GTD (8/12): El cuarto paso es Revisar (I)

Revisión diaria GTD

La cuarta etapa de gestión del flujo de trabajo según GTD® es lo que David Allen denomina Revisar o Reflexionar.

Esta fase sirve para mantener el sistema vivo, útil y actualizado.

Implica revisar diferentes elementos, con distinta periodicidad para que te sirva en tu día a día, confíes en el sistema y los asuntos no vuelvan a tu cabeza para agobiarte. 

Y aquí revisar no significa simplemente chequear, sino también reflexionar y examinar con perspectiva, especialmente cuando hablamos de las revisiones semanales y globales. Pero empecemos por el principio, por la revisión de cada día.  

Revisión Diaria

La revisión más obvia que debes realizar para utilizar el sistema es la diaria

De nada te servirá haber anotado en la agenda todos tus compromisos, ni haber apuntado tus próximos pasos en tu lista de acciones siguientes, si luego no los revisas antes de iniciar tu jornada, y de vez en cuando durante el transcurso de la misma. 

Esto es obvio y de sentido común. Pero como repito tantas veces en el blog, el sentido común es el menos común de todos los sentidos.

Ya que dedicas tu tiempo y tu energía a definir tu trabajo y confeccionar tus listas, lo lógico es que las utilices cuando sea necesario y aconsejable.

¿Qué revisar cada día?


Revisa a diario tu agenda y documento de acciones siguientes, a poder ser por este orden


  • - Primero, tu agenda para hacerte una idea de tus compromisos fijos para el día. 
  • - Segundo, tu documento de acciones siguientes

Si está actualizado y no surgen imprevistos importantes durante el día, este documento recogerá el inventario de los siguientes pasos que tienes que dar para avanzar en tus proyectos, así como las acciones individuales que puedes liquidar de un plumazo.

Como veremos en el siguiente paso, si surgen sorpresas e imprevistos significativos, te apartarás de tus listas y te adaptarás a la nueva situación, con flexibilidad e inteligencia

El GTD® y sus listas son herramientas posibilitadoras, cuando entiendes su filosofía subyacente

Si tus listas son para ti una cárcel que te encorseta y no te deja aprovechar las oportunidades que van surgiendo en tu vida, es que todavía no comprendes realmente bien la  metodología. 

Pero tranquilo, poco a poco seguro que todo va mejorando. En futuros post, trataré de arrojar un poco más de luz a este respecto.      

Además, de revisar la agenda y la lista de acciones siguientes, puede que creas conveniente revisar cada dos o tres días tu lista de proyectos, tu lista de a la espera o cualquier otra lista dependiendo de lo rápido que cambie tu vida

Es probable, que si la cantidad, la velocidad y la imprevisibilidad de los cambios en tu vida es muy elevada, necesites revisar y redefinir proyectos, subproyectos, materiales de apoyo y acciones a la espera dos o tres veces por semana. Dependerá de cada situación. 

Pero además de esta revisión diaria, necesitarás evaluar y poner al día tus asuntos con más perspectiva en las revisiones semanales y globales, de las que te hablaré en la próxima entrada. 

De momento procura revisar la agenda y la lista de acciones siguientes, todos los días. Actualízalas en cuanto surjan nuevos compromisos o se queden obsoletos los siguientes pasos

Cuanto antes te acostumbres a utilizar estos dos elementos, que son el corazón de la organización diaria, antes implantarás el sistema correctamente.

El hábito de revisar


Recuerda que cambiar de hábitos es duro, pero continuar con los antiguos puede serlo aun más. Sobre todo si te encuentras estresado y desbordado.

Sólo hace falta un poco de fuerza de voluntad para ir mejorando un poco cada día.

Si te propones cambiar una situación de estrés y descontrol, por una de productividad y efectividad, necesitas comprometerte con las herramientas que lo posibilitan. Y para ello necesitas un poco de disciplina. 

Como dice Francisco Alcaide, parafraseando a Jim Rhon “El dolor de la disciplina pesa kilos, pero el dolor del arrepentimiento pesa toneladas”. En la vida siempre pagamos el dolor de la disciplina para conseguir lo que queremos o el dolor del arrepentimiento por no conseguirlo. 

Si quieres progresar y crecer en la vida, necesitas comprometerte con tus nuevos hábitos

¿Seguimos? Pues vamos a por otro post.  

¡Aprende, Actúa, Avanza!

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