GTD (2/12): Lo primero es Recopilar (II)

Capturar con GTD inventariar asuntos pendientes

¿Por qué no recopilamos adecuadamente?

Habitualmente las personas permiten que se amontonen demasiados asuntos en sus bandejas de entrada (físicas y digitales), porque no utilizan sistemas completos y eficaces que vayan a favor de la corriente desde allí. 

De este modo, existe cierta tendencia a dejar las cosas en la bandeja de entrada cuando quieres hacer algo con ellas pero no puedes hacerlo en el momento.

La bandeja de entrada, sobre todo para el papel y los correos electrónicos, es lo mejor que saben hacer muchas personas para organizarse. Y es comprensible.

Si no conoces otro sistema, al menos sabes que en alguna parte, allí dentro, hay un recordatorio de algo que tienes que hacer o conservar. 

Por desgracia, la red de seguridad se pierde cuando los montones crecen y se desbordan o la lista de los correos electrónicos es muy extensa.  

Cuando aprendas a utilizar las dos siguientes fases, es decir, procesar y organizar tus asuntos con facilidad y rapidez, la bandeja de entrada volverá a recuperar su utilidad y función original, aquello para lo que realmente sirve.

En el próximo post, te enseñaré cómo vaciar las bandejas de entrada y el correo electrónico sin tener que hacer los trabajos pendientes en el momento, obligatoriamente. 

De momento, para ir practicando, te sugiero que hagas un ejercicio. Recuerda que un sistema de organización si no lo pones en práctica no sirve de nada. Así que, manos a la obra. 

Coge un taco de post-it, una libreta u hojas pequeñas de papel y empieza a anotar cualquier cosa pendiente que llame tu atención y que te venga a la cabeza.

No te preocupes por su nivel de importancia. Ya tendrás tiempo para eliminar las que consideres.

En la primera etapa de una lluvia de ideas no se evalúa. Y de modo similar en la primera fase de GTD® tampoco. En ésto existen ciertas similitudes.   

También puedes practicar en un procesador de textos, y anotar una idea en cada página.  Introduce un salto de página cada vez que recopiles un asunto.

Así, en la siguiente fase (procesar) podrás concentrarte en los asuntos de uno en uno, lo que incrementa la eficiencia del sistema. 

Con independencia de que recopiles en papel o en digital, la clave para hacer este ejercicio está en la cantidad más que en la calidad, cuanto más mejor

Permíteme un consejo y contarte una experiencia personal

Muchas personas, entre las que me incluyo, nos agobiamos bastante la primera vez que hicimos un inventario de 80 o 100 asuntos pendientes. Sin embargo, no hay que preocuparse, porque es normal. 

Yo al principio no me di cuenta de que si pasas 16 horas despierto a día, en un mes tienes unas 480 horas de actividad

Por ello, no deberías extrañarte de que se te ocurran 100 asuntos para realizar o empezar durante el próximo mes. Y no digamos ya en el próximo año. Ten en cuenta que algunas cuestiones pueden requerir varias horas, pero otras se solventarán en diez minutos. 

Esta estimación, es meramente orientativa, pero a mí me sirvió para darme cuenta de que si estás vivo, eres activo y tienes proyectos de futuro, es normal que tengas varias docenas de asuntos pendientes, posibles ideas a ejecutar, recados a realizar, documentos a leer o archivar…en definitiva, docenas de cosas pendientes

Tienes que aprender a mirarlos a la cara, uno a uno, saber cómo son de importantes para ti, en qué orden debes llevarlos a cabo (o descartarlos porque no son realmente importantes) y para eso debes recopilarlos, uno a uno.  

Recuerda que aunque no los anotes, para no verlos, aunque te quieras esconder de ellos, los asuntos están ahí. En tu cabeza, restándote energía, recordándote que tienes que hacer cosas en momentos improductivos en los que no puedes hacer nada al respecto.

Como acordarte de comprar bombillas cuando estás en la oficina. 

Piensa un momento. Si tu mente fuera el mejor sistema para guardar las cosas, ¿no te recordaría que necesitas bombillas únicamente cuando estuvieras en la tienda? 

¿Listo para practicar y empezar con GTD?

Empieza a escribir en papel o digital, todo lo que te llame la atención. Aquello a lo que vincules un debería, tendría que, convendría o estaría bien.

Dedicándole 20 minutos, puedes llevar a cabo una primera versión de recopilación bastante aceptable.

Después, te recomiendo que leas el siguiente post sobre la fase procesarpara saber qué hacer con todo lo que has recopilado.  

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!


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