GTD (9/12): El cuarto paso es Revisar (II)

Revisión semanal GTD

Además de la revisión diaria, comentada en el post anterior, es imprescindible realizar una revisión más amplia cada siete días.  

Revisión Semanal

Aunque tu vida no cambie demasiado rápido, la revisión semanal es algo muy importante, tanto en GTD®, como en otras metodologías enfocadas a incrementar la efectividad como Primero lo Primero de Stephen Covey o SCRUM de Jeff Sutherland. 

Pero sin desviarnos del tema, y centrándonos específicamente en GTD®, la revisión semanal es el momento en que revisas tu vida con cierta calma y perspectiva, y te preparas para la próxima semana tratando de ser más preventivo que correctivo

Intentas pensar en tus cosas, anticiparte un poco a la semana y pensar por adelantado para que no te pillen con el pie cambiado demasiados asuntos. Algunos, surgirán de improviso, en eso estamos de acuerdo, pero a otros te podrás anticipar. 

En el terreno práctico, la revisión semanal supone, por un lado, revisar las cinco categorías organizativas que requieren acción. Espero que ya las estés utilizando y las recuerdes, pero por si acaso te las refresco. 

Son la lista a la espera, la agenda, la lista de acciones siguientes, la lista de proyectos y el material de apoyo a proyectos. Las podrás encontrar marcadas en los dos tonos de verde más oscuros, en la figura.  

Además, puede que quieras revisar la totalidad o parte de las ideas que tengas anotadas en el documento “tal vez, algún día”.

Te recomiendo que esta lista, la vayas dividiendo en apartados y crees uno denominado “a quince días vista” o “a tres semanas vista” dónde ubiques posibles acciones y proyectos que probablemente quieras activar más adelante.

De este modo, no tendrás que revisar la lista entera, cada vez que hagas la revisión semanal, pudiendo descartar la subcategoría "a largo plazo", que sólo tendrás que abordar en la revisión global.

Igualmente, si te aficionas a usar esta lista para incluir cosas que te gustaría hacer y probar, como posibles destinos vacacionales, libros que leer, películas para ver, restaurantes para probar… te recomiendo que vayas creando apartados para estas subcategorías.  

Porque posiblemente, durante las revisiones semanales que hagas en enero no necesites repasar los posibles destinos de vacaciones para el verano.    
     
En la revisión semanal, además de actualizar y poner al día el contenido de las listas, y eliminar lo que ya se ha hecho o quedado obsoleto, hay otra parte importante

Se trata de realizar un barrido mental y físico para capturar todas las nuevas ideas que hayan aparecido durante la semana, y que ahora estarán desperdigadas en tu escritorio o dando vueltas por tu cabeza.  

Si has ido recopilando día a día, tendrás que juntar las notas, post-it, grabaciones de voz y anotaciones…en una bandeja de entrada y volver a aplicar los tres primeros pasos del modelo: capturar, procesar y organizar

Es decir, volver a seguir el diagrama de gestión del flujo de trabajo para cada nueva entrada.

Ten en cuenta que, si ya has creado la base del sistema en un momento anterior, la revisión te llevará un par de horas y te resultará bastante llevadera. 

Puedes hacer la revisión semanal el viernes por la tarde o el sábado por la mañana, cuando todavía tengas la semana laboral reciente, justo antes de prepárate para desconectar y disfrutar del fin de semana. 

Descansar y recargar pilas, te resultará más fácil cuando hayas descargado todo lo que te preocupa en un sistema externo fiable y actualizado.

A nivel subconsciente tu mente estará más tranquila, y no te recordará constantemente, que el martes tienes un evento importante o que no se te puede olvidar determinado detalle. 

Prueba una vez a realizar una revisión semanal de dos horas, tranquilo y relajado, y verás que la próxima semana tu propio cuerpo y tu mente te lo piden como algo natural y necesario para renovarse y descansar. 

Si no dispones de dos horas, intenta dedicar al menos una. Creo que en menos tiempo, es bastante difícil y acabarás estresándote y cogiendo atajos que perjudicarán tu efectividad.  

Recuerda que crear el sistema desde cero, requiere tiempo y energía, sobre todo si lo quieres hacer realmente bien. Te puede llevar dos o tres días completos, especialmente si lo quieres implantar en profundidad. 

Pero una vez que tengas esa base construida, las dos horas que dediques a realizar la revisión semanal, serán las mejor invertidas de la semana. Te lo garantizo. 

Revisión Global

Por último, quiero recordarte que de vez en cuando, necesitarás hacer una revisión general de todo el sistema, para reflexionar sobre tu vida con perspectiva.

De este modo, revisarás todas las categorías organizativas, desde tus sistemas de archivo, hasta tus objetivos anuales o plurianuales.  

Estas revisiones son habituales ante cambios importantes en tu estilo de vida, como un nuevo puesto de trabajo, una nueva empresa, tener un bebé o cambiar de residencia, entre otros. 

Además, aunque no se produzcan cambios significativos en tu vida, conviene revisar el sistema con visión global y amplitud de miras, al menos, un par de veces al año.

Generalmente, a mitad y final de año, coincidiendo con las vacaciones de verano y navidad

Son buenos momentos, para revisar qué está funcionando en tu vida, y qué no. Realizar autocrítica constructiva de forma inteligente (ojo sin fustigarse), aprendiendo de los errores y planteándose cambios necesarios.  

Los propósitos de año nuevo, pronto se desvanecerán si no utilizas una herramienta que te permita tenerlos presentes continuamente y realizarles un seguimiento semanal. Por cierto, ¿te acuerdas de cuáles eran? 

Si has tardado más de 10 segundos en recordar tus tres objetivos principales, es que no los tienes redactados por escrito y/o no los revisas semanalmente. 

¿Te parece bien hacerlo ahora mismo?

Y después recuerda seguir leyendo el proximo post. En el que abordamos ya la última fase.  

Por cierto, ya llevamos unas cuantas publicaciones sobre GTD®, ¿qué tal te va?¿lo estás utilizando? ¿estás sacándole partido? 

Es de lo que se trata.

Ya sabes: ¡Aprende, Actúa, Avanza!

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