Hola a todos,

Bienvenidos a nuestro blog, un sitio en el que compartiremos conocimientos y experiencias sobre gestión de tareas, productividad sin estrés y estilo de vida equilibrado. Y es muy importante subrayar sin estrés. 

Permíteme que te explique por qué es tan importante lo de sin estrés, con mi experiencia personal, y luego te presentaré a mi compañera Adriana, cuya ayuda y colaboración ha sido fundamental para el nacimiento y desarrollo de nuestra marca y plataforma digital.   

Este blog se creó oficialmente en 2016, pero su historia comenzó realmente en 2011 o mejor aún en 2007. 

Por aquel entonces empecé a trabajar como profesor de Administración y Dirección de Empresas en la Universidad Rey Juan Carlos. Acababa de licenciarme y era mi primer trabajo profesional, después de media docena de trabajos de estudiante.  

Al contrario de lo que suele pensar la gente, los primeros años de un profesor de universidad pueden ser bastante duros. Detrás de cada hora de clase, puede haber cinco o diez horas de preparación, y además realizas otras tareas en el departamento del que formas parte. 

También empiezas a buscar un tema para realizar tu tesis doctoral y después te embarcas en ello durante unas tres o cuatro mil horas. Dicho así, hasta me parecen pocas. Yo creo que le dediqué alguna más, precisamente porque cuando empecé no sabía muchas de las cosas que te voy a contar en este blog.

Después de cuatro años compaginando mi labor como profesor y estudiante de postgrado, me di cuenta de que había algo que no funcionaba. Echaba muchas horas y los resultados, aunque no estaban mal, me sabían a poco. 

Por ello, en 2011 un día decidí darme una vuelta por la Casa del Libro y empecé a ojear algunos libros sobre gestión del tiempo. Compré un par de ellos, con resultados muy distintos para mí.

El primero de ellos no me aportó gran cosa, más allá de alguna idea aislada y un par de consejos bienintencionados. 

El segundo, por el contrario, me pareció muy completo y a la larga acabó teniendo un impacto significativo en mi vida. Se titulaba Organízate con Eficacia, la traducción del original Getting Things Done y englobaba una metodología completa para gestionar tu flujo de trabajo reduciendo el estrés. Justo lo que yo estaba buscando. 

Pronto me di cuenta, no porque yo sea muy listo, sino porque lo pone en el primer capítulo, de que el autor lo había desarrollado después de más de una década trabajando como consultor de productividad (algo que va más allá de la mal llamada "gestión del tiempo". 

Y normalmente cuando le dedicas una década a algo que te interesa y se te da bien, los resultados son evidentes. 

Desde aquí me sumo a las miles de personas que ya le han dado las gracias a David Allen, por escribir este magnífico libro. 

Lo devoré por completo unos días de verano, antes de irme de vacaciones y robándole unas cuantas horas a mi tesis doctoral. Pero pronto me di cuenta de dos cosas. 

Por un lado, que leer este tipo de material produce resultados, únicamente, si lo aplicas en tu vida real. Si no lo aplicas es prácticamente como si no lo supieras.   

Por otro lado, que cambiar de hábitos supone un esfuerzo, especialmente al principio. Pero es necesario. Porque si sigues haciendo lo mismo que antes, de la misma manera, conseguirás los mismos resultados.   

La verdad es que leí el libro muy rápido. Empecé echándole una ojeada por encima, me pareció muy interesante y decidí que quería organizar un poco el despacho y montar una versión aceptable de mi sistema de gestión personal, antes de irme de vacaciones. Incuso compré otra estantería para colocar archivadores y carpetas. 

No me arrepiento, porque ya sabía que en cuanto volviese de vacaciones y empezara el curso, todo iba a volver a acelerarse tanto, que no tendría tiempo. Así que me puse a leer, retuve lo que pude, apliqué lo que fui capaz y a la vuelta al trabajo, al menos tenía un salvavidas al que agarrarme. 

Y menos mal, porque fue el año más duro de todos los que estuve en la universidad. Me tocó impartir dos asignaturas en cuarto curso, con temarios bastante densos y la preparación de las clases me ocupaba muchas horas. 

Pero lógicamente, al leer demasiado material en poco tiempo, te atragantas. 

Lo cierto es que el modelo GTD es sencillo desde el punto de vista teórico. 

Pero en mi caso, más allá de las pautas que te da David Allen en el libro, no conocía a nadie que utilizara el sistema ni que me explicara paso a paso, cómo hacerlo. 

Aunque esto es algo a lo que ya estamos acostumbrados los autodidactas. Vamos aprendiendo a base de equivocarnos. 

En definitiva, adopté parcial y precipitadamente el sistema, lo que me llevo a obtener unos primeros resultados modestos, pero aceptables.  

