A esta fase, David Allen, la denomina procesar, en su primer libro, y aclarar o clarificar en sus obras posteriores, pero en esencia significan lo mismo.  

En este punto la cuestión es ¿Qué es lo que necesitas preguntarte (y contestarte) en relación a cada correo electrónico, mensaje de texto, informe, notas de reuniones o ideas propias que aparecen en tu cesto de recopilación?

¿Qué es esto? ¿Qué significa para mí?

Pues lo primero que necesitas preguntarte es ¿Qué es esto? Pero no en el sentido de si es un informe, una libreta o un mail, eso es obvio. Sino en el sentido de ¿Qué significa para ti? Y de si requiere llevar a cabo alguna acción con ello.

 

Puede ser que no necesites hacer nada con ese elemento salvo eliminarlo o guardarlo en un lugar adecuado. O puede ser que necesites efectuar alguna acción al respecto como llamar a alguien, enviar un mail, comprar algo, planificar un proyecto…

Es fundamental que no entiendas procesar como gastar tiempo en algo, o no realizarás esta función tan importante con la dedicación que se merece. La obviarás o pasarás de puntillas por ella y todo tu sistema de productividad se resentirá.

Es el paso previo y necesario para poder organizar los asuntos en base a un significado común en la tercera fase. 

Hay muchas personas que tratan de organizarse, pero cometen el error de hacerlo con un montón de asuntos incompletos y sin procesar. No seas uno de ellos, porque no hay que organizar lo que entra; sólo capturarlo y procesarlo. 

Tómate esta fase como un juego en el que comienzas preguntándote ¿qué es eso? ¿qué significa para mí? ¿qué es este asunto y que debo hacer al respeto? ¿sobre qué trata realmente este documento o comunicación? ¿qué implicaciones tiene para mi?

Una vez respondida esta pregunta lo siguiente que te debes plantear es ¿Requiere realizar alguna acción o simplemente necesito guardarlo o eliminarlo?

¿Requiere realizar alguna acción, sí o no?

Cuando la respuesta es no, cuando un asunto no requiere acción, se abren las tres posibilidades relacionadas con guardar o eliminar el asunto.

No requiere realizar ninguna acción, sólo necesito eliminarlo o guardarlo.

Procesando en GTD. La primera opción es ELIMINAR.

 

Esto lo hacemos cuando el asunto ya no es necesario, cuando se ha quedado desfasado, ha perdido su valor o simplemente ya no lo necesitamos.

En definitiva, para nosotros a día de hoy es basura. Lo mejor que podemos hacer es tirarlo a la papelera o presionar la tecla eliminar del ordenador. 

Con ello, como apunta José Miguel Bolívar, evitaremos el Síndrome de Diógenes, tanto físico como digital, y mantendremos nuestro entorno despejado, lo que nos ayudará a pensar y actuar con mayor claridad.

Párate a pensar un momento, ¿cuántas cosas se van acumulando en tu casa, oficina u ordenador, cuando no haces el esfuerzo consciente de eliminarlas? 

Procesando en GTD. La segunda opción es ARCHIVAR.

 

La llevamos a cabo cuando procesamos un elemento que posee información que puede ser útil para algo más adelante, algo que consideramos como material de referencia. 

Entre estos elementos encontramos habitualmente las facturas de los electrodomésticos que debemos guardar como garantía, los recibos y facturas de luz, gas y teléfono, o nuestras nóminas, que, ya sea en formato digital o papel, necesitemos conservar. 

Es material que queremos guardar, tal y como está, para conservarlo. Aquí la clave está en mantenerlo organizado.   

Procesando en GTD. La tercera opción es INCUBAR. 

Se correspondería también con nuestra idea de guardar y conservar algo, pero con la intención de revisarlo próximamente, por si queremos llevar alguna acción al respecto. 

Al principio cuando se empieza a utilizar GTD, la línea entre las dos opciones que asociamos a guardar (archivar e incubar) parece difícil de distinguir. 

La principal diferencia es que las cosas a las que ponemos la etiqueta “incubar” son aquellas ideas o informaciones sobre las que no queremos tomar ninguna decisión por el momento.

No requieren acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo en un futuro más o menos próximo.

Por ejemplo, la información sobre un concierto que será dentro de dos meses y al que no sabemos si podremos ir, una escapada de fin de semana que tal vez queramos hacer en primavera o un proyecto que no vamos a iniciar esta semana, pero quizá queramos poner en marcha el mes que viene.  

Como decíamos, a veces la diferencia parece demasiado insignificante, pero piensa en archivar elementos como la factura de la lavadora, que salvo que ocurra algo (una avería), no necesitarás utilizar en varios años.

Mientras que incubarás cuestiones que debes revisar periódicamente para tomar la decisión definitiva al respecto, como realizar ese viaje, asistir a ese concierto o a esa reunión, a la que a día de hoy todavía no sabes si necesitarás o querrás ir.

Incubar, implica no decidir en el momento, es dejar algo en espera. Utiliza esta categoría para todos los elementos sobre los que todavía no quieras o puedas tomar una decisión firme.

Pero intenta, que no se convierta en una especie de "cajón de sastre" en el que amontonas y pospones decisiones que deberías estar tomando ya. Para que resulte útil, debes utilizarla con sentido común, no para procrastinar. 

 

Resumiendo, para las cosas que quieres eliminar o guardar necesitarás:

1. Una papelera (elementos físicos) y una tecla de suprimir (recursos digitales).

2. Una carpeta o documento para el material que se está incubando.

3. Un buen sistema de archivo para conservar la información de referencia.

¿Te parece interesante? En el siguiente post, te comento cómo procesar los elementos que sí requieren acción. 

¿Vamos a por ello?

¡Aprende, Actúa, Avanza!