En el post de la semana pasada vimos la primera fase, el registro del tiempo. Hoy nos centraremos en las dos siguientes.

Administración del tiempo. Segunda fase

Para llevar a cabo la segunda fase, que podríamos traducir por manejo o administración del tiempo, el autor propone realizar tres preguntas de diagnóstico:

Tres preguntas de diagnóstico para administrar el tiempo

1. ¿Qué se puede eliminar? ¿Qué no es necesario hacer?

Es algo obvio. Pero hay que pararse a pensar un momento y desechar lo que sobra.

Es importante tener en cuenta esta pregunta. Por eso muchas metodologías de efectividad consideran este aspecto.

Por ejemplo, eliminar es una de las tres acciones que aplicamos en GTD a los asuntos que no requieren acción. Eliminar es un aspecto clave en una transformación Lean, es la segunda fase del marco de trabajo de Tim Ferriss en La semana laboral y es una parte fundamental de la Ley de Pareto (principio 80/20), por destacar solo algunos.

Desechar lo que sobra, es fundamental para llevar a cabo el trabajo importante.

2. ¿Qué podría hacer otro por mí? ¿Necesito hacerlo todo yo?

En este caso se trata de averiguar qué podríamos delegar, o incluso qué actividades que estoy llevando a cabo, podría realizar mejor otra persona.

Delegar, otra idea que siempre está ahí, y que el gran precursor de la efectividad nos recuerda una vez más. Es una actividad básica, que también encuentras entre las acciones que requieren acción en GTD, o en el cuadrante III de la matriz de Eisenhower, por ejemplo.

Si tienes la posibilidad. No la pases por alto.

3. Preguntar a los demás, ¿os hago perder el tiempo?

Esto permite averiguar si la forma de trabajar de una persona, implica que el resto de compañeros pierdan el tiempo significativamente. Porque esto supondría una pérdida de eficacia organizativa.

Además, de realizar las tres preguntas anteriores, necesitamos identificar los motivos por los que perdemos el tiempo y tratar de reducirlos al máximo. Para ello, Peter Drucker nos propone ahondar en cuatro aspectos.

Primero. Identificar las pérdidas de tiempo derivadas de la ausencia de sistema o previsión. Las crisis que se repiten sistemáticamente todas las semanas, meses o años, suceden por falta de previsión.

Ocurren porque no hemos creado un sistema para gestionarlas y evitarlas antes de que se precipiten sobre nosotros.

¿Qué crisis se repiten mes tras mes en tu organización? ¿Por qué sucede? ¿Qué podrías hacer para evitarlo?

Segundo. Pérdidas de tiempo derivadas de un tamaño inadecuado del grupo que ha de llevar a cabo las tareas. Por exceso o por defecto.

¿Algún equipo de tu empresa, está desbordado por el exceso de trabajo? ¿Se debe a un número insuficiente de personas o a qué están realizando trabajo que debería haber sido eliminado o simplificado?

Por el contrario, aunque menos común hoy en día, puede ser que el equipo sea demasiado grande, lo que se manifiesta según el autor, en que hay que dedicar demasiado tiempo a enfrentamientos y fricciones personales. 

Tercero. Mala organización. Lo que se traduce en reuniones numerosas y demasiado frecuentes. Salvo que las reuniones sean realmente oportunas y necesarias, como dice Peter Drucker “o nos reunimos o trabajamos”.

Pocas veces se trabaja efectivamente en una reunión. A veces, conseguimos discutir ideas relevantes o vislumbrar algunos planes o acciones necesarios a futuro. Pero otras veces se pasa demasiado tiempo realizando tareas poco constructivas.

¿Cómo son las reuniones en tu empresa, departamento o ámbito de actuación? 

Cuarto. Información deficiente. ¿Hay personas en tu organización que deberían estar al tanto de determinadas decisiones o acciones? ¿Las personas están al tanto de las cuestiones que necesitan conocer?

Si no es así, no podrán colaborar constructivamente en los cursos de acción. Incluso puede que entorpezcan, sin ni siquiera saberlo, la consecución de objetivos.

¿Te has planteado en qué medida afecta cada una de estos cuatro elementos al rendimiento de tu equipo o empresa?

¿Se te ocurren ya algunas ideas para solucionarlo?

