientes en el estilo de vida.

Aun así, es una lectura original, que deja volar tu imaginación y te dará pistas de lo podrías llegar a hacer, cuando desarrolles el ingenio y la valentía suficientes. 

Si soñar, no te frustra, te recomiendo leer el libro. Si además, eres valiente y estás dispuesto a hacer cambios, te lo recomiendo con mayor motivo.

Definición


La definición consiste en introducir reglas y objetivos distintos para el juego de la vida y erradicar algunos supuestos frustrantes.

Consiste en cuestionarse todo lo comúnmente aceptado como cierto, identificar nuestros miedos, sacudirnos la parálisis y ser directos.

Todo ello, para poder definir exactamente, pero desde otro prisma, cómo queremos que sea nuestra vida, y qué necesitamos conseguir para cumplirlo, en términos de tiempo y de dinero.

Eliminación


Esta parte se basa en suprimir todo aquello que no sea necesario en nuestro estilo de vida.
Después de analizarlo desde una perspectiva minimalista, sobran muchas cosas y desperdiciamos el tiempo en muchas otras.

A veces es culpa nuestra, y otras es culpa de nuestros jefes. Pero sea como fuere hay que actuar, para solucionarlo. Al menos, si quieres implantar el estilo de vida propuesto.

En esta parte Tim Ferriss se apoya en la Ley de Pareto o principio 80/20 y en la Ley de Parkinson, tal y como vimos en un post anterior.

Para ayudarnos a eliminar lo superfluo, el autor plantea conceptos como cultivar la ignorancia selectiva, abrazar la dieta hipoinformativa y hacer caso omiso de lo accesorio.  

De esta etapa se extrae el primer ingrediente para el diseño de vida: el tiempo.

Automatización


Se trata de conseguir ingresos en piloto automático utilizando la externalización, el arbitraje geográfico y las normas de no decisión.

Para obtener ingresos en piloto automático necesitarás buscar a tu musa, probar a tu musa y obtener un MBA, un tanto peculiar. Un Master en Beneficios por Ausencia.

De esta etapa se obtiene el segundo ingrediente para el diseño de vida: los ingresos.

Liberación


Para la mayoría, esta es la mejor parte. Pero para llegar deberás haber dado, al menos, los dos primeros pasos con valentía.

Aquí se trata de escaparse de la oficina, formatear tu trabajo, viajar lo que consideres oportuno y llenar el vació.

Sí, efectivamente has oído leído bien, he dicho “llenar el vacío”. El que se genera una vez que tu vida ha cambiado, tienes más tiempo disponible y más dinero. 

¿Qué puedes hacer en este momento?

Infinidad de cosas, y entre ellas, seguir disfrutando y aprendiendo. Para ello, puedes leer El Elemento, de Ken Robinson.

Un libro que ya te he recomendado en otras ocasiones, pero que en un momento de tu vida en el que tengas tiempo y dinero, te abrirá mucho la mente. 

PRIMERO LO PRIMERO: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN


Primero lo primero, es el tercero de Los siete hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. 

Tras la publicación de los siete hábitos, el autor y su obra adquirieron gran repercusión a nivel internacional.

No obstante, indagaron cuál de los siete hábitos le costaba más implantar a la gente y encontraron que era el tercero, consistente en establecer primero lo primero.

El tercer hábito de Stephen Covey, mereció un libro propio 


Este hábito parte de la matriz de Eisenhower que divide las tareas en cuatro cuadrantes en función de dos dimensiones: la importancia y la urgencia.



Stephen Covey propone que la clave está en tener muy presente las actividades poco urgentes, pero muy importantes del cuadrante II.

Es fundamental tenerlas en cuenta a la hora de diseñar nuestro estilo de vida, en torno a nuestra misión y nuestros roles

Pero es igualmente importante, tenerlas muy presentes a la hora de establecer las metas, los planes de acción y las prioridades diarias y semanales.  

Para ello, el autor propone un modelo con cinco niveles de perspectiva, con ciertas similitudes con el propuesto por David Allen en Haz que funcione, basado en seis niveles.



