La Matriz de Productividad de David Allen. Control, perspectiva ¿y algo más?

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Hoy vamos a ver una herramienta que nos ayudan a tomar conciencia de nuestros puntos fuertes y débiles, en relación con la productividad personal. 

En concreto, respecto al grado de control y perspectiva que experimentamos en nuestra vida, lo que condiciona nuestra capacidad de lograr resultados.

Vamos a analizar la matriz de autogestión propuesta por David Allen para tomar conciencia de nuestro nivel de control y perspectiva en cada momento. 

Como resultado de combinar estas dos dimensiones, obtenemos cuatro cuadrantes: 
1. Sin control, ni perspectiva: el que responde o la víctima. 
2. Control, sin perspectiva: el implementador o microgestor.
3. Perspectiva, sin control: el visionario o creador loco.
4. Buena dosis de control y perspectiva: el comandante en jefe.

Los tres primeros los revisaremos, casi en exclusiva, desde el punto de vista de David Allen.

En el cuarto cuadrante, al final del post, trataré de analizar algunas complementariedades que podríamos encontrar en los trabajos de Stephen Covey, Ken Robinson, Peter Drucker y Martin Seligman, entre otros, para completar esta parte de la matriz.   

De este modo, podremos vislumbrar lo que podríamos denominar “comandante en jefe autorrealizado”, que se  corresponde con la parte superior derecha del cuarto cuadrante, y que no aparece en la matriz original de David Allen.

Para ello, primero haremos una breve introducción, del tratamiento que hace el autor sobre el control y la perspectiva.

El control y la perspectiva en los libros de David Allen

La matriz de la autogestión aparece en Haz que funcione, el tercer libro de David Allen, tras la publicación de Organízate con Eficacia y Sé más eficaz.

En sus dos primeros libros, David Allen no otorgó demasiado espacio a la cuestión de la perspectiva, centrándose principalmente en conseguir mantener los asuntos bajo control.

En Organízate con eficacia, mediante el modelo de los cinco pasos para gestionar el flujo de trabajo (recopilar, procesar, organizar, revisar y actuar) se centró en el control y le dedicó algo de atención a la perspectiva.  

En Sé más eficaz, reforzó muchas ideas contenidas en el primer trabajo, profundizando y dando claves que permitían sacarle aún más partido a GTD®.

Además, introdujo algunos capítulos cómo Para más claridad, mira desde más arriba; La perspectiva es la mercancía más valiosa del mundo o El valor de una meta en el futuro es el cambio que promueve en el presente, que otorgaban un protagonismo creciente a la perspectiva.

Pero fue en Haz que funcione, dónde dedicó ocho capítulos completos al estudio de la perspectiva. Y para presentar la evolución que representaba este libro, frente a sus trabajos anteriores, se apoyó en la matriz de la autogestión.   

Matriz de Autogestión de David Allen: Control y Perspectiva

Como ya hemos visto en la introducción, esta matriz combina control y perspectiva y da lugar a cuatro cuadrantes.

Conocer y reflexionar sobre esta matriz, tiene al menos, dos utilidades:

1. Tomar conciencia y evaluar tu posición en lo referente al control y la perspectiva.
2. Servir de guía para mejorar tus habilidades en estas dos dimensiones.

Sin control, ni perspectiva: el que responde o la víctima (primer cuadrante)  


Se corresponde con el cuadrante inferior izquierdo, representado por poco control y poca perspectiva.

En sentido negativo, representa a una persona a merced de las fuerzas externas. Una víctima, que se encuentra indefensa en una tormenta.

Alguien que se está ocupando simplemente de lo último y lo más llamativo. Realizando comprobaciones de emergencia del mail, encargándose solo de lo urgente y dejando que las cosas se acumulen.

El montón cada vez es más grande. Cuando te recuperas de la ola que te acaba de tumbar, ya está llegando la próxima. Simplemente tratas de mantenerte a flote, y poco más. Sin rumbo. En este punto, hasta que no sepas que no te vas a ahogar, no te preocuparás de saber a dónde vas.

Y lo peor es que el estrés, los despistes y la situación de indefensión empiezan a convertirse en algo normal. Como si fuera un estado habitual, que te acostumbras a sobrellevar y aguantar.

Como dice David Allen, todos pasamos por esta situación en algún momento.



Por el lado positivo representa a quién responde a los desafíos que le lanza la vida, a quién persigue objetivos ambiciosos o trata de crear una empresa, y por momentos, tiene que pagar el precio de perder control y perspectiva, al salir de su zona de confort.

Aquí el autor pone el ejemplo de los emprendedores y los cohetes.

Los emprendedores, en las primeras etapas, reciben éxitos y reveses frecuentemente, lo que les dificulta mantener el control y el enfoque. 