Menos da una piedra. Al menos me sirvió para poner un poco de orden en mi despacho de casa. El de la universidad ya no me dio tiempo, porque me fui de vacaciones. 

Además, confeccioné algunas listas con mis proyectos, entre los cuales se encontraba en primer lugar y en mayúsculas “entregar borrador del segundo capítulo de la tesis en septiembre”, junto con “preparar los dos primeros temas para las clases” y “crear un sistema de archivo fiable”. Ni que decir tiene que los cumplí, pero solo parcialmente. El ser humano es así, imperfecto por naturaleza. Que se le va a hacer. Así es más divertido. 

Durante el siguiente año, poco a poco fui afinando el sistema. Aunque reconozco que muchas semanas estaba tan ocupado que no me daba tiempo a hacer la revisión semanal con tranquilidad.

Y ya os anticipo que ese es un gran error, porque es la clave para que tus listas no se queden totalmente obsoletas a los quince días de redactarlas.

Pero a gestionar el estrés no se aprende de la noche a la mañana, a no ser que te comprometas realmente con ello. Y aun así lleva un tiempo, porque deshacerte de tus viejas costumbres, cuesta.

Precisamente, a esto me ayudó otro gran libro que descubrí en las navidades de 2012, “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” de Stephen Covey. Me pareció sensacional, muy inspirador y reflexivo. Y muy bien escrito. 

Lo empecé a leer justo al finalizar el año en que había fallecido el autor, unos meses después de un accidente de bici y debido a las complicaciones generadas por el incidente. Desde aquí, me sumo también a los millones de personas que le han dado las gracias por su legado.  

En aquel momento, yo había dejado de trabajar ya en la Universidad y había empezado a trabajar de responsable financiero en Metropolytan Urban Hair Stayle. Una cadena de peluquerías que pronto empezaría a crecer rápidamente, con lo que el trabajo también se complicaría. 

La lectura de los siete hábitos, cambió bastante mi forma de pensar y de ver la vida. El libro hace referencia a principios de efectividad, más que a técnicas, herramientas o prácticas concretas. Qué también las hay, pero en menor medida. 

Una de las ideas que más me impactó fue la “libertad interior de elegir” que tenemos los seres humanos, ante un determinado estímulo. 

A diferencia de los animales, que se rigen por mecanismos estímulo-respuesta, las personas podemos influir en cómo nos afectan los sucesos, y moderar los efectos de las circunstancias negativas o situaciones desfavorables. 

Stephen Covey lo explica muy bien a través del relato de los años que Víktor Frankl pasó recluido en un campo de concentración tras la segunda guerra mundial. 

Decía que los carceleros tenían mayor libertad exterior. Pero él tenía la libertad interior de elegir cómo le afectaba todo aquello y tenía la posibilidad de imaginarse enseñando en la universidad cuando saliera de aquel calvario. 

Otra idea que me resultó muy inspiradora es la del círculo de preocupación y el círculo de influencia.

El primero engloba todo aquello que nos interesa y preocupa. Pero sobre muchas cuestiones que están allí no podemos hacer nada al respecto y sólo nos quitan el tiempo y la energía que podríamos dedicar a las cosas que si están en nuestra mano. Precisamente, las que dependen de nosotros, son las que necesitamos abordar,  las que se encuentran en nuestro círculo de influencia. 

Sobre estas ideas suelo escribir en el blog, así que te animo a leer los post que te parezcan más interesantes. Pero antes, y si te apetece, puedes terminar de leer mi historia, y la del blog. 

Además, te presentaré al alma creativa del equipo, Adriana. 

A partir de ahora intentaré ser un poco más breve, pero sólo un poco. Qué se le va a hacer, tengo algunas cosas que contarte, y además me enrollo un poco. Ya sabes, el ser humano es imperfecto. 

Continúo con mi historia, en 2013 seguí leyendo y aprendiendo de la vida, siempre que tenía un rato libre para coger un libro o reflexionar sobre mis experiencias recientes.

Cuenta José Antonio Marina, que Séneca, dedicaba un rato por las noches a reflexionar sobre el día, cuando su casa estaba en calma. A ver si se nos pega algo. 

El caso es que descubrí la obra Drucker Esencial, de Peter Drucker, al que muchos denominan el padre del management (en el buen sentido, no la jungla en que se ha convertido esta disciplina, muy necesaria, pero a menudo muy desvirtuada por la mala praxis).

Gran libro, del que aprendí también varias ideas, pero sobre todo algo que no recordaba haber leído antes. 

Y es que de vez en cuando, al menos durante unas cuantas semanas, es bueno intentar registrar a qué dedicas tu tiempo, en intervalos cortos, mientras lo estás haciendo, o justo al terminar si estás muy concentrado. 

