GTD (5/12): Lo tercero es Organizar (I)


GTD Organizar archivo y lista tal vez

Organizar es el tercer paso del proceso de gestión del flujo de trabajo según la metodología GTD®.

Tiene una estrecha relación con la fase anterior, que se puede representar gráficamente.

En este sentido, las siete etiquetas que hemos asignado  en la fase de procesamiento contribuyen a que los asuntos debidamente procesados queden organizados en una de las ocho categorías que se muestran en la imagen.


Los que ya estéis familiarizados con este sistema, advertiréis que la ilustración es ligeramente diferente a la mostrada en los libros de David Allen, en la que el gráfico se plantea de arriba hacia abajo, inicialmente, y luego se extiende hacia los lados.

Pero en esencia contiene los mismos elementos y secuencias. Simplemente, he representado las fases en forma de esquema, porque considero que se entiende mejor la relación entre la fase de procesamiento y la de organización

De cada posible etiqueta que podemos asignar en la fase de procesamiento se derivan una o dos categorías organizativas. Salvo para las acciones de menos de dos minutos, que quedan finalizadas y, por lo tanto, no es necesario organizar en ninguna categoría. 

De este modo, el sistema organizativo consta de ocho categorías. Tres de ellas para los asuntos procesados que no requieren acción y cinco categorías para los asuntos procesados que si requieren acción.

Las 8 categorías organizativas del GTD

Vamos a analizar brevemente qué se ubica en cada una de estas categorías organizativas, comenzando por las que no requieren acción.

Las 3 Categorías Organizativas que NO REQUIEREN ACCIÓN


PAPELERA


La primera categoría, es la que se deriva de la etiqueta eliminar. Es muy simple y obvia, pero no por ello menos importante.

Si no queremos que se acumulen un montón de objetos físicos y digitales innecesarios en nuestras estancias y dispositivos, necesitamos un cubo de basura o papelera.

Esto nos permitirá despejar el entorno de todo aquello que no es necesario y que nos hará perder el tiempo y el foco, si se encuentra por ahí tirado dispersando nuestra atención.

Tira, destruye o recicla cualquier cosa que no tenga valor físico, informativo o de referencia.

No dejes que se mezcle con el resto de cosas importantes, y como te decía en el post anterior, evita el Síndrome de Diógenes, aunque sea a su nivel más leve.

SISTEMA DE ARCHIVO


La segunda categoría es la que se deriva de la etiqueta archivar, y consiste en un sistema de archivo físico y digital.

Para los elementos que tengas impresos tales como facturas, nóminas, catálogos informativos…te recomiendo que consigas unos cuantos archivadores A-Z, como los que aparecen en la imagen de este post, y los agrupes por categorías y orden alfabético.

En ellos incluirás artículos (que quieras conservar sobre tu profesión o un tema de interés), documentación del automóvil (seguro, reparaciones...), del hogar (facturas de agua, luz, gas, telefonía…) o similares.

Para la información digital te recomiendo que crees una estructura de carpetas coherente en tu ordenador.

Aunque hoy en día con la función “buscar” puedes encontrar muchos documentos guardados con un nombre conocido o identificable, lo cierto es que tenerlos organizados adecuadamente aporta un valor intangible notable, que sólo podrás experimentar cuando lo hagas.

Yo le saqué mucho partido a esta categoría mientras realizaba mi tesis doctoral y tenía cientos de artículos impresos y digitales, de distintos temas y autores, por lo que me fue de gran ayuda crear un sistema de archivo.

Ten en cuenta que si guardar y archivar no te resulta fácil y rápido, tenderás a amontonar, apilar o acumular las cosas.

Si tu material de referencia no posee unos límites bien definidos, la frontera entre los asuntos que requieren acción y los que no, se volverá borrosa, tanto a la vista como desde el punto de vista psicológico, y esto te ralentizará mentalmente.

Posiblemente, dos de las acciones más constructivas que puedas hacer en los momentos en los que estés cansado y te resulte difícil concentrarte en otras actividades más complejas, sean pulir y mejorar las dos primeras actividades que hemos visto hasta ahora, eliminar y archivar.

Revisa tus archivos y documentos, para tirar lo que no sirva y organizar mejor lo que quieras conservar.

Aplica la mejora continua a estos dos aspectos (que muchas personas agobiadas por lo urgente consideran secundarias) y verás que tu productividad y sensación de control comienzan a aumentar.

DOCUMENTO “TAL VEZ, ALGÚN DÍA”


La tercera categoría se deriva de la etiqueta “incubar” y consiste básicamente en un documento titulado “Tal vez, algún día” en el que anotas ideas y posibles proyectos que tal vez quieras poner en marcha cuando sea el momento adecuado.

En este sentido, es importante que entiendas que serían proyectos potenciales, que hoy en día no se encuentran activos.

No quieres trabajar en ellos actualmente porque ahora mismo no son prioritarios, no dispones del tiempo necesario dados tus compromisos presentes o simplemente no quieres dispersarte de tus importantes proyectos en activo.

Esta categoría puede considerarse como un aparcamiento para posibles proyectos futurosinactivos o dormidos durante un tiempo, hasta que la situación se despeje un poco.

Recuerda, y esto es muy importante, que los proyectos actuales activos, se ubican en la lista de proyectos que es otra categoría que veremos posteriormente, y no debe mezclarse con esta.

En el documento tal vez algún día puedes incluir una amplia variedad de posibles acciones, personales o profesionales, que tal vez quieras realizar en un futuro, incluidas aficiones y posibles lugares de vacaciones.

Puedes ordenar el documento en distintas categorías que revisarás cuando tengas tiempo y ganas de ocuparte de cada una de ellas. Algunas ideas son:   

- Libros que quiero leer 

- Vinos que me gustaría probar 

- Recetas que quiero intentar 

- Películas que me gustaría ver 

- Viajes de fin de semana que me encantaría hacer 

- Lugares que a mi pareja le gustaría conocer 

- Sitios web en los que navegar 

- Restaurantes que me gustaría probar 

- Cursos y talleres que me podrían interesar

Espero que te haya resultado útil, en el siguiente post te muestro las cinco categorías organizativas restantes.

O si lo prefieres puedes leer el artículo de David Allen sobre qué significa realmente ser organizado, en el que se abordan algunos mitos y realidades, al respecto.  

Y ya sabes, ¡Aprende, Actúa, Avanza!

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