Infografías de GTD, Scrum, Sprint, La Semana y Primero lo Primero
mayo 17, 2017Hoy, vamos a representar con infografías cinco métodos de productividad y/o emprendimiento: SPRINT, SCRUM, LA SEMANA, GTD Y PRIMERO LO P...
Hoy, vamos a representar
con infografías cinco métodos
de productividad y/o emprendimiento:
SPRINT, SCRUM, LA SEMANA, GTD Y PRIMERO LO PRIMERO.
Además, acompañaremos
cada infografía con una breve
explicación.
5 MÉTODOS DE PRODUCTIVIDAD Y/O EMPRENDIMIENTO
Los dos primeros, Sprint
y Scrum, son métodos y filosofías de
productividad emprendedora, que están orientadas al desarrollo ágil de productos y servicios.
Los dos últimos, GTD y
Primero lo Primero, son métodos y filosofías de productividad personal y profesional.
En el medio he situado la propuesta de Tim Ferriss, en La
semana laboral de 4 horas, orientada a diseñar un estilo de vida emprendedor y productivo.
Creo que contemplarlas
todas juntas, ayuda a ser creativo, plantear nuevas posibilidades y puede
servirte de base para crear tus propios
sistemas como aconseja Isra García en su libro Ultraproductividad.
Buscar similitudes y diferencias, y reflexionar respecto a
para qué, cuándo y bajo que enfoque son útiles o aplicables cada una de ellas,
puede ayudarte en tu proceso de crecimiento.
Y también desarrollará
tu capacidad de crítica constructiva. ¡Así que vamos allá!
SPRINT: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN
Sprint es un método para
resolver problemas y testar ideas en cinco días.
Lo creo Jake Knapp en
Google, dónde se utilizó en
proyectos como Chrome, Gmail o Google Search, entre otros.
Posteriormente, en Google
Ventures, se unieron a él Braden
Kowitz, John Zeratsky y otros colaboradores y llevaron a cabo más de 100 Sprints en empresas y
startups de distintos sectores.
Y resultado de
esta experiencia, han publicado el libro
Sprint.
El método intenta responder a preguntas como:
¿Cuáles son las
prioridades y por dónde empezar?
¿Cuántas reuniones
serán necesarias para encontrar la solución más adecuada?
Para ello, se parte de
un desafío, se crea un equipo y se despeja la agenda durante una semana. El objetivo, es empezar el
sprint el lunes y acabarlo el viernes.
Se trabaja en un horario
de 10 a 17 horas con una hora para comer, un descanso a media mañana y otro
a media tarde. Una jornada de 6 horas al día, efectivas.
Como decíamos, primero se
busca un desafió (problema, idea, proyecto), se crea un equipo y se encuentra el tiempo y el espacio para llevarlo a cabo.
Lunes
Por la mañana se fija una meta y se crea un mapa del
desafío.
Por la tarde, los expertos
de la empresa aportan su opinión y
sus conocimientos.
Luego se elige un objetivo
importante y ambicioso. Pero que se
pueda manejar y solucionar en una semana.
Martes
Por la mañana, se revisan las ideas existentes, mezclándolas y mejorándolas.
Por la tarde, cada
persona realiza un boceto, enfatizando el pensamiento crítico.
Miércoles
Al comenzar el día, el equipo tiene varias soluciones, pero
no puede hacer un prototipo y probarlas todas.
Por ello, por la mañana se
evalúa cada solución y se elige las que tienen más probabilidades de lograr
la meta.
Por la tarde, se
crean bocetos con las propuestas ganadoras y un guion gráfico: un plan
detallado, paso a paso, para dar forma al prototipo.
Jueves
Es el día en que realmente se convierte el guion gráfico en un prototipo realista, con una mentalidad, una estrategia y unas herramientas
que permiten construir un prototipo en siete horas.
Se trata de construir
una fachada en lugar de algo real. Como
en los decorados de las películas
del Oeste, en las que no se construía un pueblo entero, real. Se construía
un decorado.
La idea no es
construir un prototipo perfecto. Porque llevaría semanas y retrasaría el
proceso de aprendizaje. Además, tras varias semanas, el equipo sentiría más
apego por el prototipo y estaría menos dispuesto a aprender de los clientes y
corregir errores.
Después de un día, el
equipo está preparado para recibir críticas. Después de tres meses, puede
estar comprometido con el proyecto o incluso enamorado de la idea.