Han saltado sobre un caballo salvaje y están tratando de aferrarse a las crines para salvar la vida

Una conversación inesperada, una oportunidad que aparece y que hay que aprovechar inmediatamente, y de pronto los mejores planes para toda la semana, se van al traste.

En algunos momentos, y en algunas áreas de nuestra vida, puede que nos encontremos en esta situación, en la que necesitaremos invertir gran parte de nuestras energías en enderezar el rumboComo un cohete que está constantemente corrigiendo su dirección, para no salirse de su trayectoria.

Puedes enfrentarte a las distintas situaciones, oportunidades y desafíos, como víctima o como el que responde en función de si actúas o no para volver a tu terreno, asimilar el nuevo suceso y reorientarte adecuadamente.

Los cambios y los imprevistos siempre aparecen y te dejan fuera de juego momentáneamente. El tiempo que tardes en asimilarlos y reconducirlos, dependerá de tu enfoque y tu experiencia, obviamente. Pero es algo a lo que GTD®, puede ayudarte mucho.

¿En qué tipo de situaciones o momentos sueles encontrarte así?

¿Qué puedes hacer para solventarlo y reconducirte a un estado más productivo?

Lo primero, tomar conciencia de la situación.

Lo segundo, tratar de ganar algo de control, utilizando el modelo de las cinco fases de GTD®.


Lo tercero, ganar un poco de perspectiva, reflexionando y encauzando al menos los cuatro primeros niveles de los horizontes de enfoque (acciones, proyectos, áreas de responsabilidad y objetivos anuales). Aunque sea de forma tentativa.

Control, sin perspectiva: el implementador o microgestor (segundo cuadrante)


Representa elevado control, pero poca perspectiva, como se ve en el cuadrante inferior derecho.

En el sentido negativo, representa al microgestor que otorga demasiada importancia a la estructura, los procesos y el orden, hasta el punto de llegar a ahogar la creatividad y la innovación.

Tiene tendencia a organizar y controlar en exceso. En ocasiones se identifica con una persona que en lugar de tenerlo todo desorganizado, no tiene nada pero organizado. Y puede dedicar demasiado tiempo a actividades como organizar los clips, dejando de lado otras más importantes. 

Siendo demasiado estricto, puede conseguir además que sus compañeros o familiares, se revelen. Precisamente, porque les ahoga con tanto control y coarta su libertad.


En el sentido positivotodos necesitamos cierto grado de estructura y debemos ser capaces de organizar los recursos y pasar a la acción. Es nuestro perfil implementador.    

En realidad pasamos gran parte del día, haciendo cosas que nosotros mismos u otra persona ha diseñado, planeado o estructurado previamente, para que luego nosotros las llevemos a cabo. 

Y también hay momentos, en los que necesitas centrar tus energías en los procesos y los sistemas, para mejorar las estructuras que gestionan lo que has puesto en marcha.

Cuando estás concentrado en la estructura y en llevar a cabo el objetivo, no puedes tener la mente centrada en la visión y en los resultados. Es imposible estar enfocado conscientemente en tu propósito de vida y al mismo tiempo enhebrar una aguja” David Allen.

Saber enfocar los asuntos desde otro punto de vista y modificar las estructuras que han empezado a limitar nuestra efectividad, nos ayudará a ser más implementadores y menos microgestores.   

Si te encuentras en esta situación, prueba a echarle un vistazo a Haz que Funcione, entre los capítulos 11 y 18.    

Perspectiva, sin control: el visionario o creador loco (tercer cuadrante)


El cuadrante superior izquierdo, representa mucha perspectiva y poco control.

En el sentido negativo, es un creador loco, una persona que tiene muchas ideas, pero que no es capaz de estructurarlas, enfocarse y llevarlas a cabo.

Tienen muchas ocurrencias, asume demasiados compromisos, se mueven por azar y sin control.
Carece de sistemas que permitan recopilar o capturar todo su potencial creativo y se ve sobrepasado por su imaginación y buenas intenciones de abarcarlo todo.   

Puede ir desde la distracción absoluta en su grado máximo, hasta una tendencia moderada a asumir más responsabilidades de las que puede llevar a cabo. Sea como fuere, el creador loco, tiene demasiadas promesas y compromisos, con los demás y consigo mismo.  

Aquí están las personas, que como dice David Allen, necesitan GTD®, como un caballo necesita las anteojeras, para mantener el rumbo.


Por el lado positivo, las personas nunca podemos dejar de visualizar e imaginarnos resultados y objetivos que queremos o nos gustaría conseguir. Es nuestro perfil visionario.

