GTD (1/12): Lo primero es Recopilar (I)

Recopilar GTD vaciar la mente

La primera fase de GTD® consiste en RECOPILAR O CAPTURAR todos los asuntos físicos y mentales que captan tu atención.

Es como hacer un inventario de ciclos abiertos, asuntos incompletos y objetos que no están en su sitio, volcándolo en un sistema externo a tu cerebro.

Por cierto, para los que nunca habéis oído hablar de GTD®, es conveniente aclarar que a esta primera fase David Allen la denomina recopilar en su primer libro en 2001 y capturar en sus trabajos de 2011 y 2015, pero en esencia significan lo mismo.

Es fundamental saber qué hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva, para que posteriormente puedas procesarlo adecuadamente.

Para que tu mente se libere de la tarea de intentar guardarlo todo, tiene que saber que has recopilado todo lo que represente algo que tengas que hacer, o algo sobre lo que debas tomar una decisión, y que pronto lo vas a procesar.

Para ello es fundamental que recopiles el cien por cien de los asuntos incompletos, que son todos aquellos a los que asocias un querría, debería, tendría, convendría...

Tanto si es a largo plazo como a corto, si es urgente o no, importante o no.   

En este sentido, todo lo que tiene importancia potencial para ti ya está siendo recogido en un sentido amplio, en tu mente.

Si no está recogido y gestionado en un sistema externo fiable y en el que confíes, está rondando por tu mente subconsciente, restándote cierta energía mental, aunque no te des cuenta.

Mientras una parte de tu cerebro tenga que estar ocupada en que no se te olvide asistir a una reunión, comprar un regalo o cualquier otro asunto, aunque no lo consideres muy importante, estará teniendo fugas de energía innecesarias.

Es mucho mejor que utilices tu energía mental para generar ideas creativas, ejecutar acciones, o tomar decisiones, en lugar de para mantener un inventario de asuntos incompletos y mezclados en tu cabeza.

Por ello, vuelvo a insistir en que es fundamental que los saques de ahí.

Para esto puedes utilizar distintas herramientas de captura como hojas en blanco y libretas, grabaciones de voz, anotaciones en procesadores de texto, correo electrónico o mensajería instantánea.

Sean o no tecnológicas sirven como bandejas de entrada para capturar información, compromisos e ideas potencialmente importantes.

Tres factores que determinan el éxito en la captura

Primero. Sácatelo todo de la cabeza.


Te lo repito otra vez, cada ciclo abierto o asunto incompleto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza.

Las pequeñas tareas también. Olvídate de intentar recopilar sólo lo importante, lo urgente o lo complicado si quieres utilizar GTD aprovechando todo su potencial.

Segundo. Utiliza el menor número de recipientes de captura posibles.


Emplea tantas bandejas de entrada como sean necesarias para poder recopilar cualquier cosa en cualquier contexto, pero las menos posibles para poder funcionar.

Las cosas se te ocurrirán en cualquier parte, muchas veces fuera de la oficina o de casa. Pero, si tienes demasiadas zonas de recogida, no podrás procesarlas fácilmente de modo coherente.

Tercero. Vacía las herramientas de captura con regularidad.


Si no vacías las notas de papel, grabaciones de audio… y procesas los asuntos que has recopilado, tus herramientas sólo sirven para almacenar material amorfo sobre el que no te aclaras.

Sin embargo, lo que necesitas es clarificar y decidir tus próximos pasos.

En este punto, es fundamental entender que vaciar no significa terminar todo lo que está pendiente. No tendría sentido dado que es lógico que tengas acciones y proyectos pendientes a los que les falten docenas o cientos de horas para su finalización.

Vaciar implica que hay que especificar la naturaleza del asunto, que muchas veces es ambigua.

Ponerle nombre y apellidos, y decidir lo que debería hacerse con ello incorporando verbos de acción específicos como archivar, delegar, eliminar, agendar…y algunos otros que te enseñaré en el próximo post.

De momento, quédate con la idea de que vaciar requiere poner una etiqueta a cada asunto, en función de lo que haya que hacer con él y organizarlo dentro de tu sistema.

Para saber más sobre este proceso, puedes leer la segunda parte del post.

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!


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