Viernes
Es el día de entrevistar
a cinco clientes y aprender, observando
cómo reaccionan ante el prototipo.
Se utilizan cinco
entrevistas debido a que Jakob Nielsen descubrió que con este número,
pueden identificarse el 85% de los
problemas.
Es una idea similar a la Ley de Pareto (principio 80/20), asumiendo
que con el 20% de las entrevistas (5 en concreto) obtendríamos aproximadamente
el 80% del conocimiento relevante. De modo, que en lugar de hacer 25
entrevistas, realizamos sólo 5.
Se parte de la base de que el equipo que observa unido, aprende unido. Todos observan las entrevistas desde fuera, en silencio y tomando notas.
Después de las
entrevistas, se realiza una reunión de
equipo, en la que se extraen aprendizajes
y conclusiones para saber si seguir adelante (o no) y cómo.
La filosofía
subyacente a Sprint, se encuentra en la línea de Lean Startup de Eric
Ries, quién ha escrito una de las tres reseñas de la contraportada del libro.
Las otras dos
corren a cargo de Evan Williams, fundador
de Twitter, y Beth Comstock, vicepresidenta de General Electric.
Puedes saber más sobre este método en la presentación de los autores del libro en Talks at Google o en este resumen animado de ocho minutos.
Puedes saber más sobre este método en la presentación de los autores del libro en Talks at Google o en este resumen animado de ocho minutos.
SCRUM: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN
Scrum, es un sistema desarrollado por Jeff Sutherland y Ken Schwaber, a partir de su experiencia
empresarial y académica.
Por un lado, se
basaron en un artículo publicado en la Harvard Business Review, por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka.
El artículo titulado The
New Product Development Game, proponía un desarrollo de producto simultáneo,
rápido y flexible.
En este trabajo, Nonaka
y Takeuchi asemejaban el funcionamiento de los equipos exitosos, en el desarrollo de productos, a una jugada de
Rugby denominada Scrum.
En esta jugada los
miembros del equipo se pasan la pelota, unos a otros, mientras avanzan como una unidad, por el campo.
Dos años más tarde, Jeff
Sutherland y Ken Schwaber crearon el proceso de desarrollo del Scrum, basándose en los principios PDCA: plan, do, check, act.
Es decir, planificar, hacer, comprobar y actuar. Sistema,
que adoptaron a su vez de Edwards Deming,
precursor de la mejora continua (kaizen)
y los sistemas de gestión de la calidad
total.
Inicialmente, estaba pensado para el desarrollo de software,
pero se ha utilizado también en otros tipos de trabajo del conocimiento como
periodismo, diseño, marketing…
En scrum hay 3 roles
-Responsable de
producto. Es el responsable del backlog, definiendo qué trabajo debe hacerse y en qué orden.
-Scrum Master.
Ayuda al equipo a descubrir cómo hacer
mejor el trabajo.
-Miembro del equipo. En
scrum, el equipo se conforma preferiblemente con miembros autónomos, multidisciplinares,
con sentido del propósito y con un tamaño de entre 5 y 9 personas.
Entre todos, llevan a
cabo el proceso del Scrum.
El proceso del SCRUM
Este proceso se basa
en realizar un sprint, al final del cual se entrega una versión del producto,
que el usuario pueda utilizar.
Para ello nos basamos, entre otros, en:
Requerimientos del cliente
Se trata de definir
al personaje (usuario, cliente o persona) que va a utilizar lo que el
equipo está creando. Y saber qué
necesita. Para que el trabajo tenga significado y resulte motivador.
Para ello, se crean historias,
basadas en ¿para qué y para quién se hace lo que se hace?
Lista de pendientes del Producto (Product Backlog)
Elaborar una lista
con todas las cosas que hay que hacer en un proyecto (para conseguir un producto final) y luego ordenarlas en
función de su prioridad. Pensar en lo realmente importante y
trabajar en ello primero.
Con la filosofía de la mejora continua y el refinamiento, una lista de producto permanece abierta y viva. Siempre, se podrán realizar mejoras y ampliaciones, a medida que cambie el mercado, las necesidades o la tecnología.
Los atributos y funcionalidades del producto se ordenan, en la product backlog, de mayor a menor prioridad, en función del valor que aportan al cliente. Y las mejoras concretas que se van a implantar en el siguiente periodo de tiempo, se incluyen en la sprint backlog, como vemos a continuación.