La persona que registra y analiza su tiempo, puede averiguar de cuánto tiempo dispone para realizar las tareas más importantes.

Si además, se ha concentrado en reducir las pérdidas de tiempo, eliminar, delegar y averiguar cómo hacer perder el tiempo a los demás, el camino se allana.

Ahora toca consolidar el tiempo discrecional, es decir, el tiempo libre para realizar las tareas que suponen una auténtica contribución, aquellas que de verdad producen resultados. Las importantes.

Aquí la clave está en conseguir periodos de tiempo aceptables para realizar el trabajo importante y que requiere concentración. Las pequeñas fracciones de quince minutos, no son suficientes para muchas tareas, por mucho que podamos dedicarle seis ratos sueltos. 

Hay tareas que requieren realizar el trabajo de forma consecutiva durante dos horas. Sin interrupciones. Aquí es dónde manejar bien los contextos que te ofrece el método GTD o los asuntos realmente importes (las grandes rocas) que se plantean en Primero lo Primero, te puede dar una gran ventaja.

¿En qué momentos del día tienes menos posibilidades de ser interrumpido? ¿Tienes la posibilidad de trabajar algún día desde casa? ¿Puedes ponerte los cascos con música relajante, al menos, una hora en la oficina?

Estas son las cuestiones que te ayudarán a concentrarte en lo que de verdad importa y a trabajar en asuntos fundamentales de forma continuada y con el mínimo de interrupciones.

Si quieres saber más sobre el contexto en el que se aplican las acciones de eliminar y delegar en GTD puedes consultar el primero y el segundo de los dos post sobre procesar o aclarar los asuntos. O si lo prefieres puedes leer el capítulo titulado Control del tiempo en la obra Drucker Esencial.

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza! 

El tiempo no se puede gestionar.

En la vida real, no puedes darle al pause, ni al avance, ni al retroceso, a diferencia de cuando ves una película.  

El tiempo pasa siempre al mismo ritmo, una hora cada sesenta minutos, irremediablemente. Otra cosa es que nuestra percepción sea distinta.

A esto se debe la genial cita de Albert Einstein, sobre el tiempo y la relatividad, que traducida, viene a decir algo así:

“Cuando dos enamorados conversan, una hora les parece un segundo. Pero si se sientan sobre carbón al rojo vivo, un segundo les parecerá una hora. Eso es la relatividad ”.  

Una aclaración que encontrarás en la mayoría de libros sobre efectividad, productividad y organización personal, es precisamente, que el tiempo no se puede gestionar. Aunque el libro lleve por título, gestión del tiempo, es muy posible que encuentres una frase como la siguiente:

Estrictamente, el tiempo no se puede gestionar. Lo único que puedes gestionar son las tareas que decides realizar a lo largo del tiempo, así como aquello en lo que centras tu atención y tu energía. 

  

Pero el caso es que la expresión “gestión del tiempo” al menos es intuitiva. Se entiende aproximadamente lo que quiere decir, aunque no sea un tópico atractivo, ni un término exacto. 

Por eso, y porque los primeros gurus en este campo, como Peter Drucker y Stephen Covey utilizaron la expresión anglosajona time management,  sigue siendo muy utilizada.   

En este post, en concreto, veremos algunas expresiones que Drucker utilizaba para referirse a esta idea, o mejor dicho, sus traducciones más cercanas.

Control del Tiempo según Peter Drucker: Registro, Administración y Consolidación

En su libro Drucker Esencial, se publica un capítulo titulado Control del Tiempo, en el que hace referencia a las tres actividades necesarias para llevarlo a cabo: registro, administración y consolidación del tiempo.

Hoy nos vamos a centrar en la primera actividad, el registro del tiempo, más conocida actualmente como time tracking, por la influencia anglosajona y el mundo de las aplicaciones móviles.    

Drucker dejó escrito que el tiempo es un recurso único y que no se puede alquilar, contratar, comprar u obtener tiempo, por otras vías. Es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. El que ha transcurrido se ha ido para siempre y no volverá. Es escaso y no tiene sustitutos, pero toda actividad se realiza en el tiempo y consume tiempo.

Desde su punto de vista, nada distinguía más a un directivo eficiente que su amor por el tiempo.

 

Sin embargo, las personas estamos poco capacitadas para gestionar el tiempo, por lo general.