Mirar hacia un horizonte, sentirse atraídos por algo que queremos sentir o realizar, es fundamental para expresarnos y expandirnos” David Allen.

El autor sostiene que muchos directivos tienen éxito, debido a que su capacidad de visión les permite crear nuevos mercados y adentrarse en ellos, creando relaciones y cooperando con otros que proporcionan la estructura que ellos nos son capaces de crear y mantener. 

Habrá momentos en los que para seguir creciendo, necesites dejarte ir, explorar nuevos territorios y salir de tu orden. Solo así llegarás a dónde no has llegado antes, y crecerás.
Tu vertiente visionaria te ayudará a progresar, aunque temporalmente te desestabilices y pierdas el control.   

Para volver a centrarte ya sabes. Una vez ampliada la perspectiva, integrados los nuevos asuntos y definidos los objetivos, pon el foco en las cinco fases de gestión del flujo de trabajo.

Buena dosis de control y perspectiva: el comandante en jefe (cuarto cuadrante).  


Representa el cuadrante superior derecho, caracterizado por un nivel elevado de control y perspectiva. En esta situación tu energía y enfoque son dirigidos por tus preferencias internas, en lugar de por los factores externos, sostiene David Allen.

Una situación similar también a la que Stephen Covey describe como la diferencia entre actuar y ser actuado, o vivir frente a ser vividos por otros

En su expresión más elevada, se corresponde, a su vez, con el estado de fluir, de estar conectado, al que el David Allen se refiere en varias ocasiones haciendo mención a los deportistas cuándo están en la zona, o al estado de flujo descrito por Mihaly Csikszentmihalyi en Fluir.

Allen lo ejemplifica así en la descripción de la matriz:

Conduces tu barco a través del oleaje, del viento y de la marea con un ligero toque de timón y la vista puesta en el horizonte. Has decidido un rumbo y estás dispuesto a hacer las mínimas correcciones y sólo cuando sea necesario

En estos momentos desaparece la sensación de estar desbordado y se desvanece la distinción entre lo personal y lo profesional. Simplemente estás conectado y tu vida en equilibrio.

Es una estupenda situación, sobre todo en las épocas de tu vida en las que vives con esta sensación durante una proporción considerable de tu tiempo. En esta situación produces más y mejor, con menos esfuerzo. 

Ampliando la matriz: comandante en jefe autorrealizado

Desde mi punto de vista, podríamos dividir este cuadrante a su vez en dos partes. Aunque hay que matizar que esta distinción no aparece en los libros de Allen.

La parte superior derecha, en la que te dedicas a lo que te apasiona, con control y perspectiva: comandante en jefe autorrealizado.

La parte inferior izquierda, en la que te dedicas, con control y perspectiva, a algo que no te apasiona, aunque tal vez pueda llegar a interesarte: comandante en jefe, a secas.  

Para mí, un nivel elevado de control y perspectiva sería la condición necesaria, pero no suficiente para alcanzar la esquina superior derecha del cuadrante de comandante en jefe de David Allen.

Y digo condición necesaria, pero no suficiente, porque además de control y perspectiva, has de dedicarte a tu pasión.  

Puede ser que te dediques a algo que te interese, aunque no te apasione, y lo hagas con una buena dosis de control y perspectiva. Situación, en la que desde mi punto de vista te encontrarías en la parte inferior izquierda del cuadrante de comandante en jefe. 

Pero, para experimentar este estado, en su estado superior, hace falta encontrar y dedicarte a lo que Ken Robinson denomina tu Elemento, Stephen Covey tu Voz y Martin Seligman la Buena Vida y la Vida Significativa (los niveles de felicidad que se encuentran por encima de la vida placentera).

Muchos de ellos construidos, con sus singularidades, sobre el concepto de Flow de Mihaly Csikszentmihalyi.

En Productividad Personal, José Miguel Bolívar, citando a su vez a Paz Garde, explica esta idea muy bien cuando dice que para hablar con propiedad de perspectiva, hay que hablar también de sentido y de equilibrio. Si te interesa este tema, te recomiendo leer el capítulo 17 de este libro.

También te recomiendo leer este post, del mismo autor, porque considero que para hablar de los niveles más elevados de control y perspectiva, hace falta hilar fino en torno a los conceptos de efectividad, eficacia, eficiencia y productividad.

Aprovechando que algunas bibliotecas públicas, disponen de ejemplares sobre algunos de los mejores libros sobre estos temas, voy a contarte algunas ideas que puedes seguir leyendo en los libros originales, si te apetece.

Peter Drucker: El Ejecutivo Eficaz.


En El Ejecutivo EficazPeter Drucker ya decía que eficacia era hacer las cosas correctas, eficiencia era hacer las cosas correctamente y efectividad hacer las cosas correctas, correctamente.   

