GTD (10/12): El quinto paso es Actuar (I)

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El propósito final del GTD®es ayudarte a pasar a la acción de la manera más eficaz posible.

Actuar es una de las recomendaciones que más vas a leer en la mayoría de los libros y blogs sobre desarrollo profesional. No es ningún secreto y es bastante obvio, pero por si acaso, te lo repito una vez más. 

Lo fundamental es pasar a la acción, sólo avanzarás actuando, dando pasos hacia tus objetivos.

Leer está muy bien, pensar también, utilizar las palabras para redactar planes o mantener conversaciones sobre tus inquietudes futuras, también. Todo esto es de gran ayuda

Pero a la hora de la verdad, lo que te hará avanzar será pasar a la acción.

Es un punto común que podrás encontrar en los libros de David Allen, Stephen Covey, Anxo Pérez, Francisco Alcaide, Anthony Robbins, Tim Ferriss… y así podríamos seguir hasta llenar toda la página o pantalla.  

Actuar es la quinta fase del sistema, y es un elemento fundamental del modelo.

Es el punto de conexión entre el control y la perspectiva, algo que se intuye en toda la obra de David Allen, pero que se aprecia especialmente en su trabajo de 2011, Haz que funcione

Uno de los propósitos fundamentales por los que la gente se acerca a GTD® es encontrar una metodología que le permita pasar a la acción de manera más inteligente, eficaz y confiando en sus mejores opciones en cada momento.

Para decidir las mejores acciones este sistema de productividad se basa en tres modelos

TRES MODELOS PARA ORIENTAR LA ACCIÓN


El primero, para decidir las acciones en cada momento, y el segundo, para decidir el trabajo a realizar según su naturaleza

El tercero, para enfocar tus acciones, proyectos y objetivos con perspectiva en las distintas áreas de responsabilidad en tu vida y contemplando un horizonte que incluye nuestros propósitos, principios y visión a largo plazo. 

Los modelos no te darán directamente las respuestas pero te ayudarán a analizar mejor las opciones, algo que las sencillas recetas de gestión del tiempo y prioridades no te pueden dar. 

Te voy a contar lo fundamental de cada modelo

Modelo de los 4 criterios para decidir las acciones en el momento

Una propuesta que te ayuda a tomar la mejor decisión de actuación en un momento muy concreto del día, por ejemplo, ¿cuál es la mejor opción para el jueves a las 12:10

Para ello debes considerar el contexto en que te encuentras, el tiempo y energía disponibles y la prioridad de las distintas posibilidades.

Contexto


Algunas acciones se pueden efectuar en distintos lugares como anotar ideas para un proyecto en un papel.

Pero otras necesitan un lugar concreto (en casa, en la oficina), disponer de una herramienta (ordenador o teléfono), o estar cara a cara con alguien.

Por eso, es tan importante tener organizadas las listas de acciones siguientes en base a estos contextos concretos de tu vida.   

Tiempo disponible


Si miras tu agenda y tienes una reunión en un cuarto de hora, no intentes llevar a cabo una acción que requiere una hora completa.

Es de sentido común. La agenda te dará pistas de qué puedes hacer en cada momento.

Energía disponible 


¿Cuál es tu nivel de energía en este momento concreto?

Habrá acciones que requieran un nivel elevado de energía mental y física, y otras más sencillas y llevaderas que no requieran tanta concentración y que podrás hacer en cualquier momento.

Al hacer la revisión semanal, te sugiero que marques con otro color algunas acciones y proyectos sencillos que necesiten poca energía, porque cuando estés cansado hay muchas opciones que ni siquiera se te van a ocurrir. O también puedes crear un contexto específico que sea "baja energía", en el que anotaras las acciones siguientes que no requieran tener el depósito lleno.

Prioridad


En función del contexto, tiempo y energía disponibles, ¿qué acción es más importante o urgente?, ¿cuál debes elegir?

Recuerda que urgencia e importancia no son lo mismo.

En ocasiones deberás atender cuestiones urgentes ineludibles marcadas en tu agenda, y en otras, centrarte en lo importante.

Una vez más, si tus listas y agenda están completas y actualizadas te ayudarán mucho a tomar estas decisiones.

¿Continuamos con otro post dedicado a la acción?

¡Aprende, Actúa, Avanza!

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