Con la filosofía de la mejora continua y el refinamiento, una lista de producto permanece abierta y viva. Siempre, se podrán realizar mejoras y ampliaciones, a medida que cambie el mercado, las necesidades o la tecnología.
Los atributos y funcionalidades del producto se ordenan, en la product backlog, de mayor a menor prioridad, en función del valor que aportan al cliente. Y las mejoras concretas que se van a implantar en el siguiente periodo de tiempo, se incluyen en la sprint backlog, como vemos a continuación.
¿Por dónde se recorta si hay problemas de tiempo o de presupuesto? Por el final de la lista.
Lista de pendientes del Sprint (Sprint Backlog)
El sprint es el elemento esencial del scrum. Pero hay que matizar, que los sprints que se utilizan en scrum, no son exactamente iguales que los que planteaba Jake Knapp en el método anterior.
Scrum, es un sistema que surgió en la década de los noventa y se ha ido perfeccionando y consolidando. El sprint concreto que propone Jake Knapp, comparte la filosofía del desarrollo agil, pero es más reciente y tiene unas características propias.
Scrum, es un sistema que surgió en la década de los noventa y se ha ido perfeccionando y consolidando. El sprint concreto que propone Jake Knapp, comparte la filosofía del desarrollo agil, pero es más reciente y tiene unas características propias.
En el sprint backlog, definimos las tareas que hay que llevar a cabo durante el tiempo que dure un sprint (por ejemplo, dos semanas). En este caso, los sprints no tienen una duración fija, aunque se establece un máximo de un mes.
Una vez finalizado el sprint, deberíamos tener listas las características
del producto, que nos habíamos propuesto.
Se trataría de construir
un prototipo o producto mínimo viable que
el cliente pueda utilizar y valorar. Es lo que en el gráfico se denomina incremento (increment).
Sobre este incremento el cliente pueda aportar feedback. Para que el equipo sepa cómo seguir trabajando, en la dirección correcta, para aportar más valor.
Antes del sprint, se lleva a cabo una planificación y posteriormente una revisión. Que son muy importantes, pero que no abordaremos aquí para no extendernos más.
Sobre este incremento el cliente pueda aportar feedback. Para que el equipo sepa cómo seguir trabajando, en la dirección correcta, para aportar más valor.
Antes del sprint, se lleva a cabo una planificación y posteriormente una revisión. Que son muy importantes, pero que no abordaremos aquí para no extendernos más.
Reunión Diaria (Daily Scrum)
Todos los días, a poder ser en el mismo sitio y a la misma hora, se celebra una breve reunión, en la que el equipo se mantiene informado, coordinado y enfocado.
En quince minutos, el
Scrum Master pregunta a cada miembro del equipo tres cosas:
-¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a finalizar el
sprint?
-¿Qué vas a hacer mañana para ayudar al equipo a finalizar el
sprint?
-¿Qué obstáculos se interponen en la trayectoria del equipo y
nos retrasan?
Producto entregable (Increment)
Al final de cada
sprint, se entrega un producto con funcionalidades que los usuarios e
interesados puedan utilizar.
Acabado el sprint, y antes de empezar el siguiente, lo más importante es averiguar ¿qué nos está impidiendo ir más
rápido y avanzar?
En definitiva, como dice Jeff Sutherland:
En scrum, cuando se
inicia un proyecto, cada cierto tiempo, se revisa si lo que se está haciendo
apunta en la buena dirección y si es lo que realmente quieren los usuarios
o los clientes. Es una forma de tratar de
mejorar lo que se está haciendo, hacerlo mejor y más rápido, tratando de
eliminar las barreras que obstaculizan el progreso.
Scrum, se basa en ir
generando versiones operativas de un producto o servicio, en ciclos cortos, por ejemplo, tres
semanas. Lo que facilita el feedback
temprano, para eliminar errores y
esfuerzos innecesarios, para desarrollar características que el cliente o
usuario no valora.
LA SEMANA LABORAL DE 4 HORAS: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN
La semana laboral de 4 horas es el título del best
seller escrito por Tim Ferriss.
Concretamente, el que le hizo saltar a la fama, después de
haber sido rechazado por 26 de los 27
editores a los que fue enviado.
