GTD (9/12): El cuarto paso es Revisar (II)
febrero 15, 2017Además de la revisión diaria, comentada en el post anterior, es imprescindible realizar una revisión más amplia cada siete días. ...
Además de la revisión diaria,
comentada en el post anterior, es imprescindible realizar una revisión más amplia cada siete
días.
Revisión Semanal
Aunque tu vida no cambie
demasiado rápido, la revisión semanal
es algo muy importante, tanto en GTD, como en otras metodologías enfocadas a incrementar la efectividad como Primero
lo Primero de Stephen Covey o Scrum de Jeff Sutherland.
Pero sin desviarnos del tema, y
centrándonos específicamente en GTD, la
revisión semanal es el momento en
que revisas tu vida con cierta calma y perspectiva, y te preparas para la próxima semana tratando de ser más preventivo
que correctivo.
Intentas pensar en tus cosas, anticiparte un poco a la semana y
pensar por adelantado para que no te
pillen con el pie cambiado demasiados asuntos. Algunos, surgirán de improviso, en eso estamos de acuerdo, pero a otros te
podrás anticipar.
En el terreno práctico, la
revisión semanal supone, por un lado, revisar
las cinco categorías organizativas que requieren acción. Espero que ya las
estés utilizando y las recuerdes, pero por si acaso te las refresco.
Son la lista a la espera, la
agenda, la lista de acciones siguientes, la lista de proyectos y el material de
apoyo a proyectos. Las podrás encontrar marcadas en los dos tonos de verde más oscuros, en la figura.
Además, puede que quieras revisar la totalidad o parte de las ideas
que tengas anotadas en el documento “tal
vez, algún día”.
Te recomiendo que esta lista, la vayas dividiendo en apartados y crees uno denominado “a quince días vista” o “a tres semanas vista” dónde ubiques posibles acciones y proyectos que probablemente quieras activar más adelante.
De este modo, no tendrás que revisar la lista entera, cada vez que hagas la revisión semanal, pudiendo descartar la subcategoría "a largo plazo", que sólo tendrás que abordar en la revisión global.
Te recomiendo que esta lista, la vayas dividiendo en apartados y crees uno denominado “a quince días vista” o “a tres semanas vista” dónde ubiques posibles acciones y proyectos que probablemente quieras activar más adelante.
De este modo, no tendrás que revisar la lista entera, cada vez que hagas la revisión semanal, pudiendo descartar la subcategoría "a largo plazo", que sólo tendrás que abordar en la revisión global.
Igualmente, si te aficionas a
usar esta lista para incluir cosas que te gustaría hacer y probar, como
posibles destinos vacacionales, libros que leer, películas para ver, restaurantes
para probar… te recomiendo que vayas creando apartados para estas
subcategorías.
Porque posiblemente, durante las revisiones semanales que hagas en enero no necesites repasar los posibles destinos de vacaciones para el verano.
Porque posiblemente, durante las revisiones semanales que hagas en enero no necesites repasar los posibles destinos de vacaciones para el verano.
En la revisión semanal, además de actualizar y poner al día el
contenido de las listas, y eliminar lo que ya se ha hecho o quedado obsoleto,
hay otra parte importante.
Se trata de realizar un barrido mental y físico para capturar todas las nuevas
ideas que hayan aparecido durante la semana, y que ahora estarán
desperdigadas en tu escritorio o dando vueltas por tu cabeza.
Si has ido recopilando día a día,
tendrás que juntar las notas, post-it, grabaciones de voz y anotaciones…en una
bandeja de entrada y volver a aplicar los tres primeros pasos del modelo:
capturar, procesar y organizar.
Es decir, volver a seguir el diagrama de gestión del flujo de trabajo para
cada nueva entrada.
Ten en cuenta que, si ya has creado la base del sistema en un momento anterior, la revisión te llevará un par de horas y te resultará bastante llevadera.
Ten en cuenta que, si ya has creado la base del sistema en un momento anterior, la revisión te llevará un par de horas y te resultará bastante llevadera.
Puedes hacer la revisión semanal
el viernes por la tarde o el sábado por la mañana, cuando todavía tengas la
semana laboral reciente, justo antes de prepárate para desconectar y disfrutar
del fin de semana.
Descansar y recargar pilas, te
resultará más fácil cuando hayas descargado todo lo que te preocupa en un
sistema externo fiable y actualizado.
A nivel subconsciente tu mente estará más tranquila, y no te recordará constantemente, que el martes tienes un evento importante o que no se te puede olvidar determinado detalle.
A nivel subconsciente tu mente estará más tranquila, y no te recordará constantemente, que el martes tienes un evento importante o que no se te puede olvidar determinado detalle.
Prueba una vez a realizar una
revisión semanal de dos horas, tranquilo y relajado, y verás que la próxima
semana tu propio cuerpo y tu mente te lo piden como algo natural y necesario
para renovarse y descansar.
Si no dispones de dos horas,
intenta dedicar al menos una. Creo que en menos tiempo, es bastante difícil y
acabarás estresándote y cogiendo atajos que perjudicarán tu efectividad.
Recuerda que crear el sistema
desde cero, requiere tiempo y energía, sobre todo si lo quieres hacer realmente
bien. Te puede llevar dos o tres días completos, especialmente si lo quieres
implantar en profundidad.
Pero una vez que tengas esa base
construida, las dos horas que dediques a realizar la revisión semanal, serán
las mejor invertidas de la semana. Te lo garantizo.
Revisión Global
Por último, quiero recordarte que
de vez en cuando, necesitarás hacer una revisión
general de todo el sistema, para reflexionar sobre tu vida con perspectiva.
De este modo, revisarás todas las categorías organizativas, desde tus sistemas de archivo, hasta tus objetivos anuales o plurianuales.
De este modo, revisarás todas las categorías organizativas, desde tus sistemas de archivo, hasta tus objetivos anuales o plurianuales.
Estas revisiones son habituales
ante cambios importantes en tu estilo de vida, como un nuevo puesto de trabajo, una nueva empresa, tener un bebé o cambiar de residencia,
entre otros.
Además, aunque no se produzcan
cambios significativos en tu vida, conviene
revisar el sistema con visión global y amplitud de miras, al menos, un par de veces al año.
Generalmente, a mitad y final de año, coincidiendo con las vacaciones de verano y navidad.
Generalmente, a mitad y final de año, coincidiendo con las vacaciones de verano y navidad.
Son buenos momentos, para revisar qué está funcionando en tu vida, y qué no.
Realizar autocrítica constructiva de forma inteligente (ojo sin fustigarse),
aprendiendo de los errores y planteándose cambios necesarios.
Los propósitos de año nuevo, pronto se desvanecerán si no utilizas una
herramienta que te permita tenerlos presentes continuamente y realizarles un seguimiento
semanal. Por cierto, ¿te acuerdas de cuáles eran?
Si has tardado más de 10 segundos
en recordar tus tres objetivos principales, es que no los tienes redactados por
escrito y/o no los revisas semanalmente.
¿Te parece bien hacerlo ahora
mismo?
Y después recuerda seguir leyendo
el proximo post. En el que abordamos ya la última fase.
Por cierto, ya llevamos unas cuantas publicaciones sobre
GTD, ¿qué tal te va?¿lo estás utilizando? ¿estás sacándole partido?
Es de lo que se trata.
Ya sabes: ¡Aprende, Actúa, Avanza!
Es de lo que se trata.
Ya sabes: ¡Aprende, Actúa, Avanza!