Si entendemos la productividad personal, en el sentido de la efectividad que proponía Drucker, para lograr un nivel verdaderamente elevado de control y perspectiva, necesitaremos apoyarnos en lo que el autor denominaba nuestros puntos fuertes.   

Peter Drucker decía que no existe el hombre competente, que lo que hay que preguntarse es ¿competente en qué?

Según el autor, salvo contadas excepciones, que podrían calificarse de genios, los profesionales, incluso los de rendimiento elevado, son realmente buenos en una o dos competencias clave, regulares en otras pocas cosas y malos para el resto.   

Por ello, es tan importante plantearnos nuestros puntos fuertes, si queremos conseguir buenos resultados a largo plazo, en términos de control y perspectiva.  

Stephen Covey: Los Siete Hábitos, el Octavo Hábito y La Voz.


Stephen Covey en su libro los Siete hábitos de la gente altamente efectiva, y en especial en el segundo hábito Empezar con un fin en mente, ya nos habla de la importancia de empezar con una clara comprensión de nuestro propósito de vida. Saber adónde se está yendo, comprender dónde se está, y dar los pasos adecuados, en la dirección correcta.

En caso contrario como dice el autor, treparemos por la escalera del éxito, para descubrir cuando lleguemos arriba, que la escalera estaba apoyada en la pared equivocada.

En el segundo capítulo del libro, aparece también la idea de equilibrio entre los distintos roles o áreas en torno a las que estructuramos nuestra vida: profesión, familia, dinero, placer, amigos, pareja, uno mismo...que el autor estructura en torno a una circunferencia.

Es una idea muy similar a la que David Allen trata de transmitir con el concepto de perspectiva a seis mil pies de altura: las áreas de interés y responsabilidad, sobre las qué puedes leer también en este post de Jesús Serrano.

Sin duda, esta noción de equilibrio entre las distintas partes que integran nuestra vida, juega un papel fundamental a la hora de pensar sobre nuestra vida con perspectiva. 

Esta idea fue complementada por Stephen Covey en Primero lo Primero y en El octavo hábito. De la efectividad a la grandeza. En este último, el autor sostiene que la nueva era que vivimos “exige y necesita realización, un desempeño apasionado y una contribución importante que se encuentran en un plano o una dimensión diferente”.

El octavo hábito consiste en encontrar “tu voz” e inspirar a los demás para que encuentren la suya, y según Covey es el principal desafío de la nueva era del trabajador del conocimiento.

La voz es la relevancia personal única. Se construye sobre la base de la persona completa (mente, cuerpo, corazón y conciencia) que desarrolla visión, disciplina, pasión y sentido de lo correcto e incorrecto. Si quieres saber si te puede interesar este libro, échale un vistazo al quinto capítulo
   

Ken Robinson y Lou Aronica: El Elemento


Ken Robinson y Lou Aronica, nos hablan de forma similar del Elemento como punto de encuentro entre aptitudes personales e inclinaciones personales. Como versa el propio subtítulo del libro Descubrir tu pasión lo cambia todo.  

Las personas que encuentran y se involucran en su elemento “hacen lo que les gusta y al hacerlo se sienten realmente ellos mismos: les parece que el tiempo transcurre de manera diferente y se sienten más vivos, más centrados y llenos de vida que en cualquier otro momento”.

El Elemento tiene dos características principales (capacidad y vocación) y dos condiciones (actitud y oportunidad). La secuencia que describen los autores es: lo entiendo; me encanta; lo quiero; ¿dónde está?   

Si quieres saber si te puede interesar este libro, ojea el primer capítulo (El Elemento) y el cuarto (En la Zona), aunque te anticipo que será en el tercero donde encontrarás uno de los mejores ejemplos de perspectiva que jamás he leído.


Abraham Maslow: Motivación y Personalidad


Para acabar te diré, que realmente, me ha parecido oportuno denominar a la esquina superior derecha del cuadrante, “comandante en jefe autorrealizado”, en honor a Abraham Maslow.

Hace más de sesenta años, en la cúspide de su pirámide ubicó la autorrealización: el deseo de llevar al máximo nuestras capacidades y talentos, que se cumple cuando se produce un ajuste entre lo que te gusta y lo que haces.

Para mí, esto es fundamental para lograr un nivel elevado de perspectiva y cuando lo acompañes del grado adecuado de control (ni por exceso, ni por defecto para no ahogarte ni a ti ni a los demás), te permitirá conseguir tu máxima productividad personal, en el sentido en el que Peter Drucker describía la efectividad.

¡Mucha suerte descubriendo lo que te hace fluir, tu pasión, tu elemento, tu voz!

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!



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