El propósito final del GTD es ayudarte a pasar a la acción de la manera más eficaz posible.

Actuar es una de las recomendaciones que más vas a leer en la mayoría de los libros y blogs sobre desarrollo profesional. 

Lo fundamental es pasar a la acción, sólo avanzarás actuando. Dando pasos hacia tus objetivos.

Leer está muy bien, pensar también, utilizar las palabras para redactar planes o mantener conversaciones sobre tus inquietudes futuras, también. Todo esto es de gran ayuda. 

Pero a la hora de la verdad, lo que te hará avanzar será pasar a la acción.

En GTD, actuar es la quinta fase del sistema, y es un elemento fundamental del modelo.

Es el punto de conexión entre el control y la perspectiva, algo que David Allen destaca especialmente en Haz que funcione. 

Uno de los propósitos fundamentales por los que la gente se acerca a GTD es encontrar una metodología que le permita pasar a la acción de manera más inteligente, eficaz y confiando en sus mejores opciones en cada momento.

Para decidir las mejores acciones este sistema de productividad se basa en tres modelos. 

TRES MODELOS PARA ORIENTAR LA ACCIÓN

El primero, para decidir las acciones en cada momento. 

El segundo, para decidir el trabajo a realizar según su naturaleza. 

El tercero, para enfocar tus acciones, proyectos y objetivos con perspectiva en las distintas áreas de responsabilidad en tu vida y contemplando un horizonte que incluye nuestros propósitos, principios y visión a largo plazo. 

Los modelos no te darán directamente las respuestas pero te ayudarán a analizar mejor las opciones, algo que las sencillas recetas de gestión del tiempo y prioridades no te pueden dar. 

Te voy a contar lo fundamental de cada modelo. 

Modelo de los 4 criterios para decidir las acciones en el momento

Una propuesta que te ayuda a tomar la mejor decisión de actuación en un momento muy concreto del día, por ejemplo, ¿cuál es la mejor opción para el jueves a las 12:10? 

Para ello debes considerar el contexto en que te encuentras, el tiempo y energía disponibles y la prioridad de las distintas posibilidades.

Contexto

Algunas acciones se pueden efectuar en distintos lugares como anotar ideas para un proyecto en un papel.

Pero otras necesitan un lugar concreto (en casa, en la oficina), disponer de una herramienta (ordenador o teléfono), o estar cara a cara con alguien.

Por eso, es tan importante tener organizadas las listas de acciones siguientes en base a estos contextos concretos de tu vida.   

Tiempo disponible

Si miras tu agenda y tienes una reunión en un cuarto de hora, no intentes llevar a cabo una acción que requiere una hora completa.

Es de sentido común. La agenda te dará pistas de qué puedes hacer en cada momento.

Energía disponible 

¿Cuál es tu nivel de energía en este momento concreto?

Habrá acciones que requieran un nivel elevado de energía mental y física, y otras más sencillas y llevaderas que no requieran tanta concentración y que podrás hacer en cualquier momento.

Por eso es importante que tu sistema te permita identificar fácilmente las acciones que vas a llevar a cabo, en función de la energía necesaria para hacerlo. Por ejemplo, creando un apartado específico en tu lista de acciones siguientes que se llame "baja energía", en el que anotaras las acciones siguientes que no requieran tener el depósito lleno.

Prioridad

En función del contexto, tiempo y energía disponibles, ¿qué acción tiene más sentido hacer ahora? ¿cuál debes elegir?

Recuerda que urgencia e importancia no son lo mismo.

En ocasiones deberás atender cuestiones urgentes ineludibles marcadas en tu agenda, y en otras, centrarte en lo importante.

Una vez más, si tus listas y agenda están completas y actualizadas te ayudarán mucho a tomar estas decisiones.

¿Continuamos con otro post dedicado a la acción?

¡Aprende, Actúa, Avanza!