El atractivo reclamo del libro se basa en diseñar
un estilo de vida emprendedor, que te permita viajar por el mundo y tomarte pequeñas
y frecuentes vacaciones durante toda
tu vida.
A estas se las denomina mini
jubilaciones. Y parten de la base de que podría existir una alternativa a pasarse
toda la vida trabajando, y esperar a la jubilación, para hacer los viajes y las
cosas que nos hubiera gustado hacer antes.
Para diseñar un
estilo de vida, según este emprendedor, hay que pasar por cuatro fases: definición, eliminación,
automatización y liberación, dando lugar
al acrónimo DEAL.
4 Fases para diseñar un estilo de vida
Los emprendedores las
aplicarán en el orden DEAL y los
empleados por cuenta ajena en el orden DELA.
Una advertencia personal, antes de leer el libro.
Partiendo de la base de que si haces lo mismo de siempre, obtendrás los mismos resultados de
siempre, es obvio que para adoptar un método de vida distinto, necesitas
una visión diferente y estar dispuesto a
hacer cosas distintas.
Pues bien, multiplica
tu disposición a hacer cambios y cosas distintas, por diez, y empezarás a
hacerte una idea de lo que propone el libro.
Porque te aseguro, que no conseguirás ni la mitad de los
beneficios que propone Tim Ferriss, a no ser que estés dispuesto a cambiar, mucho, mucho, mucho.
No te hagas ilusiones
sobre grandes cambios en los resultados, si no estás dispuesto a realizar
cambios radicales y valientes en el estilo de vida.
Aun así, es una lectura original, que dejará volar tu
imaginación y te dará pistas de lo podrías llegar a hacer, cuando desarrolles
el ingenio y la valentía suficientes.
Si soñar, no te
frustra, te recomiendo leer el libro. Si además, eres valiente y estás
dispuesto a hacer cambios, te lo recomiendo con mayor motivo.
Definición
La definición consiste en introducir reglas y objetivos
distintos para el juego de la vida y erradicar algunos supuestos frustrantes.
Consiste en cuestionarse
todo lo comúnmente aceptado como cierto, identificar nuestros miedos,
sacudirnos la parálisis y ser directos.
Todo ello, para poder definir exactamente, pero desde otro
prisma, cómo queremos que sea nuestra
vida, y qué necesitamos conseguir para cumplirlo, en términos de tiempo y
de dinero.
Eliminación
Esta parte se basa en suprimir
todo aquello que no sea necesario en nuestro estilo de vida.
Después de analizarlo desde una perspectiva minimalista, sobran
muchas cosas y desperdiciamos el
tiempo en muchas otras.
A veces es culpa nuestra, y otras es culpa de nuestros
jefes. Pero sea como fuere hay que actuar, para solucionarlo. Al menos, si
quieres implantar el estilo de vida propuesto.
En esta parte Tim Ferriss se apoya en la Ley de Pareto o principio 80/20 y en la
Ley de Parkinson, tal y como vimos
en un post anterior.
Para ayudarnos a eliminar lo superfluo, el autor plantea
conceptos como cultivar la ignorancia
selectiva, abrazar la dieta hipoinformativa y hacer caso omiso de lo accesorio.
De esta etapa se extrae el
primer ingrediente para el diseño de vida: el tiempo.
Automatización
Se trata de conseguir
ingresos en piloto automático utilizando la externalización, el arbitraje
geográfico y las normas de no
decisión.
Para obtener ingresos en piloto automático necesitarás buscar a tu musa, probar a tu musa y
obtener un MBA, un tanto peculiar. Un Master
en Beneficios por Ausencia.
De esta etapa se obtiene el segundo ingrediente para el diseño de vida: los ingresos.
Liberación
Para la mayoría, esta
es la mejor parte. Pero para llegar deberás haber dado, al menos, los dos
primeros pasos con valentía.
Aquí se trata de escaparse
de la oficina, formatear tu trabajo, viajar lo que consideres oportuno y llenar
el vació.
Sí, efectivamente has oído leído bien, dice “llenar el
vacío”. El que se genera una vez que tu vida ha cambiado, tienes más tiempo
disponible y más dinero.
PRIMERO LO PRIMERO: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN
Primero lo primero,
es el tercero de Los siete hábitos de la
gente altamente efectiva de Stephen Covey.
Tras la publicación de los siete hábitos, el autor y su obra
adquirieron gran repercusión a nivel internacional.