Cada hora que pasa apuntas en medio minuto a qué te has dedicado. Es una estupenda forma de tomar conciencia de dónde están tus fugas de tiempo y energía, de cuáles son los agujeros del cubo, por dónde se sale el agua.  

El autor pone un excelente ejemplo, del presidente de una empresa que decía dedicar su tiempo aproximadamente por partes iguales, a las tres tareas que él consideraba más importantes. 

Cuando una persona ajena, registró literalmente a qué dedicaba su tiempo, se evidenció que lo empleaba principalmente en otras tareas distintas. Y concretamente en algunas tareas que interferían negativamente en el trabajo de los demás.

Moraleja. Nuestra percepción del tiempo, cuando no la anotamos y registramos inmediatamente, es regularcilla en el mejor de los casos. 

Otro gran libro que leí allá por 2014 fue el de Tim Ferriss, cuyo título no pondré explícitamente para que no os riáis demasiado. Recuerdo que cuando lo compre, la persona que me lo cobró me dijo “ya me dirás si funciona” y yo pensé para mí interior “no creo que tanto como dice el título, pero espero sacar algunas ideas interesantes”.  

Efectivamente, La ley de Pareto, o Principio 80/20, del que ya había oído hablar anteriormente, cuando se decía en clase aquello de que el 80% de las ventas procedía del 20% de los clientes, lo empecé a tomar un poco más en serio (aunque no a rajatabla) al leer este libro. 

Concretamente Ferriss explicaba que era extrapolable a muchas áreas de la vida en las que el 80% de los resultados se deben al 20% de las acciones más significativas. 

Precisamente eliminar algunas de esas tareas que producen menos resultados, simplificar las cosas y entender que la línea recta es la distancia más corta entre dos puntos, es la parte más potente de este libro. 

Por lo demás, no tiene desperdicio y te hace replantearte muchas cosas, desde una perspectiva muy personal y con un estilo muy fresco y diferente. 

Pero ojo, no os lo toméis al pie de la letra, sólo funciona a veces. 

Dile tú a un taxista que trabaje sólo el 20% de las horas que hay más trabajo, a ver si te dice que en ese tiempo consigue el 80% de la recaudación. Ya te anticipo yo que no, porque trabajé unos años como conductor de taxi, mientras estudiaba la carrera.

O dile al dueño de una tienda que abra sólo las dos o tres horas del día que tiene más afluencia. Ya te digo otra vez lo que te van a responder. No. Porque trabajé llevando las cuentas en una cadena de peluquerías. Y aunque los viernes y los sábados hay más trabajo, si no abres el resto de la semana, no pagas el alquiler del local y cierras. Así de simple.

Otra cosa es que haya un 20% de clientes que hacen los viajes más largos en taxi o se hacen más servicios y más a menudo en la peluquería (tinte, mechas, peinado, corte...). 

Pero para muchas otras cosas, si funciona. Y por eso, os recomiendo que reviséis a qué dedicáis el 80% de vuestro tiempo menos productivo y que os aporte menos resultados. 

Seguro que ahí encontraréis múltiples fuentes de mejora. Aunque tended en cuenta que el propio Ferriss reconoce haber trabajado sesenta horas semanales, antes de alcanzar su actual estilo de vida.

En fin, esta es mi historia, podéis aprender más cosas en el blog y en mis cursos y talleres presenciales. 

Ahora, os presento al otro miembro del equipo, Adriana, que me animó a poner en marcha este proyecto y me ayudó mucho a crear el blog y el sitio web. 

Es una profesional del diseño gráfico y tiene mucho más gusto que yo, así que se encarga de vestir el contenido y ponerlo guapo, haciendo múltiples ilustraciones (infografías, mapas mentales, esquemas…). 

En general, todo lo que tenga una imagen en este blog, se lo debemos a ella. 

Y no sólo eso, también se encarga de corregir mi deformación profesional. Porque ya sabéis que “la cabra tira al monte”, y yo en mi caso cuando escribo a veces utilizo una terminología un poco académica y me enrollo más de la cuenta.

Así que ella me da un toque y me dice “esto no se entiende bien”. Y lo redactamos otra vez.  

Además, me ayuda a testar materiales y practicar con las herramientas de gestión y productividad, desde otra perspectiva. 

En mi caso predomina el hemisferio izquierdo del cerebro: racional, lógico y analítico. En su caso, como diseñadora, destaca el hemisferio derecho: creativo, artístico e imaginativo. 

Y en lo que ha presentación se refiere. Esto es todo amigos! 

Sin más te invito a pasarte por el blog, si te parece bien puedes empezar, por ejemplo, por el post de introducción a GTD.

Un placer y bienvenido!