Después de abordar en el artículo anterior, las tres etiquetas que tenemos para procesar los asuntos que no requieren acción (eliminar, archivar, incubar), nos centramos ahora en los elementos que requieren actuar.

Elementos que sí requieren acción

Cuando necesitas hacer algo (diferente a eliminar o guardar) respecto a un asunto, debes plantearte dos preguntas:

¿Cuál es el resultado deseado? ¿Cuál es la acción siguiente?

Es decir, qué quiero conseguir y cuál es el siguiente paso que necesito dar. 

Esto es habitual con:

-Los correos electrónicos que requieren tomar una decisión y dar una respuesta 
-Las notas que tienes en la bandeja de entrada sobre una reunión y que te recuerdan que debes tomar acción en algún sentido para seguir avanzando
-Las llamadas que tienes que hacer a un compañero o
-Las pilas que tienes que comprar para que funcione el mando de la televisión.   

Puede ser que se trate de acciones individuales como enviar un mail, o que forman parte de un proyecto simple, como comprar una estantería para redecorar el despacho.

O puede que simplemente sea el primer paso de los cien o doscientos que tendrás que dar para finalizar un proyecto complejo como crear una empresa o finalizar una tesis doctoral. 

Sea como fuere, sólo podrás realizar una acción cada vez, por lo que deberás preguntarte siempre, ¿cuál es el siguiente paso?

Y algunas veces, simplemente será el único, como en el caso de las acciones individuales. 

Otra cuestión importante en este punto es que recuerdes que en el vocabulario de GTD, "proyecto" es todo aquel resultado que queremos conseguir (por ejemplo a una semana o mes vista) y que requiere dar varios pasos para conseguirlo. 

Puede que solo sean cuatro sencillos pasos, como elegir una estantería por internet, comprarla, recibirla y montarla. Para GTD esto es un proyecto, aunque sea simple, pero es un proyecto. Y es importante entenderlo.

Pero volviendo a la acción siguiente, hay que tener en cuenta que David Allen, establece tres posibles opciones: hacer (en el momento), delegar o posponer.

Aunque es intuitivo y fácil de entender, déjame que te explique brevemente cuando utilizar cada una de ellas.

Tienes que elegir una de las tres etiquetas y asignársela a cada una de las acciones siguientes que tengas en el cesto.

Recuerda que en la primera parte del post ya vimos las etiquetas eliminar, archivar e incubar. Por lo que le asignaremos la cuarta etiqueta a hacer, la quinta a delegar y la sexta a aplazar.  

Procesando en GTD. La cuarta opción es HACER.  

Cuando realizar una acción requiere menos de dos minutos, lo mejor es hacerla en el momento en que se define.

Realmente es una cuestión de eficiencia, porque tardarías más en posponerla, organizarla y anotarla en tu sistema de organización que en hacerla directamente. 

Por lo tanto, responder a un correo electrónico sencillo, avisar por whatsapp a tus padres de que irás a comer el fin de semana o sacar punta al lápiz, son cosas que harás en el momento.

Procesando en GTD. La quinta opción es DELEGAR.  

Si la acción durará más de dos minutos, necesitas preguntarte si eres la persona adecuada para llevarla a cabo. Si la respuesta es no, delégala a la persona correcta. Y para esto no hace falta ser alto directivo ni tener un asistente personal. 

A veces, simplemente se trata de decirle a un amigo que se encargue de reservar el viaje y el coche de alquiler o a tu hermano que se encargue de comprar el regalo del cumpleaños de tu padre, ya que tú lo has hecho las últimas veces.  

Procesando en GTD. La sexta opción es APLAZAR.  

Si la acción te llevará más de dos minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que aplazar su ejecución a un momento posterior y seguirle la pista en una lista de “acciones siguientes” o en tu agenda/calendario.

 

Te recuerdo que ahora estás procesando, y como te pongas a hacer todas las cosas que tienes pendientes y que requieren tiempo, no terminarás de procesar y volverás a estar a como antes, cuando no tenías un sistema de gestión del flujo de trabajo completo.

Así que recuerda, anótalo y continúa procesando el siguiente elemento. En el siguiente post, te explicaré como efectuar listas de acciones siguientes más eficientes y cómo utilizar la agenda/calendario según GTD. 

Por último, desde mi punto de vista existe una séptima etiqueta que habría que incluir en el sistema.

Es una categoría que aparece implícita en los libros de David Allen, pero que él no comenta de forma explícita como séptima opción. Aunque es el resultado obvio de las respuestas a las que el mismo anima a responder. 

Como dijimos anteriormente, además de la pregunta ¿cuál es el siguiente paso?, hay que responder a ¿cuál es el resultado deseado o el objetivo a cumplir?

Esto es especialmente importante en los proyectos de varios de pasos que no se finalizan con una única acción siguiente.

Por eso, cuando nos encontramos con proyectos de varias etapas, desde mi punto de vista habría que añadir la etiqueta planificar, como séptima alternativa. 

Procesando en GTD. La séptima opción es PLANIFICAR.  

Planificar, incluiría básicamente, definir exactamente cuál es el resultado deseado (poniéndole un título concreto) y esbozar algunos de los pasos que hay que dar y el orden en que deben efectuarse. 

Posteriormente, la planificación podría pulirse, ampliarse y concretarse si fuera necesario, especialmente en proyectos largos y complejos.

Pero en primer lugar, sería recomendable, al menos, un esbozo en un papel o una planificación “de reverso de sobre” como denomina David Allen. Aunque sea de forma orientativa. 

No obstante, este es un aspecto que trataremos en otros post más específicos. 

De momento, quédate con que puedes poner una séptima etiqueta, que sería planificar y que consistiría en ponerle nombre y apellidos al proyecto. Por ejemplo, “Estantería montada en el despacho” (resultado deseado) y anotar los pasos: elegir estantería, comprarla y montarla (acciones). 

Es un ejemplo muy simple, pero sirve para ilustrar que la etiqueta planificar implicaría anotar, el resultado y las acciones, para posteriormente ubicarlos en dos listas (la de proyectos y la de acciones siguientes), que veremos en la tercera fase, organizar.  

¡Aprende, Actúa, Avanza!