No obstante, indagaron cuál
de los siete hábitos le costaba más implantar a la gente y encontraron que
era el tercero, consistente en establecer primero lo primero.
El tercer hábito de Stephen Covey, mereció un libro propio
Este hábito parte de
la matriz de Eisenhower que divide las tareas en cuatro cuadrantes en
función de dos dimensiones: la importancia
y la urgencia.
Stephen Covey propone que la clave está en tener muy presente las actividades poco
urgentes, pero muy importantes del cuadrante
II.
Pero es igualmente importante, tenerlas muy presentes a la hora de establecer las metas, los planes de acción y las prioridades diarias y semanales.
Para ello, el autor propone un modelo con cinco niveles de perspectiva, con ciertas similitudes con el propuesto
por David Allen en Haz que funcione, basado en seis niveles.
Por ejemplo, en los niveles superiores uno habla de misión y visión, y otro, de propósito, principios y visión.
Descendiendo un poco, uno habla de identificar los roles en los que asumimos
responsabilidades y compromisos en la vida. Otro habla de áreas de enfoque y responsabilidad.
En los niveles inferiores, uno plantea crear un marco de toma de decisiones para la semana y
ejercer la integridad en el momento de
la elección.
Otro se centra en definir los proyectos en los que vamos a avanzar durante la semana, gracias a
las acciones siguientes que
definimos en la pista de despegue.
Perspectiva desde arriba hacia abajo
La principal diferencia es que Stephen Covey define la perspectiva desde arriba hacia abajo y David Allen, lo hace desde abajo hacia arriba.
Concretamente, David
Allen parte de la idea de que primero
logramos el control en nuestra vida, especialmente a nivel de acciones siguientes y proyectos. Y luego ampliamos la perspectiva a niveles superiores.
Y esto se debe, a que en el modelo de Allen queda muy
marcada la división entre control y perspectiva, mientras que en el de Covey esta
distinción en concreto no se hace.
Una opinión muy
personal es que en lo referente al control, la flexibilidad y
adaptabilidad que permite el sistema de Allen, posiblemente se adapten mejor al
contexto actual.
Y me refiero en concreto a las cinco fases para obtener el
control, frente a los dos niveles “asemejables” que propone Covey.
Actualmente, la
versatilidad y las posibilidades de elección que proporcionan los proyectos y
las acciones siguientes definidas por contexto (Allen), puede que resulten más útiles, que
crear un marco de toma de decisiones para la semana, trasladando las metas a un
plan de acción. Y posteriormente ejercer integridad a la hora de elegir
(Covey).
Sin embargo, yo valoraría también, algunas de las ideas
que se encuentran escondidas en los niveles inferiores de Primero lo Primero.
Por otro lado, y
también desde un planteamiento muy
personal, creo que en los niveles
superiores de perspectiva, el modelo de Covey está un punto por encima del de
Allen.
Ambos, son trabajos realizados por autores muy consolidados.
En momentos de su vida en los que ya contaban con más de 20 años de experiencia
profesional en el campo de la efectividad y la productividad.
Pero desde mi punto de vista, la profundidad reflexiva y la capacidad inspiradora que tiene Stephen
Covey, al que algunos han llamado el
Sócrates americano, va un poco más allá.
De hecho, el reloj y
la brújula, que aparecen en nuestro logo, se deben en gran medida, a la
distinción realizada en Primero lo
Primero, entre el cronos y el kairos.
GTD: INFOGRAFÍA Y DESCRIPCIÓN
En esta publicación, simplemente te voy a recordar que en
GTD, tal y como lo plantea David Allen en Haz que funcione, tenemos cinco fases
para logar el control y seis niveles para enfocar la perspectiva.
Las cinco fases para lograr el control con GTD son: capturar, aclarar, organizar, revisar y actuar.
Los seis niveles para enfocar la perspectiva, desde abajo hacia arriba son: acciones siguientes, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión, propósito y principios.
No obstante, como ya las hemos abordado en otras ocasiones, te remito aquí para el control o aquí para la perspectiva. En lo que se refiere a nuestro blog.
En definitiva, espero
que este post te haya gustado, y te haya ofrecido posibilidades interesantes de
lectura.
Porque como decía
Isra García, si quieres crecer de verdad, necesitas leer libros, además de blogs
y artículos.
¡Aprende, Actúa,
Avanza!