Como dice este autor aun en medio de una niebla espesa, conservamos cierto sentido del espacio. Sin embargo, encerrados en una habitación sin reloj, pasadas unas horas, pocos sabrían decir con precisión cuanto tiempo ha transcurrido, incluso con las luces encendidas.

Esto tiene una clara implicación:

Si nos fiamos de nuestra percepción y nuestra memoria no podemos estimar adecuadamente el tiempo transcurrido y dedicado a una actividad en concreto. 

Peter Drucker, decía que a veces pedía a algunos directivos que se vanagloriaban de su memoria que registrasen la utilización que hacían de su tiempo. Luego él guardaba, bajo llave, sus estimaciones durante semanas, mientras que los directivos registraban realmente a qué dedicaban su tiempo, y la estimación jamás coincidía aceptablemente con la realidad.

Resulta especialmente esclarecedor el ejemplo que pone el autor respecto al presidente de una empresa, que solía pensar que dedicaba su tiempo a tres cuestiones: empleados de alto nivel, clientes importantes y actividades comunitarias.

Una tercera persona, realizó un registro real de su tiempo, durante seis semanas, y encontraron que apenas dedicaba tiempo a estas tres actividades. Esas eran las actividades que el presidente de la empresa sabía que debía realizar y que “su complaciente memoria” le aseguraba que había realizado. 

Moraleja:  

“Las personas eficientes saben que para manejar su tiempo deben conocer previamente su empleo exacto”.

Por ello, como decíamos antes, Drucker propone tres fases relacionadas con la utilización del tiempo: el registro, el manejo y la consolidación. 

En el resto del post, nos centraremos en el primero, precisamente porque es la base, y abordaremos los otros dos en el futuro. 

El registro del tiempo, implica anotar a qué dedicas tu tiempo y hacerlo cada vez que cambies de tarea. O utilizar alguna app o software que realice esta labor por ti.Anotando a la hora que empiezas y terminas cada una de ellas, justo al comenzar o acabar.

Partimos de la base de que la memoria juega malas pasadas y si nos fiamos de ella, no podremos estimar verdaderamente el tiempo transcurrido.

Cuando nos dediquemos a algo que nos guste, posiblemente nos parecerá menos. Y aquí, el problema será, que si nos gusta, pero no es imprescindible o no aporta valor, posiblemente le estaremos dedicando más tiempo del necesario. Y no me refiero al ocio (hay que desconectar y descansar. Es necesario).

Me refiero a las tareas que llevamos a cabo en nuestro “tiempo de trabajo” y que supuestamente deberían contribuir a conseguir resultados.  

Por otro lado, cuando nos dediquemos a algo que no nos agrade, posiblemente será al contrario, y nos parecerá una eternidad, como decía Einstein.

Pero nos guste o no la tarea, si nos fiamos de nuestra memoria y no lo registramos, no lo sabremos, simplemente infravaloraremos o sobrevaloraremos el tiempo transcurrido.

Consejo: Trabaja habitualmente con una libreta o una hoja Excel denominada: registro de tiempo, o utiliza una app de time tracking.

La ventaja del Excel es obvia. Si utilizas una fila para cada tarea y empleas estas cuatro columnas: descripción de la tarea, hora de inicio, hora de finalización y tiempo dedicado, al final de cada día tendrás una foto real del tiempo trabajado.

La ventaja de una libreta, dedicada exclusivamente a tal propósito, es que mientras esté encima de la mesa, junto al ordenador, será mucho más probable que te acuerdes de anotar el tiempo.

Inicialmente, con que te acuerdes de hacerlo cada dos horas, ya será un avance considerable. Otra solución es ponerte alarmas, cada una o dos horas, porque te aseguro que al principio y hasta que desarrolles el hábito, no lo apuntarás debidamente. 

Mi recomendación: empieza con la libreta y cuando tengas el hábito adquirido, pásate al Excel.   

Mi consejo no se basa en el método más eficiente desde el punto de vista de la perfección. Simplemente asumo que no somos perfectos.

Si lo fuéramos, hace ya muchos años que habríamos decidido cuáles son los mejores hábitos que queremos incorporar a nuestro estilo de vida y los habríamos incluido en nuestra rutina con facilidad y rapidez.