Por ejemplo, en los niveles superiores uno habla de misión y visión, y otro, de propósito, principios y visión.

Descendiendo un poco, uno habla de identificar los roles en los que asumimos responsabilidades y compromisos en la vida. Otro habla de áreas de enfoque y responsabilidad.

En los niveles inferiores, uno plantea crear un marco de toma de decisiones para la semana y ejercer la integridad en el momento de la elección.

Otro se centra en definir los proyectos en los que vamos a avanzar durante la semana, gracias a las acciones siguientes que definimos en la pista de despegue. 

Perspectiva desde arriba hacia abajo


La principal diferencia es que Stephen Covey define la perspectiva desde arriba hacia abajo y David Allen, lo hace desde abajo hacia arriba.

Concretamente, David Allen parte de la idea de que primero logramos el control en nuestra vida, especialmente a nivel de acciones siguientes y proyectos. Y luego ampliamos la perspectiva a niveles superiores. 

Y esto se debe, a que en el modelo de Allen queda muy marcada la división entre control y perspectiva, mientras que el de Covey esta distinción en concreto no se hace.

Una opinión muy personal es que, en lo referente al control, la flexibilidad y adaptabilidad que permite el sistema de Allen, posiblemente se adapten mejor al contexto actual.

Y me refiero en concreto a las cinco fases para obtener el control, frente a los dos niveles “asemejables” que propone Covey.

Actualmente, la versatilidad y las posibilidades de elección que proporcionan los proyectos y las acciones siguientes definidas por contexto (Allen), puede que resulten más útiles, que crear un marco de toma de decisiones para la semana, trasladando las metas a un plan de acción. Y posteriormente ejercer integridad a la hora de elegir (Covey).

Sin embargo,  yo valoraría también, algunas de las ideas que se encuentran escondidas en los niveles inferiores de Primero lo Primero.  

Por otro lado, y también desde un planteamiento muy personal, creo que en los niveles superiores de perspectiva, el modelo de Covey está un punto por encima del de Allen.

Ambos, son trabajos realizados por autores muy consolidados. En momentos de su vida en los que ya contaban con más de 20 años de experiencia profesional en el campo de la efectividad y la productividad.  

Pero desde mi punto de vista, la profundidad reflexiva y la capacidad inspiradora que tiene Stephen Covey, al que algunos han llamado el Sócrates americano, va un poco más allá. 

De hecho, el reloj y la brújula, que aparecen en nuestro logo, se deben en gran medida, a la distinción realizada en Primero lo Primero, entre el cronos y el kairos

GTD: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN


En esta publicación, simplemente te voy a recordar que en GTD®, tal y como lo plantea David Allen en Haz que funcione, tenemos cinco fases para logar el control y seis niveles para enfocar la perspectiva.


Las cinco fases para lograr el control con GTD® son: capturar, aclarar, organizar, revisar y actuar.
Los seis niveles para enfocar la perspectiva, desde abajo hacia arriba son: acciones siguientes, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión, propósito y principios.


No obstante, como ya las hemos abordado en otras ocasiones, te remito aquí para el control o aquí para la perspectiva. En lo que se refiere a nuestro blog.

Por otro lado, en los blogs de José Miguel Bolívar, Jerónimo Sánchez, Paz Garde, Jordi Sánchez, Jesús Serrano o Francisco Sáez, entre otros, podrás encontrar más información sobre este método, que sin duda, es de mis favoritos.   

En definitiva, espero que este post te haya gustado, y te haya ofrecido posibilidades interesantes de lectura.

Porque como decía Isra García, si quieres crecer de verdad, necesitas leer libros, además de blogs y artículos

¡Aprende, Actúa, Avanza!


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2 comentarios

  1. Todo el equipo de ventas de CornerJob hemos salido muy contentos con la formación del curso de GTD. Sin duda que pondremos en práctica todos los conocimientos adquiridos tanto en el terreno profesional como personal. Gracias Pablo! :)

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  2. Excelete Post me gusta el metodo GTD y voy a aplicarlos, queria saber que metodo es mejor para la gestion de proyectos de infraestructura el scrum o el PMIbook, grcias

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