En GTD, para orientar el paso a la acción, contamos en primer lugar con los cuatro criterios para decidir las acciones en el momento, tal y como vimos en el post anterior.

En segundo lugar, tenemos el modelo tridimensional para identificar la naturaleza del trabajo diario en tres categorías (1) definir el trabajo, (2) realizar el trabajo definido previamente y (3) realizar el trabajo a medida que surge. 

Definir tu trabajo

Es obvio que para poder tener una lista de acciones siguientes ordenada por contexto, una agenda con tus compromisos con fecha y hora, una lista con tus proyectos… has tenido que dedicarte en algún momento a definir tu trabajo. 

Establecer cuáles son los siguientes pasos, cuándo los vas a dar orientativamente y el resto de decisiones que tomas para procesar y organizar tu trabajo durante la revisión semanal, pertenecen a esta categoría. 

Es habitual que dediques entre el 5% y el 10% de la jornada semanal a este tipo de actividades. 

Dos horas para hacer la revisión semanal completa y quince minutos diarios para revisar tu agenda, actualizar tus listas y hacer una previsión del día, es algo muy recomendable. Supone tres o cuatro horas semanales, pero lo recuperarás con creces. 

Es fundamental pensar un poco antes de actuar.  

Hacer trabajo predefinido

Consiste en realizar las acciones siguientes que tienes definidas en tus listas, asistir a las reuniones fijadas en tu agenda, seguir los planes previstos para tus proyectos, hacer el seguimiento a las acciones de la lista “a la espera”…

Es fácil que pases aproximadamente el 50% de tu jornada realizando este tipo de actividades. Obviamente, dependiendo de si trabajas en un entorno más o menos estable y predecible, el porcentaje puede variar significativamente. 

Trabajar siguiendo el plan, no es bueno ni malo por sí mismo.

Desaprovechar una oportunidad importante que surge de imprevisto, para realizar una acción predefinida insignificante, es tan malo como dejar que un imprevisto menor te aparte de los planes que habías definido como realmente importantes.      

Hacer trabajo que surge en el momento

Este es el tipo de trabajo que va surgiendo de forma imprevista a lo largo del día y la semana. Son acciones que simplemente emergen de pronto y no son siempre buenas o malas. 

Las interrupciones y distracciones constantes e  infructuosas a menudo son perjudiciales.

Por el contrario, una llamada imprevista de un cliente que te generará ingresos extra significativos, puede merecer aplazar algunos planes de tus listas. 

Una vez más, se trata de valorar la importancia y la urgencia del trabajo predefinido frente al que surge de pronto. Tomar esa decisión con sabiduría, varias veces al día, multiplicará tu efectividad exponencialmente, aunque reconozco que no siempre es fácil. 

Por otro lado, realizar todo a medida que surge, porque no tienes recipientes de captura ni listas definidas, te puede llevar a anteponer lo espontáneo y llamativo frente a lo importante y fundamental. Y esto es un gran error. 

Es el típico caso de “lo hago ahora, para que no se me olvide y quitármelo de encima”, aunque sé que no es lo mejor que podría estar haciendo ahora, porque me parte la mañana, y además no es importante.

Todos los días traen sorpresas, es inevitable, significa que estás vivo. Aprende a gestionarlas.

¿Seguimos con el último post de la serie introductoria a GTD?

¡Aprende, Actúa, Avanza!