Pero posiblemente serás como el resto de las personas. Te costará adquirir nuevos hábitos y muchas veces no conseguirás adoptarlos perfectamente y a la primera. Empieza simplemente por acostumbrarte a algo fácil y ya lo mejorarás luego.

La libreta no te proporciona una suma automática del tiempo dedicado a cada tarea al final de la semana (y es posible que no te pares al final del día a sumar los minutos dedicados a cada actividad).

Pero el mero hecho de apuntar, te proporcionará, de forma subconsciente, más información de la que crees respecto a qué dedicas tu tiempo.

Te aseguro que la próxima vez que tengas que coger el boli para anotar que desde las 11:18 hasta las 12:46 has dedicado 88 minutos (casi hora y media) a una soberana estupidez, empezarás a tomar conciencia de en qué se te va el tiempo, cuáles son tus ladrones de tiempo y cómo se te escapa el agua entre las manos. 

      

¿Cuánto tiempo te llevará realizar, cada día, diez o veinte anotaciones de medio minuto en tu libreta?

Pues creo que ya te he respondido. Entre 5 y 10 minutos, pero te aseguro que los recuperaras con creces. Los multiplicarás por tres y por cuatro, me atrevería a decir.    

  

Si adoptas este hábito durante, digamos un mes, aumentarás tu efectividad tremendamente.

Tomarás conciencia de en qué malgastas tu tiempo y podrás solventarlo, si lo deseas y te comprometes con ello.

Sólo con incorporar un hábito de 5 o 10 minutos al día, verás tu vida con mucha más perspectiva. 

Unido a la buena costumbre de escribir tus objetivos diarios (de acuerdo a tus objetivos semanales o mensuales, por supuesto), te dará una imagen fiel de a qué tenías pensado dedicarte antes de empezar el día, a qué te has dedicado realmente y por qué te has desviado.

La respuesta a estas preguntas, vale millones. Pruébalo y me creerás.

Por otro lado, también puedes utilizar una app de time tracking, en este artículo puedes encontrar varias con sus características fundamentales.

Las ventajas de la app de time tracking son que no tendrás que dedicar ni esos 5 o 10 minutos al día a anotar las tareas diarias. Ella te dirá automáticamente dónde has pasado el tiempo.

Los inconvenientes de la app son dos.

Primero, no te concienciarás al mismo nivel, respecto a en qué inviertes tu tiempo.   

Insisto en esto:  

Tener que anotar con tu puño y letra “he dedicado 47 minutos a …(inserta aquí tu “ladrón de tiempo preferido”) te hará pensártelo dos veces la próxima vez. Siempre y cuando estés comprometido, sinceramente, con tu efectividad.

Segundo, la precisión en cuanto a la descripción de la tarea será menor.

Dependiendo de la app, pueden proporcionarte distintos detalles, pero posiblemente no puedas llegar al nivel de:

“32 minutos redactando mail para Jorge, posiblemente porque me he enrollado más de la cuenta y he metido dos párrafos de sobra”

“54 minutos divagando por Twitter, porque después de publicar mi post, perdí de vista mi siguiente objetivo importante y me dejé seducir por lo que me llama la atención y no requiere pensar ni actuar concienzudamente”

Este tipo de anotaciones son las que te escuecen de verdad, y las que te ayudarán a cambiar.

Por eso suelo utilizar una hoja de cálculo, en la que inserto este tipo de matices, aunque no tengo nada en contra de las aplicaciones.

Cada herramienta tiene sus ventajas e inconvenientes, y es mejor que utilices aquella que te ayude a desarrollar el hábito, mejor y más fácilmente.

Con independencia del soporte que utilices, el time tracking cuantitativo, necesita un complemento cualitativo que permita la autocrítica inteligente. 

Creo que este tipo de matices los lograrás mejor con tú libreta o tu hoja de Excel. Pero si eres amante de la tecnología y de las app, estupendo. Seguro que algunas incluyen una apartado de “notas” o similar dónde puedes introducir estos matices.

Recuerda, anota descripciones de una o dos frases que aporten un poco de sustancia.

Dedícale un minuto cada hora y dentro de unas semanas, tendrás una panorámica de por dónde se te escapa el tiempo.

  

En el próximo post seguimos con la administración (segunda fase) y la consolidación del tiempo discrecional (tercera fase), tal y como comenta Peter Drucker. 

Y recuerda: ¡Aprende, Actúa, Avanza!